История развития ЭДД в России

Развитие служб электронной доставки документов в России началось значительно позже, чем в Америке и странах Западной Европы. Российские службы ЭДД начинают появляться только в 90-х годах XX века.

Так, в 1996 - 1997 начались первые эксперименты по осуществлению доставки электронных копий документов как внутри страны, так и за её пределы в ИНИОН (при участии ГПНТБ СО РАН, а также коллег из Санкт-Петербурга и Саратова и американских партнеров). Удаленные пользователи заказывали электронные копии, используя печатные библиографические указатели литературы, базы данных на оптических компакт-дисках, а чуть позже - библиографические базы данных ИНИОН в сети Интернет. Прием заказов и отправка копий первоначально осуществлялась только по электронной почте, что было не очень удобно из-за больших объемов пересылаемых файлов. Контроль за приемом заказов, изготовлением копий и их отправкой осуществлялся вручную, что приводило к увеличению сроков работ, а в некоторых случаях и к потере заказов.

После появления в открытом доступе через сеть Интернет библиографических баз данных ИНИОН количество заказов резко возросло. Этому также способствовало развитие Рунета (российского сегмента сети Интернет), а также увеличение числа пользователей этой сети в России и развитие технической базы библиотек. Стало очевидно, что необходима разработка современной автоматизированной системы, которая позволила бы решить проблемы приема и оперативной обработки заказов пользователей, изготовления и отправки электронных копий заказчикам, а также взяла на себя функции контроля за выполнением работ и финансовыми расчетами. Таким образом, было принято решение о создании автоматизированной системы для электронной доставки. Сейчас система ЭДД в ИНИОН -- это автоматизированный программно-технологический комплекс, который состоит из следующих модулей:

● регистрация пользователей;

● прием заказов;

● изготовление электронных копий;

● оповещение пользователей;

● пересылка электронных копий заказчикам;

● контроль за выполнением заказов и финансовых операций.

Работа модулей автоматизированной системы ЭДД ИНИОН осуществляется с использованием системы баз данных: база данных регистрации пользователей и база данных заказов.

Заказы пользователей поступают через модуль заказа в поисковой системе в сети, по электронной почте, а также по другим каналам и регистрируются в базе данных заказов. Потоки заказов сортируются по хранилищам. После подбора литературы производится электронное копирование источников. В зависимости от формата копии, выбранного пользователем, создаются копии в форматах TIFF, RTF или PDF. Копии помещаются в специально выделенные для пользователей "ячейки" Интернет-сервера. В базе данных заказов администратором системы вносится информация об изготовлении копий и их местонахождении. Программа отправки заказов выделяет в базе заказов записи, подготовленные к отправке, формирует и пересылает заказчикам письма-уведомления или изготовленные копии.

Копии также доступны через интерфейс просмотра информационных ресурсов в Интернет - на "виртуальном абонементе". Для его реализации был разработан специальный механизм сопряжения библиографических записей и файлов электронных копий. Алгоритм механизма включает несколько операций: присвоение файлу электронной копии уникального имени, выделяемого из элементов библиографического описания записи (шифр хранения, дата издания, номер тома, номер части, номер выпуска, интервал страниц). Присвоение имени файлу копии происходит программно, в момент формирования записи в базе данных заказов. Программа формирования уникального имени копии используется для сведения к минимуму ошибок при присвоении имён файлам электронных копий и для автоматизации процесса сверки наличия файла с аналогичным именем в хранилище электронных копий на Интернет-сервере ИНИОН. Кроме того, этот программный механизм используется для автоматической создания гипертекстовых связей между файлом копии и соответствующими библиографическими записями в базах данных и электронном каталоге ИНИОН.

Служба электронной доставки документов Государственной публичной исторической библиотеки (ГПИБ) работает с 1998 г. В настоящее время на Интернет-сервере библиотеки размещены оглавления около 100 российских журналов по истории, экономике и законодательству, которые могут быть использованы для заказа копий статей. Пользователям доступен также перечень газет и журналов, получаемых библиотекой.

Среди заказчиков службы частные лица и организации, которые имеют возможность заключить долгосрочный договор на электронное копирование (при этом применяется авансовая оплата с ежемесячным контролем). Прием заказов осуществляется по электронной почте и через заполнение специальной формы на странице ГПИБ в Интернет. Служба ЭДД ГПИБ выполняет электронные копии в графическом (TIFF) или текстовом (MS-Word) формате. В зависимости от формата (а также от особенностей источника) стоимость изготовления страницы копии может варьироваться. Отправка копий заказчикам осуществляется сейчас только по электронной почте. Характерной особенностью данной службы является то, что пользователи могут сами определить сроки выполнения их заказов. Служба ЭДД ГПИБ совместно с АО "Кодис" разрабатывает систему электронной доставки документов "Д2". Система предназначена для автоматизации обработки запросов на получение электронных копий документов, ввода документов и их рассылки заказчикам. В роли исполнителей выступают библиотеки, заказчиков - библиотеки, корпоративные и индивидуальные клиенты. Система обслуживает полный цикл документооборота: оформление запроса - прием запроса - заказ - выполнение заказа - подтверждение.

