Лекция 4. Качество управленческих решений.

Принятие решений характерно для любых видов деятельности, и от него зависит эффект работы как отдельного человека, так и группы людей. Поэтому управленческое решение следует рассматривать как основной фактор эффективной деятельности организации. Таким образом, эффективность деятельности зависит, прежде всего, от менеджмента в компании, от качества принимаемых менеджерами решений.

Качество управленческого решения определяется совокупностью свойств, которыми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблем, например, своевременность, адресность, конкретность.

Качество управленческого решения в общем случае характеризует степень соответствия параметров выбранного варианта решения определенной системе требований, удовлетворяющих как разработчиков решения, так и его потребителей, и обеспечивающая возможность эффективной реализации предусматриваемого варианта управленческого решения.

Для обеспечения качества управленческого решения необходимо найти рациональные ответы на следующие вопросы:

· руководитель какого уровня управления должен принимать решение;

· какой тип принимаемого решения целесообразно использовать;

· сколько времени руководитель может потратить на разработку решения и сколько времени остается исполнителям для реализации решения;

· каким образом должно быть оформлено решение;

· каким образом решение доводится до подчиненных;

· какие показатели контроля исполнения решения необходимо использовать;

· какова должна быть степень ответственности руководителя и исполнителей за своевременность и эффективность реализации решения?

Таким образом, качество управленческого решения демонстрирует, в какой степени оно обеспечивает реализацию стоящих перед управляемой системой задач.

Прежде всего, эффективность управленческого решения определяется качеством различных видов информации– экономической, организационной, финансовой и других. Качество информации зависит от ее объема и достоверности, которые, в свою очередь, определяются затратами на получение, обработку и хранение информации. В своей деятельности менеджеры используют следующие виды информации: постоянную и переменную; нормативную, аналитическую и статистическую; текстовую и графическую; первичную и вторичную; директивную, распорядительную, отчетную и др. Ценность информации зависит от постановки задачи для принятия управленческого решения: чем конкретнее сформулирована проблема, тем более конкретная информация необходима. Чтобы сформулировать правильное решение проблемы, менеджер не должен стремиться к немедленному ее решению, часто это просто невозможно, а должен изучить причины возникновения проблемы на основе имеющейся внутренней и внешней информации.

На качество управленческого решения влияет время, необходимое для принятия и осуществления решения. Говорят, что «решение нужно принимать быстро, но не опережать время». Время, необходимое для принятия решения, зависит от целей организации, ее концепции управления, квалификации менеджера, методики принятия решений и наличия системы принятия решений. Время на осуществление решения зависит от средств и ресурсов самой организации, системы мотивации, социально-психологического климата.

В процессе выработки решения необходимо учитывать, что единство цели и средств ее достижения являются необходимым условием управленческого решения, объективной предпосылкой его выполнения. Принятию управленческого решения предшествует возникновение проблемной ситуации, при которой, по мнению управляющего, расхождение между желаемым и действительным положением дел может быть преодолено принятием и реализацией удачного управленческого решения. Причем общая закономерность такова, что чем раньше предугадано и распознано возникновение проблемной ситуации, тем меньше управленческих усилий потребуется для ее разрешения. И, наоборот, даже самая несложная проблемная ситуация не может быть успешно разрешена, если время непоправимо упущено.

На процесс подготовки, реализации и оценки УР влияет так называемый человеческий фактор. Влияние человеческого фактора обусловлено личностными характеристиками менеджера, особенностями мышления, волей, здоровьем, опытом, ответственностью, профессионализмом, склонностью к риску, темпераментом, уровнем эмоциональности и характером внимания.

Особенный интерес с точки зрения подготовки и реализации УР представляют такие характеристики мышления человека, как широта, быстрота и гибкость.

Широта мышления – это характеристика синтетического характера мышления, при котором человек умеет оценить роль анализируемой вариации в общем сценарии деятельности. Данная характеристика, например, играет важную роль в эффективном применении методов «дерева решений» и «сценариев».

Быстрота мышления – характеристика, определяющая время выполнения задания относительно среднего уровня, принятого в данной компании. Работники с более быстрым мышлением разбираются в ситуации и принимают эффективные решения с меньшими затратами времени. Быстрота мышления – определяющий фактор скорости перебора вариантов, от которого в свою очередь зависит эффективность применения эвристических методов подготовки и реализации УР.

Гибкость мышления – характеризует способность человека своевременно и обоснованно переходить на новые методы разработки и реализации УР. Особенное значение при РУР имеет способность личности вовлекать в работу необходимых для ее выполнения людей, руководствуясь только здравым смыслом.

На стадии принятия управленческого решения осуществляется оценка альтернативных решений и действий, проводимых на основе многовариантных расчетов, проводится отбор критериев выбора оптимального решения, выбор и принятие наилучшего решения. При этом выработка решения должна базироваться на современных научных подходах к менеджменту, включающих, прежде всего: научную обоснованность управленческих решений, умение выделять основное звено, его лаконичность, конкретность и адресность.

