Экспертиза ценности документов: понятие, цель, задачи, критерии и принципы.

Понятие: Экспертиза ценности документов – важное звено в организации документооборота предприятия в целом. Это составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, с дачей дел в архив, их уничтожением. Экспертиза лежит в основе определения сроков хранения документов и выделения особо ценных дел организации. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации.

В свою очередь, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определил экспертизу ценности документов как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации»

Цели :Основными целями экспертизы ценности документов являются:

· отбор документации постоянного и временного хранения для передачи в архивы;

· отбор деловых бумаг с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;

· выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;

· рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;

· рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы; участие в уничтожении дел (подготовка документов к уничтожению, составление актов).

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача – отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача – определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2) для временного хранения.

Третья задача – обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценностей документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов.

· Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

· Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности.

· На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основании принципов разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов.

Систему составляют три группы критериев:

· оценки происхождения;

· их содержания;

· внешних особенностей.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организациями в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания – значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:

1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;

2) значимость содержания документов;

3) время и место образования документов;

4) подлинность и копийность документов;

5) юридическая сила документов;

6) дублетность документов;

7) поглощенность содержания;

8) физическое состояние документа.