Среди заказчиков службы частные лица и организации, которые имеют возможность заключить долгосрочный договор на электронное копирование (при этом применяется авансовая оплата с ежемесячным контролем). Приём заказов осуществляется по электронной почте и через заполнение специальной формы на странице ГПИБ в Интернет. Служба ЭДД ГПИБ выполняет электронные копии в графическом (TIFF) или текстовом (MS-Word) формате. В зависимости от формата (а также от особенностей источника) стоимость изготовления страницы копии может варьироваться. Отправка копий заказчикам осуществляется сейчас только по электронной почте. Характерной особенностью данной службы является то, что пользователи могут сами определить сроки выполнения их заказов. Служба ЭДД ГПИБ совместно с акционерным обществом "Кодис" разрабатывает систему электронной доставки документов "Д2". Система предназначена для автоматизации обработки запросов на получение электронных копий документов, ввода документов и их рассылки заказчикам. В роли исполнителей выступают библиотеки, а заказчиков - библиотеки, корпоративные и индивидуальные клиенты. Система обслуживает полный цикл документооборота: оформление запроса - прием запроса - заказ - выполнение заказа - подтверждение.

Это обеспечивается за счет ведения архивов заказов, документов и клиентов. Наличие последнего позволяет не только упростить рассылку, но и организовать учет оказываемых услуг и обеспечить защиту от несанкционированного доступа.

Основным объектом, которым манипулирует система, является документ. Он состоит из двух частей - описания и изображения. Описание документа содержит в себе библиографическую информацию и информацию о стадиях обработки заказа. Изображение –это электронный образ многостраничного бумажного документа: книги, статьи. В настоящее время изображение хранится в формате TIFF CCITT G4, однако принципиальных ограничений на тип и количество одновременно используемых графических форматов нет. При хранении размер страницы A4 составляет 50-80 Кб. Реализован также импорт изображений различных форматов и документов формата Ariel.

Служба ЭДД и информации "РусскiйкуръерЪ" является совместным проектом Российской государственной библиотеки и Агентства по распространению литературы и информации "Российские библиотеки". Эта служба предлагает организациям и частным лицам на платной основе большой спектр услуг по поиску, копированию и доставке документов из фондов РГБ, а также из фондов  баз данных российских и зарубежных организаций-партнеров вне зависимости от местонахождения заказчика. По запросу пользователя служба осуществляет поиск и заказ копий документов из любых библиотек, архивов и баз данных, экспресс-переводы любых документов с русского и на русский язык, а также служба оказывает консультативные услуги по вопросам авторского права и интеллектуальной собственности.

Прием и оформление заказов осуществляется автоматически через форму заказа на Интернет-странице службы и в диалоговом режиме по электронной почте, а также по факсу, телефону, посредством почтового отправления. При оформлении заказа пользователи указывают абонентский номер. Пользователям, впервые обращающимся к услугам службы, как физическим, так и юридическим лицам, предлагается заполнить регистрационную форму. Необходимо выбрать формат копирования (графический или текстовый, с распознаванием) и способ доставки документа (по факсу, электронной почте или через Интернет-сервер). Срок исполнения заказа от 24 до 48 часов и более, в зависимости от вида заказа, его объема, сложности поиска, а так же наличия и характеристики необходимого документа и доступа к нему.

Развитие ЭДД в ГПНТБ СО РАН складывается из трех направлений.

1. Предоставление читателям библиотеки электронных копий документов из библиотек Москвы (ИНИОН, ВИНИТИ, ЦНСХБ, РГБ) и С-Петербурга и университетских библиотек шт. Калифорния. А также изготовление копий первоисточников из фонда библиотеки для читателей региона (областных библиотек Кемерово, Томска, Омска, Красноярска, Екатеринбурга и др.). Заказы отправляются и принимаются по электронной почте. Копии транспортируются по электронной почте или FTP, либо заказчик забирает их с FTP-сервера ГПНТБ СО РАН. Срок выполнения заказа - 2-3 дня. Услуга платная.

2. Участие в международных проектах по ЭДД. Работу по ним организует отдел комплектования иностранной литературы, группа международного МБА. Она выступает как посредник между сотрудниками институтов СО РАН. Для заказа копий пользователи используют различные источники информации и через свои библиотеки направляют заказы по электронной почте или на обычном бланке МБА в ГПНТБ СО РАН. ГПНТБ СО РАН отправляет заказ по электронной почте в Мюнхен только после того, как по электронному каталогу удостоверится, что источник там есть. Средствами доставки копий являются Интернет (в этом случае они доставляются в течение 2 - 3 дней) или обычная почта (2 - 3 недели). Полученные копии ГПНТБ перенаправляет заказчикам, используя те же средства доставки. Электронные копии не хранятся, потому что это запрещено условиями договора между сторонами. Не разрешено также ксерокопирование полученных копий.

3. Автоматизация традиционного МБА.

В наше время каждая библиотека, какой бы крупной она ни была, признает, что не имеет ни финансовых, ни физических возможностей, чтобы собрать у себя все публикации мира (как в традиционной, так и в электронной форме). Поэтому развитие моделей доступа, в которых библиотека либо предоставляет копии, либо выполняет роль посредника между читателем и различными крупными книгохранилищами - становится одним из важнейших направлений в работе библиотек.