Й етап. Пошук потенційних постачальників.

При цьому можуть бути використані такі методи:

– оголошення конкурсних торгів (тендера);

– вивчення рекламних матеріалів: фірмових каталогів, оголошень у засобах масової інформації і т. ін.;

– відвідування виставок і ярмарків;

– листування і особисті контакти з можливими постачальниками;

– письмові переговори між постачальником і споживачем.

Найбільш перспективними є перший і останній методи.

Конкурсні торги (тендери) – форма пошуку потенційних постачальників. Конкурсні торги проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировину, комплектуючі на велику суму або передбачається налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як постачальникові, так і споживачеві.

Проведення тендера включає такі етапи:

1. Реклама.

2. Розробка тендерної документації.

3. Публікація тендерної документації.

4. Приймання і розкриття тендерних пропозицій.

5. Оцінка тендерних пропозицій.

6. Підтвердження кваліфікації учасників торгів.

7. Пропозиція і присудження контракту.

Пояснимо деякі етапи проведення конкурсних торгів.

Тендерна документація, як правило, має досить великий обсяг і виконує ряд важливих функцій, а саме:

– інструктує учасників торгів про процедуру торгів;

– дає опис закуповуваних товарів або послуг;

– установлює критерії для оцінки пропозицій;

– визначає умови майбутнього контракту.

Оцінка тендерних пропозицій ведеться в суворій відповідності з критеріями, наведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:

– попереднє призначення членів тендерного комітету, які будуть здійснювати оцінку пропозицій;

– розгляд тільки тих пропозицій, що відповідають вимогам, викладеним у тендерній документації;

– відсутність будь-яких переговорів з учасниками торгів.

Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, у якому показано, як оцінювалися тендерні пропозиції, обґрунтовані причини відхилення пропозиції та дані рекомендації щодо присудження контракту.

Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідну пропозицію.

Письмові переговори між постачальником і споживачем. У процесі письмових переговорів споживач одержує офіційну пропозицію на постачання товарів від потенційного постачальника. Це може бути організовано двома способами.

Перший, коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям своєї продукції свої пропозиції (або оферти). Ці документи аналогічні пропозиціям, одержуваним від постачальників при проведенні конкурсних торгів. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій суворо визначені, оферти у випадку письмових переговорів можуть мати різну форму і зміст. Звичайно вони включають такі реквізити:

– найменування товару;

– кількість і якість товару;

– ціну;

– умови і термін постачання;

– умови платежу;

– характеристику тари й упакування;

– порядок приймання-здачі.

Оферти можуть бути твердими і вільними (ініціативними).

Тверда оферта направляється тільки одному покупцеві з вказівкою терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді протягом цього терміну рівноцінно відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції.

Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Тверді оферти виси лаються, як правило, традиційним партнерам.

Вільна оферта не містить ніяких зобов'язань продавця стосовно покупця. Вона може висилатися у необмеженій кількості потенційним споживачам і включати як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали.

При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). У запиті указуються всі необхідні реквізити (найменування товару, необхідна якість, умови і терміни постачання, платежу й ін.), крім ціни, що з'явиться у відповідній пропозиції.

Й етап. Аналіз потенційних постачальників.

Складений перелік потенційних постачальників аналізується за спеціальними критеріями, які дають змогу здійснити відбір прийнятних постачальників. Критерії оцінки і відбору постачальників:

– вартість придбання продукції або послуг;

– якість обслуговування;

– надійність постачання;

– віддаленість постачальника від споживача;

– терміни виконання замовлень;

– періодичність постачань;

– умови оплати;

– мінімальний розмір партії товару;

– можливість одержання знижки;

– частка постачальника у покритті витрат;

– повнота асортименту;

– умови розподілу ризиків;

– наявність сервісного обслуговування;

– рекламна підтримка;

– репутація постачальника;

– фінансове становище постачальника, його кредитоспроможність та ін.

Перші два критерії вважають основними. Вартість придбання містить ціну продукції або послуг. Якість обслуговування містить якість продукції або послуги і надійність обслуговування. Надійність можна оцінити через імовірність відсутності відмови в задоволенні заявки споживача.

Підприємство визначає для себе найбільш значимі критерії залежно від специфіки своєї діяльності.

Внаслідок аналізу потенційних постачальників формується перелік конкретних постачальників, з якими проводиться робота зі встановлення договірних відносин. Список постачальників зазвичай складається за кожним конкретним видом матеріальних ресурсів, які постачаються.