Особливості вживання іменникових форм у ділових паперах.

Рід іменників. Назви осіб за професією, посадою, званням та ін., як правило, утворюють паралельні форми чоловічого й жіночого роду (учитель — учителька, викладач — викладачка, працівник — працівниця та ін.).

При виборі однієї з цих форм слід орієнтуватися на такі правила:

1. Офіційними, основними назвами посад, професій і звань служать іменники чоловічого роду: секретар, бухгалтер, водій, директор, професор та ін. У ділових офіційних документах вони вживаються незалежно від статі особи, позначуваної цим іменником у (зарахувати Іванову О. М. на посаду лаборанта; звільнити Іванову О. М. від виконання обов'язків диспетчера та ін.).

2. Текст набуває строго офіційного характеру, якщо слова, залежні від найменування посади, узгоджуються з цим найменуванням у формі чоловічого роду, і в тих випадках, коли мова йде про жінок (головний технолог дозволив, змінний інженер закінчив). Проте якщо в документі вказується прізвище жінки, яка займає названу посаду, то підпорядковані слова (це звичайно дієслова) узгоджуються з прізвищем і вживаються у формі жіночого роду (головний технолог заводу Петрова Т. В. відмінила).

Примітка. Висловлення типу «наша директор сказала», «наша головна технолог поїхала» не відповідають нормам літературної мови (вони маютьусно-розмовний характер).

3. Вживання найменувань жіночого роду виправдано в тих текстах, для яких вказівка на стать є бажаною, але не може бути виражена іншими засобами (виступ відомої співачки).

4. Не вживаються в офіційних ділових паперах найменування осіб за ознакою місця проживання або місця роботи типу сільчани, заводчани,дистанційники та ін. Ці слова є розмовними варіантами офіційних складених найменувань (мешканці села, заводські робітники, службовці дистанції та ін.).

Число іменників. У ділових паперах зустрічаються випадки необгрунтованого вибору, форм однини там, де повинні вживатися іменники умножині.

Однина іменників в українській мові може вживатися на позначення не одного, а багатьох предметів (…зібрано цукрового буряка на площі... увесь урожай вишні у кількості 60 тонн здано на консервний завод та ін.).У цих випадках однина служить засобом узагальнення; вона вказує на цілісність, нерозчленованість ряду однорідних предметів (цукровий буряк — усі викопані корені; вишня — усі зібрані ягоди).

Якщо ж якась невизначена кількість однорідних предметів уявляється нам внутрішньо розчленованою (такою, що її можна рахувати або якось інакше кількісно вимірювати), тоді слід використовувати форми множини (партію дитячих трикотажних костюмів надіслано...).

Деякі речовинні іменники (масло, сіль, нафта, вода) набувають загалом невластивих для них форм множини на позначення видів, сортів, типів речовин (мінеральні солі, сухі вина, машинні масла та ін.). Таке вживання форм множини в ділових документах не є порушенням норм літературної мови.

Відмінювання іменників. Найбільше помилок припадає на форми давального відмінка однини іменників чоловічого й жіночого роду. Іменники чоловічого роду у давальному відмінку однини можуть мати паралельні закінчення: -ові (-еві, -єві) і -у (-ю).

У діловому стилі виразно переважає закінчення -у (-ю): ректору, інженеру та ін. (хоч цілком можлива і форма ректорові, інженерові, документові). Перевага віддається закінченням -у, -ю, оскільки вони, як правило, вживаються в нехудожніх текстах усіх стилів (закінчення -ові, -еві, -єві переважають у загальнонародній розмовній мові, в художній літературі, особливо якщо це іменники — назви людей і тварин).Проте бувають випадки, коли і в діловому стилі слід писати -ові (-еві, -єві), а не -у (-ю). Трапляється це тоді, коли виникає небезпека появи двозначності в тексті документа. Справа у тому, що іменники — назви збірні, абстрактні, узагальнюючі — мають однакові закінчення в родовому й давальному відмінках, наприклад, словосполучення допомога заводу можна зрозуміти і як допомога нашого заводу (родовий відмінок) і як допомога нашому заводу (давальний відмінок).

Тому в тих випадках, коли є небезпека нерозрізнення родового й давального відмінків у тексті документа, для давального відмінказакінчення -ові (-еві, -єві) стає обов'язковим.

У родовому відмінку множини іменники жіночого роду мають закінчення -ей (доповідей, галузей, подорожей, статей), а не -ів.

13. Прикметник та займенник у ділових паперах.

Прикметник

Як уже зазначалося, в діловому стилі кількісно переважають відносні прикметники (якісних значно менше). Проте оскільки якісні прикметники все ж вживаються, то доводиться утворювати від них ступені порівняння. В українській мові ці форми можуть бути однослівними, синтетичними (високий, вищий, найвищий) і двослівними, аналітичними (високий, більш високий, найбільш високий).

У діловому стилі ступінь більшого чи меншого вияву якості передається звичайно аналітичною формою (з допомогою прислівників більш, менш, далеко, дуже та ін.), оскільки творення таких форм практично можливе від усіх якісних прикметників; ці форми вільно відмінюються й широко вживаються в ролі означень; вони сприймаються як стилістично нейтральні, в той час як однослівні форми мають чітке розмовне забарвлення.

При вживанні ступенів порівняння слід враховувати смислову відмінність між прислівниками. Так дуже і самий вказує на абсолютний ступінь вияву ознаки; найбільш — на відносний ступінь вияву ознаки (менш — більш — найбільш).

Займенник

Переважна більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенникми в цій ситуації, як правило, пропускається; ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо... Надсилаємо... Повідомляємо...).

Паралельною до щойно розглянутої є форма третьої особи однини (Дирекція просить... Завод повідомляє...). Хоча реальний діяч тут “я”, проте виклад, як правило, ведеться від третьої особи. Мовець майже (або й зовсім) усунений від участі у мовленні, ніяк себе не проявляє, що й надає викладові бажаного нейтрального або суворо-офіційного характеру.

Займенник Вам (у конструкціях типу Надсилаємо В а м для ознайомлення...) теж опускається, що й створює загальне враження строгої об'єктивності ви-ладу, типової для ділового стилю.

Проте бувають ситуації, в яких наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з'явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до... виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами; порівняйте: пропоную Вам з'явитися, пропоную Вам притягти до... прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом'якшує категоричність вимоги.

Вживання займенника першої особи однини я також обминається; розпорядження й накази розпочинаються дієсловом у першій особі однини (Пропоную...Наказую). Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (автобіографія, доручення).