Составление личных документов

Текст документов личного характера может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны присутствовать обязательно.

I. Заявление– документ, содержащий просьбу или предло­жение лица (лиц), адресованный должностному лицу или органи­зации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название видадокумента, дату, адресата(кому), текст, подпись.

II. Объяснительная записка– документ, излагающий долж­ностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисципли­ны, каких-либо социально-общественных правил (например, обще­жития, поведения), невыполнения задания и т.п. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: название вида докумен­та,дату, адресата(кому), текст, отметку о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте), подпись.

III. Расписка - документ, подтверждающий получение каких- либо материальных ценностей.

Расписка имеет следующие реквизиты: название вида докумен­та,дату, текст, подписьлица, давшего расписку.

Текст расписки включает:

° фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, долж­ность, место жительства) лица, дающего расписку;

° фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, долж­ность, место жительства) лица, выдавшего что-либо, или наименование учреждения, от которого получено что-либо;

° наименование (перечень) полученного с указанием количе­ства и стоимости (сумма пишется цифрами и в скобках про­писью с большой буквы).

IV. Личная доверенность - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение опре­деленных действий или получение денежных или товарно-мате­риальных ценностей от лица доверителя (гражданина). В дове­ренности фигурируют два лица: доверитель(лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо(тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Доверенность предполагает следующие реквизиты: название вида документа, дату выдачи доверенностии дату удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителяи подпись долж­ностного лица,заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Текст доверенности содержит:

° фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверителя;

° фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица;

° содержание доверенности: что конкретно доверяется (сумма пишется цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

При доверении ценных предметов и денежных средств указы­ваются адрес и паспортные данные.

V. Автобиография - документ, в котором в произвольной форме точным, лаконичным, официальным языком дается крат­кое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и учебно-трудовой деятельности.

Автобиография включает следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, под­пись.В тексте автобиографии указываются:

° фамилия, имя, отчество;

° время (число, месяц и год) и место рождения;

° сведения: об образовании (где и когда учился); о прохожде­нии службы Вооруженных Силах страны (для военнообя­занных); о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время);

° дополнительная информация (знание иностранных языков, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, ра­бота в общественных организациях и т.д.);

° сведения о составе семьи (год рождения, где и кем работает или где учится каждый член семьи).

VI. Характеристика - документ, в котором говорится о про­фессиональных и личных качествах человека, раскрывается его деловое и общественное лицо.

Характеристика имеет следующие реквизиты: название вида документа, заголовок, дату, текст, подпись.

Содержание заголовка характеристики включает необходимые анкетные данные того, на кого она составляется:

° фамилию, имя, отчество;

° год рождения;

° сведения о месте учебы (работы): наименование учебного заведения (учреждения), факультет, курс (структурное под­разделение, должность).

Текст характеристики содержит:

° информацию о времени учебы (работы) в данном вузе (учреждении) и оценку профессионально-деловых качеств в целом;

° характеристику отношения к учебе (работе) и обществен­ной жизни: достигнутые результаты, круг обязанностей и интересов;

° характеристику личных качеств.

Составление деловых писем

Письмо– обобщенное название различных по содержанию до­кументов, пересылаемых по почте.

В современном деловом мире обмен письмами (деловая пере­писка) представляет один из важнейших способов общения, неотъ­емлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма преобладают среди остальных доку­ментов, обеспечивая предварительный обмен информацией, и по­могают выявить возможности для заключения договоров. Поэто­му плохо написанное письмо деловому партнеру, потенциальному клиенту или недовольному заказчику может иметь весьма негативные последствия.

В сфере делового общения письмо выступает как чрезвычайно гибкий  деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Если в частной переписке каждое письмо несет на себе печать индивидуальности автора, выраженной и особенностях индивидуального стиля письма, манере изложения мыслей и т.д., то язык деловой корреспонденции всегда официален, учтив, тактичен, выразителен, четок и краток.

Деловое письмо составляется в соответствии с достаточно строгими правилами. Как уже отмечалось, по содержанию и назна­чению можно выделить следующие письма:

• извещение, напоминание, подтверждение,

• предложение и просьба,

• запрос и ответ на запрос,

• заказ и отказ,

• приглашение и ответ на приглашение,

• благодарность и поздравление,

• извинение и сожаление и др.

Письмо-извещение - документ, информирующий о чем-либо, например, о предстоящем мероприятии, и предлагающий контра­гентупринять в нем участие.