Научная обоснованность – это применение системного анализа в процессе разработки решения, учет всех внутренних и внешних факторов на основе достоверной информации.

Умение выделять основное звено в решении, т.е. решение должно быть непротиворечивым и исходить из общих, принципиальных позиций, оно должно быть своевременным, и что не менее важно, лаконичным, конкретным и адресным.

Наконец, решение должно иметь свою направленность и соответствующую полномочность. Оно должно приниматься органами или лицом, имеющими на это право, а направленность характеризует широту охвата структуры элементов системы, а также длительность действия.

Исходя их этого, к числу основных требований к качеству управленческого решения следует отнести:

· научную обоснованность;

· непротиворечивость;

· своевременность;

· адаптивность;

· реальность (практическую реализуемость).

Качество управленческого решения также зависит от предшествующего опыта, т.е. от наличия обратной связи.

По обоснованности решения базируются на количественных и качественных факторах. Количественная обоснованность решения обеспечивается, прежде всего аналитическими методами и балансовыми расчетами, позволяющими согласовать потребности, затраты и ресурсы. Различают две крайности: излишний оптимизм и чрезмерная осторожность.

Другая характеристика качества управленческого решения – это его действенность. Оно должно включать в себя систему организационных мероприятий и стимулов, направленных на его исполнение. Уровень действенности решений зависит, с одной стороны, от степени его обоснованности, а с другой стороны, от эффективности того морального и материального вознаграждения, которое последует от внедрения намеченного новшества в практику работы фирмы.

Таким образом, основными факторами, оказывающими влияние на качество управленческого решения, являются (рис. 1.9):

· информация;

· время, необходимое для разработки и осуществления решения;

· компетенция, менталитет менеджеров;

· применение современных научных подходов к менеджменту (системный, ситуационный, комплексный, процессный, динамический подходы);

· применение методов моделирования (логические, математические, физические модели);

· системы поддержки принятия решений;

· мотивация качественного решения.

Рис. 1.9. Основные факторы, оказывающие влияние на качество управленческого решения

Наряду с этим, при разработке управленческих решений перед руководителем стоит задача выбора форм его представления (приказ, распоряжение, соглашение и др.), каждая форма имеет определенные особенности и юридический статус.

Так, к основным формам разработки управленческого решения относят:

1. Акцепт — решение о приеме предложения о заклю­чении сделки на предложенных в оферте условиях.

2. Договор — решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммер­ческих и некоммерческих сферах деятельности.

3. Инст­рукция — решение, устанавливающее порядок и спо­соб выполнения каких-либо действий.

4. Контракт — решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств.

5. Концепция — система взглядов руководителя, отраженная в каком-либо документе.

6. Модель какого-либо процесса или явления — реше­ние, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на входные воздействия.

7. Оферта — решение, обычно коммер­ческого характера, о предложении конкретному или любому лицу заключить сделку на указанных условиях.

8. План — решение, отражающее цели и конкретные за­дачи деятельности, средства, методы и время их реа­лизации (бизнес-план, план мероприятий по рефор­мированию и реструктуризации компании).

9. Пресс-релиз — специальные бюллетени для срочной публикации в средствах массовой информации.

10. При­каз — решение руководителя, облеченного властью в организации или крупном его подразделении.

11. Прото­кол — решение об отражении каких-либо событий.

12. Устав — набор правил, регулирующих деятельность каких-либо организаций, установленный государст­венными, международными или общественными орга­низациями.

Для успешного выполнения управленческих решений для каждой формы подготовки решения необходимо найти соответствующую ей форму реализации. Форма реализации управленческого решения – это механизм выполнения подготовленного решения, при этом каждая форма подготовки управленческого решения может иметь несколько форм реализации решения.

Каждая форма подготовки УР может иметь несколь­ко форм реализации:

1. Для акцепта, договора, контракта, оферты, со­глашения и устава — это деловое слово, информаци­онное письмо, отчет, письмо, предписание, совеща­ние, убеждение и условие.

2. Для инструкции, кодекса, положения, протокола, правила и указания — это деловая беседа, деловое слово, обучение, принуждение, разъяснения, сооб­щение.

3. Для закона, постановления, приказа, распоряже­ния и указа — это выписка, заседание, личный при­мер, предписание, принуждение, разъяснение, убеж­дение и условие.

Формы доведения задания до исполнителя:

· Деловая беседа — специально организованная ру­ководителем встреча с подчиненным или группой под­чиненных для обмена мнениями по заранее оговорен­ной теме, актуальной для компании.

· Деловое слово — твердое решение руководителя, данное подчиненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руково­дителя как среди подчиненных, так и среди вышестоя­щего руководства.

· Заседание — узкопрофессиональ­ное совещание для решения в основном организаци­онных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и та).

· Отчет — решение спе­циалиста о результатах индивидуальной или коллек­тивной проделанной работы по выполнению УР.

· Пись­мо — текст какого-либо сообщения, посылаемого за­интересованным лицам или организациям.