Організаційно-діловий стиль

Його функціональні підстилі.

У ст. 11. "Закону про мови" записано: "Мовою роботи, діловодства й документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів підприємств, установ. організацій є українська мова".

Офіційно-діловий стиль - функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю.

Основне призначення - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Під функціональним різновидом мови слід розуміти систему мовних одиниць, прийомів їх виокремлення та використання, обумовлених соціальними завданнями мовлення.

Мовленню у сфері управління притаманна наука специфічних особливостей. Учасниками ділового спілкування є органи та ланки управління - організації, заклади, підприємства, посадові особи, працівники, Характер і зміст інформаційних зв'язків, у яких вони можуть бути задіяні, залежить від місця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності.

Ці стосунки стабільні й регламентуються чинними правовими нормами.

Специфіка ділового спілкування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.

Іншою важливою характеристикою ділового спілкування є контракт на адресність інформації.

Суттєвим фактором ділового спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторність дій і ситуацій. Управлінська діяльність - це завжди - "гра за правилами". Як наслідок цього повторність управлінської інформації приводить до регулярності використовування весь час однакових мовних засобів.

Наступною характерною рисою ділового спілкування є тематична обмеженість кола завдань, що вирішує організація, а це у свою чергу, є наслідком певної стабільності її функції.

Отже, можна вирізнити такі властивості управлінської інформації в умовах ділового спілкування:

• офіційний характер;
• адресність;
• повторність;
• тематична обмеженість.

Специфіка офіційно-ділового стилю полягає в певних стильових рисах (ознаках), що притаманні лише йому, а саме:

• нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;
• точність та ясність повинні поєднуватись з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;
• документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають певну черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;
• наявність усталених одноманітних мов6них зворотів, висока стандартизація вислову;
• сувора регламентація тексту для чіткої організації текст поділяє на параграфи, підпункти.

Ці основні риси є визначальними у формуванні системи мовних одиниць і прийомів їх використання в те5стах ділових (управлінських) документів.

Мовні засоби та способи викладу змісту, які дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інформацію й відповідати всім вимогам, що до неї висуваються, а саме:

• широке використовування суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології (функціонування закладу, узяти участь, регламентація дій);
• наявна фразеологія повинна мати специфічний характер (ініціювати питання, висунути пропозицію, поставити до відома);
• обов'язкова відсутність будь-якої авторської мовної індивідуальності т емоційно-експресивної лексики;
• синонімія повинна бути зведена до мінімуму й не викликати двозначності сприймання;
• наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу із зазначенням позачерговості, постійності дії;
• чітко регламентоване розміщення та будова тексту, обсяг основних частин, наявність обов'язкових стандартних стійких висловів, певних кліше (що дозволяє користуватися готовими бланками);
• до мінімуму зведено використання складних речень із сурядним і підрядним зв'язком, натомість широко використовуються безсполучникові, прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо).

Офіційно-діловий стиль має такі функціональні підстилі:

Законодавчий- використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними т службовими особами. Реалізується в Конституції, законах, указах, статутах, постановах та ін.

Дипломатичний- використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури.

Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується в конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях). нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах і т. ін.

Юридичнийвикористовується у юриспруденції (судочинство, дізнання. розслідування, арбітраж).

Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини:

• між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;
• між підприємствами, організаціями та установами;
• між державою та приватними особами;
• між підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;
• між приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях та ін.

9. Документ та його ознаки. Призначення і класифікація сучасних ділових паперів.

Документ(ділове укр. мовлення)— матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Н. М. Кушнаренко визначила такі основні ознаки документа:
1)наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;
2)стабільна матеріальна (речова) формадокумента мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;
3) за ознакоюпризначеність для використання в соціальній комунікаціїстатус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;
4)завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

ПРИЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за

допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне

забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право

на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це

письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами

на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної

дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері

діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є

організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в

оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як

носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації

будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття

рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають

велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до

тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути

правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді

інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного

законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа.

Терміни та визначення»).

Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1.За найменуванням:акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5.За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6.За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7.За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8.За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9.За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користування;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12.За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13.За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14.За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

10. Формуляр службового документа та рівень його стандартизації. Склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та оформлення.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

7. Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.