Современные требования к оформлению деловых бумаг

Общие правила оформления

В современной практике сложились общие требования, ко­торые применимы к текстам большинства документов, деловых бумаг. Традиционно деловые тексты состоят из двух смысловых блоков:

• вводного,содержащего основания или мотивы составления документа;

• основного,в котором излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это устоявшийся порядок составления документа, вместе с тем возможна другая последовательность изложения текста: внача­ле освещается суть вопроса, предложения, просьбы и т.п., а за­тем указывается, что явилось основанием составления документа.

При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы, достоверностьи объективностьсодержания, логические,а не эмоционально-экспрессивные средства оценкиси­туаций и фактов, полнотаинформации и вместе с тем отсутствие рассуждений.

Тонизложения должен быть нейтральным, деловыми при этом корректным,т.е. уважительным и доброжелательным.

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому необходимо смысловые части разделять абзацами.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. К наиболее часто употребляемым в современной практике реквизи­там документов относятся:

• эмблема организации,

• наименование организации,

• юридический адрес организации,

• название вида документа,

• дата,

• индекс документа,

• адресат,

• заголовок к тексту,

• текст,

• отметка о наличии приложений,

• подпись,

• печать.

В соответствии с правилами оформления документа его содер­жание можно разделить на три основные части:

Реквизит «эмблема организации»

Реквизит«наименование организации»

Наименование организациипишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в установленном порядке.

В наименовании используются закрепленные сокращения, на­пример: КурскГТУ (Курский государственный технический уни­верситет), ОАО (Открытое акционерное общество), ЗАО (Закры­тое акционерное общество), ТОО (Товарищество с ограниченной ответственностью) и т.п.

Реквизит «наименование организации» располагается под рек­визитом «эмблема организации».

Реквизит«юридический адрес организации»

Юридическим адресом организацииявляется совокупность сле­дующих данных: индекс предприятия связи, почтовый адрес, теле­фон, факс; ИНН, номер расчетного счета в банке, БИК, ОКОНХ, ОКПО.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под рек­визитом «наименование организации» или на нижнем поле доку­мента (если наименование организации размещается в середине верхней части листа).

Реквизит«название вида документа»

Название вида документарасполагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юри­дического адреса. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов, если они носят полуофициальный характер (письмо-приглашение, письмо-благодарность и т.п.).

Название вида документа дает общее представление о его на­значении, определяет состав реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Реквизит «дата»

Дата– один из основных реквизитов документа, обеспечива­ющих его юридическую силу.

Все даты в тексте оформляются цифровым способом в следующей последователь­ности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например- 06.04.03.

Реквизит«индекс (№) документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваи­ваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входя­щих и внутренних документах учреждения рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последо­вательности проставляются на таких документах, как протоколы, справки, контракты и т.п., например: № 1, № 2, № 3... Номера кон­трактов, заключенных между двумя организациями, имеют двой­ную нумерацию, например № 17/12, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 12 – порядковый номер этого докумен­та в фирме-контрагенте.

Реквизит «адресат»

Этот реквизит широко используется при составлении различ­ных деловых бумаг и содержит указание на получателя (адресата): должность, фамилия и инициалы в дательном падеже.

В служебной переписке данный реквизит реализуется макси­мальным набором составляющих его частей:

• наименование организации (фирмы, предприятия) в имени­тельном падеже;

• структурные подразделения в именительном падеже;

• должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

• юридический адрес организации (самостоятельный рекви­зит становится составной частью реквизита «адресат»),

Например:                            ОАО «Сталкер»,

Отдел рекламы,

Начальнику отдела г-ну Рогову В.Ф., 113209, Москва Полянка, 17.

Адресование может быть представлено в несколько ином виде, например:

Директору ЗАО «Эра» г-ну Скорину А.В. 127408, Москва, Остоженка, 14.

Слова «господину», «госпоже» употребляются в адресе сокра­щенно: «г-ну», «г-же».

Если документ направляется постоянным адресатам (заявле­ние, докладная записка и т.п.), почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почто­вый адрес, затем – фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва, Ордынка, 32, кв. 17, Лунину П.В.

Реквизит «адресат» размещается в правой верхней части листа документа.

Реквизит «заголовок»

Заголовок– краткое изложение основного смысла текста со­ставляемого документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названи­ем вида документа, отвечая на вопрос: о чем?или чего?Например: «договор о поставке груза...» или «протокол заседания...».

Заголовок располагается слева после реквизитов «дата» и «ин­декс документа» и не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения доку­мента полностью при его регистрации.

Реквизит«отметка о наличии приложений»

Если имеются приложения к документу, то в нем ста­вится отметка об их наличии. Этот реквизит располагают после тек­ста перед подписью.

Если полное наименование приложения к документу упомина­ется в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в со­кращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходи­мо в отметке о приложении указать полностью наименования до­кументов, входящих в приложения, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: Проект контракта с ТОО «Эра» на 20л. в 2 экз.

Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать, например:

Приложение: Справка от 21.10.01 № 23.

Документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовки, дату, подпись Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к докладной записке инженера ОАО «Гранд» П.И. Климова от 01.04.02

Реквизит «подпись»

Подпись– обязательный реквизит любого документа.

В состав реквизита «подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи.

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ОАО «Реал»_____А.И. Смеляков

(подпись)

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор________________А.И. Смеляков

(подпись)

При подписании документа несколькими должностными ли­цами составные части реквизита «подпись» располагают последо­вательно друг за другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор__________________И.Г. Орлов

(подпись)

Главный бухгалтер__________Н.Н. Зотов

(подпись)

При подписании документа несколькими равными по должно­сти лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

.Директор ОАО«Диз»     Директор ЗАО «Гэз»

________________________________Р.К. Лан     В. Розов

(подпись)             (подпись)

В документах, подготовленных комиссией, собранием (напри­мер в протоколах) указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (пред­седатель, члены комиссии, секретарь).

При наличии в документе сведений финансового характера он подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение».

Реквизит «печать»

Виды деловой документации

 Разнообразие жанров официально-делового стиля порождает и многообразие видов деловой документации, которые условно можно разделить на три группы: деловые бумаги личного характера, служебная документация и деловая переписка. К числу наиболее востребованных в повседневной жизни относятся следующие:

I. Деловые бумаги личного характера:

• заявление,                     

• объяснительная записка,

• расписка,

• доверенность (личная),

• автобиография,

• характеристика,

• резюме.

II. Служебная документация:

• докладная записка,

• протокол (полный и краткий), выписка из протокола,

• объявление,

• справка,

• договор (контракт).

III. Деловая переписка:

• извещение,

• напоминание,

• подтверждение,

• предложение,

• просьба,

• запрос, ответ на запрос, заказ,

• отказ,

• приглашение,

• ответ на приглашение,

• благодарность,

• поздравление,

• извинение,

• сожаление.