В письме-напоминании вторично содержится информация о каком-либо факте.

Письмо-подтверждение удостоверяет факт отправки (полу­чения) документов и материалов (например, писем, факсов, ката­логов, образцов изделий и т.п.).

Письмом-предложением партнер заявляет о жела­нии заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В пред­ложении обычно указываются наименование товара, его количе­ство и качество, цена, срок поставки и другие детали в зависимости от характера товара.

Письмо-просьба - документ, выражающий просьбу о выпол­нении какого-либо действия, получения документации или мате­риальных ценностей.

В письме-запросе предприятие, учреждение просит разъяс­нить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента или государственную организацию дать ответное письмо.

Приглашение адресуется как конкретному лицу, так и не­скольким лицам и служит основанием для их участия в планируе­мом мероприятии и т.д.

Деловые письма пишутся по установленной форме на отпечатанных типографским способом бланках (второй экземпляр (ко­пия) исходящего письма печатается не на бланке). Название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие рекви­зиты: дата, номер (индекс), ссылка на номер и дату входящего до­кумента, если письмо является ответом; заголовок, изложенный одной фразой.

На письмах должны быть правильно указаны составные части «адресата» (получателя письма): организация, структурное подраз­деление, должность, фамилия, юридический адрес.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и конкретным. Факты и события должны представ­ляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составле­ние письма, сопровождаемые ссылками на факты, документы, на­пример:

«В связи с тем, что при получении груза на станции Шумаково 26.01.97 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенны­ми пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя ... была установлена недо­стача: ... штук изделий на сумму ... (коммерческий акт от 26.01.97 №247)...».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба и т.п.), например:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, можно использо­вать другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма может содержать следующие варианты обра­щения:

° «Уважаемый Игорь Леонидович!»; «Господин Зорин!»

° «Уважаемый г-н Зорин!»

° «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Затем уместны слова благодарности:

° «Мы получили Ваше письмо (телеграмму)...»

° «Мы были рады получить Ваше письмо...»

° «Большое спасибо за факс от 04.06.97»

° «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего пись­ма»

° «Мы благодарим Вас за Ваше письмо (телекс)...» и т.п.

Далее в большинстве писем следуют слова:

⁰   «В связи с...»;

° «Согласно контракту от... №...»;

° «В соответствии с ...» и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует по­вторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма используются следующие обо­роты:

Отправка груза, документа:

° Отправляем Вам...

° Направляем Вам...

° Высылаем Вам...

Напоминание:

° Напоминаем Вам, что ...

° По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...

° Мы не уверены, получили ли Вы наш заказ ...

Подтверждение:

° Концерн ... подтверждает получение ...

° Подтверждаем, что партия ТИП получена ...

° Мы хотим подтвердить получение Вашего заказа от ...на отправку...

°Настоящим подтверждаем Получение Вашей накладной...

Извещение:

° Сообщаем Вам, что ...° Ставим Вас в известность, что...

° Извещаем Вас, что ...

° Доводим до Вашего сведения, что...

Этим письмом хотим проинформировать Вас..

° Рады сообщить Вам, что ...

Просьба:

°Пожалуйста, сообщите...

° Просим оплатить в течение... банковских дней ... ° Мы будем благодарны, если Вы ...

 ° Будем Вам весьма признательны ...

Гарантия:

° Оплату гарантируем.

° Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложение:

° Мы рады предложить Вам ...

°Предлагаем Вам...

° Мы можем рекомендовать ...

°Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ:

° К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:...

° К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу (выполнить Ваш заказ) в ближайшее время мы не можем (не представляется возможным) ...

   ° К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за…

°...Ваши условия платежа для нас, к сожалению, неприемлемы

° К сожалению, Ваше предложение не отвечает нашим ожиданиям…

Предупреждение:

Фирма оставляет за собой право обратиться…, если Вы…

° Задержка поставок может привести к …

° Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Приглашение:

° Просим принять участие в...

° Приглашаем Вас...

°Мы рады пригласить Вас ...

Текст письма обычно заканчивается фразами:

° «Надеюсь, мы будем иметь удовольствие видеть Вас...»и т.д.

Если к письму приложены какие-нибудь материалы или до­кументы, ниже текста оформляется реквизит «отметка о наличии приложений».

Заключительная формула вежливости представляет собой одну из развернутых общепринятых стандартных формулировок речевого этикета: