Особливості вживання дієслівних форм у ділових паперах

1. Треба використовувати тільки книжні дієслова та їх форми: активізувати, дезінформувати, знаменувати, подається, символізувати, формулюючи й т. ін.

2. Уникати умовного способу:

3. Форми наказового способу використовуються в ділових паперах дещо своєрідно. Форми власне наказові (іди, пиши, робіть) вживаються лише в усному мовлені. В писемному мовленні переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Саме інфінітив у наказах та розпорядженнях надає висловленню категоричності (доручити, звільнити, призначити, а не доручить, звільнить, призначить).

4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях уживають неозначену форму дієслова (інфінітив).Але слід пам'ятати, що нормативною є форма на -ти, а не на -ть (говорити, запроваджувати, виконквати).

5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи олнини, але неприпустиме використання коротких форм (допомагає, а не допомога; оббігає, а не оббіга)

6. Треба надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на -но, -то. У таких текстах ідеться про наслідки якихось заходів чи подій у момент мовлення.

7. Найпоширенішою дієслівною формою в офіційно-діловому стилі є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке вживається у першій або третій особі множини: (ми вимагаємо, дирекція звертається, рівень інфляції становить).

Теперішній час може вживатися у значенні майбутнього, коли треба підкреслити обов'язковість виконання дії (нарада розпочинається о 10-й годині, мітинг розпочинається завтра об 11.00).

8. Треба уникати форм давноминулого часу.

9. Дієслова доконаного виду утворюють просту форму майбутнього часу: профінансуємо, сплатимо, переглянемо. Дієслова недоконаного виду мають просту і складену форми майбутнього часу. Надавати перевагу слід складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі.

10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова.

11. Форми нема – немає вживаються паралельно: у нас нема таких документів – у нас немає таких документів або ми не маємо таких документів.

12 Форми 2-ї особи однини, 1,2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї неможливо й за допомогою додаткових слів.

13. Дієслово давайте вживається лише у своєму прямому значенні, коли ця форма заохоти поєднується з іменником, що означає певні предмети: Давайте Ваші посвідчення; Розрахунки і креслення давайте мені.

Хоча й у цих випадках інтонаційно та за допомогою невербальних засобів (жесту) можна спонукати до дії: Ваші посвідчення, будь ласка; Прошу розрахунки і креслення.

14. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: а) Шість бригад не виконало (не виконали) план. Алеза непрямого порядку слів лише – Не виконало план шість бригад; б) Двоє студентів пішло до їдальні (сумісна дія – пішли разом); Двоє студентів пішли до їдальні (роз'єднана дія – кожен пішов окремо).

15. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула... Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники -і-, -й-, -та-: Адміністрація заводу та профком розглянули...

16. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я,порівняйте: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе).

17. Слід уникати лінгвістично необгрунтованого вживання частки -ся-, -сь-: слід писати Роботу аналізують за такими вимогам, а не Робота аналізується за такими вимогами.

18. Дія, названа присудком, і дія, названа дієприслівником, обов'язково мають виконуватися одним суб'єктом.

19. Дієслово бути в усіх особах однини і множини теперішнього часу має форму є: підприємство є юридичною особою, контракт є документом.

15. Числівник у ділових паперах

Здебільшого в ділових паперах не обходяться без цифрових даних. Вони вимагають спеціального оформлення. Так, однозначні числа, що не мають посилань на одиниці виміру, в ділових паперах записуються словами. Наприклад: Акціонерне товариство "Нікос" планує закупити не більше двадцяти автомобілів. Коли ж число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами. Наприклад: До магазину терміново завезли 150 центнерів картоплі, 40 центнерів яблук.
Складні чи складені числівники записуються цифрами. Наприклад: На історичний факультет прийнято 156 студентів.
Порядкові числівники вводяться в документи з відповідним відмінковим закінченням. Наприклад: Сьогодні ми виконали своє перше виробниче завдання.
Складні слова, де перша частина позначається цифрою, можуть бути написані так: 50-процентний і 50 %; 100-кіло-метровий і 100 км.
Іноді виникають труднощі у вживанні форм однини та множини числівників. Наприклад: Більшість спеціалістів вирішила. Більшість спеціалістів вирішили. Більшість спеціалістів вирішило. Тут усі три варіанти відповідають нормам сучасної української мови.
Форма однини рекомендується, якщо у складі речення є слова такого типу: більшість, меншість, решта, частина, ряд, група, безліч, багато, мало і т. д. Наприклад: Решта пацієнтів тежобстежена; Більшість американських бізнесменів прибула в Україну.
Форма множини рекомендується при однорідних членах речення. Наприклад: / вже не один, а безліч планерів оперізують (а не оперізує) небо.
Якщо ж використовуються числівники на позначення великої кількості (а також іменники: сто, тисяча, мільйон, мільярд), то переважає однина. Наприклад: Чотириста вісімдесят підприємців прибуло (а не прибули) на виставку; В село повернулось (а не повернулись) сімдесят дев'ять молодих спеціалістів.
Якщо вживаються числівники до десяти, то пишеться форма множини. Наприклад: чотири брати, два керівники, три менеджери.
Велике значення має використання числівників в усному мовленні. Готуючи доповідь чи звіт, числівники треба записувати прописом і проставляти наголос. Краще будувати речення так, щоб числівники вживалися у називному відмінку.
Слід запам'ятати наголошення числівників одинадцять, чотирнадцять.

16. Мова і професія. Професійна лексика. Місце професіоналізмів в офіційних писемних документах.

Мова як інструмент здобуття знань, як засіб життєдіяльності людини має велике значення для всіх. Оскільки мова не тільки обслуговує сферу духовної культури, а й пов'язана з виробництвом, з його галузями і процесами, із соціальними відносинами, вона — елемент соціальної сфери.
У сучасному житті по-новому розглядаються питання функціонування мови. Старий поділ на професії «інтелігентні» та «неінтелігентні» зникає. Основний критерій — знання свого фаху, рівень володіння професійною термінологією.
Науково-технічний прогрес, перебудова соціально-економічної й політичної системи в країні насичують нашу мову новими поняттями, термінами. Разом з піднесенням рівня фахових знань представників різних професій підвищуються і вимоги до мови.
У зв'язку з упровадженням української мови на підприємствах та в установах помітно збагачується словник професійної термінології новою науково-технічною, суспільно-політичною лексикою.
Що означає знати мову професії? Це — вільно володіти лексикою свого фаху, нею послуговуватися.
Мовні знання — один з основних компонентів професійної підготовки. Оскільки мова виражає думку, є засобом пізнання й діяльності, то правильному професійному спілкуванню людина вчиться все своє життя.
Знання мови професії підвищує ефективність праці, допомагає краще орієнтуватися в ситуації на виробництві та в безпосередніх ділових контактах.
Професійна лексика – це слова, що вживаються переважно лише в колі фахівців з тих чи інших спеціальностей для позначення знарядь праці, процесів, інструментів, матеріалів, дій і так далі. Це досить велика кількість слів, однак вони мають обмежене коло вживання і часто зрозумілі лише спеціалістам. Знання професійної лексики допомагає як у створенні образів у художній літературі та засобах масової інформації, так і в опануванні професії. Наведемо деякі приклади професійної лексики:
- вчителі: класний журнал, педрада, семестр, дошка;
- юристи: позов, судове засідання, апеляція;
- металурги: мартен, домна, вагранка;
- журналісти: шпальта, шапка, інтерв’ю, гранки, монтаж;
- моряки: кок, ют, палуба, щогла, вітрило, якір;
- військові: марш-кидок, атака, дислокація, траншея.
Крім професійних слів, що є частиною літературної мови існує й професійний сленг, відомий в межах галузі або, навіть, одного лише підприємства, заводу чи організації. Для вивчення професійної лексики можна використовувати спеціальні галузеві словники або живе спілкування із фахівцями.

Місце професіоналізмів в офіційних писемних документах.
Професіоналізми наявні в повсякденному мовленні працівників багатьох підприємств, відомств, установ та ін. Доки вони вживаються лише в усному мовленні й не виходять за межі відомства –шкода від них невелика (псується мова лише тих людей, які вживають професіоналізми в усіх випадках життя, а не лише в окремих робочих ситуаціях). У практиці писемного спілкування в межах одного відомства вони теж зрозумілі, але небажані, бо через них діловий папір перетворюється з офіційного в напівофіційний (або й зовсім неофіційний), набуває рис приватної записки, а не документа. У міжвідомчій кореспонденції їх вживання небажане, або просто неприпустиме. На жаль, дехто з службових осіб, причетних до складання ділової кореспонденції, вважає професійну лексику нормою писемного мовлення, засмічуючи професіоналізмами мову ділових паперів тощо.

Отже:

Професіоналізми — слова й живомовні звороти, властиві мові людей певного фаху. Оскільки професіоналізми вживають на позначення спеціальних понять лише в царині того чи іншого фаху, ремесла, промислу, вони не завжди відповідають нормам літературної мови. Професіоналізми виступають як неофіційні (отже, експресивно забарвлені) синоніми до термінів. Вони ніби деталізують загальновідомі назви. З-поміж професіоналізмів можна вирізнитинауково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жаргонні. Вони доволі різноманітні щодо семантичних характеристик.