Панель инструментов «Стандартная»

В нем расположены:

· Шесть кнопок выполняющие функции общего характера:       

создать, открыть, сохранить, напечатать файл-книгу, просмотреть перед печатью, проверить правописание;

· Четыре кнопки для операции с фрагментами: Вырезать, Копировать, Вставить, Копировать формат;

· Две кнопки для отмены и повтора последних выполненных команд;

· Σ–в текущей ячейке появится заготовка функции =SUM(…),   /Автосумма/;  

· кнопки " Добавить гиперссылку" и "Панель Web";

· f_x–кнопка "Вставка функции";

Работа с несколькими таблицами (книгами)

Иногда приходится работать одновременно с несколькими книгами (скопировать или перенести часть таблицы с одной на другую, сравнивать документы и т.д.)

Пиктограммы (значки) открытых книг вы увидите на панели задач Рабочего стола. Пиктограмма активного окна книги, которое видно на экране, выделяется светлым цветом.

Разделение окна документа

 Чтобы увидеть одновременно разные части страницы (или документа), которые не вмещаются на экран, можно разбивать окно документа по расположению курсора в ячейке, для этого выполнить команду меню Окно– Разделить– указать мышкой место разделения, затем щелкнуть левой кнопкой мыши. И это разделение можно закрепить с помощью команд Окно– Закрепить области, при этом линии разделения становятся невидимыми. Окна можно скрыть, если выполнить команды Окно– Скрыть, и чтобы отобразить, нужно выбрать команду Окно-Отобразить.

Для отмены разделения окна и закрепления областей необходимо выбрать в меню Окно– Снять разделение и Окно– Снять Закрепление областей.

Основные операции с элементами таблицы

Имеется 3 способа изменения размеров столбца или строки:

· Установить указатель на правую границу в заголовке столбца (для строки: на нижней границе строки) и переместить границу вправо или влево (для строки вверх или вниз).

· Чтобы явно задать ширину столбца (или высоту строк), выделить хотя бы одну ячейку в столбце (или строке), затем выбрать команду Формат- Столбец–Ширина (для строки Формат– Строка– Высота).

· Чтобы размер изменился по длине или высоте содержимого ячейки дважды щелкните на границе столбца или строки

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2. Наберите данные.

3. Завершив ввод данных в ячейку, необходимо зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:

·   Нажав клавишу Enter или клавишу табуляции;

·   Щелкнув на кнопке с галочкой в строке формул;

·   Щелкнув мышью на другой ячейке.

! При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.

Ввод формулы

1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.

2.  Введите = (знак равенства).

Если нажать кнопку Изменить формулу или Вставка функции, автоматически вставляется знак равенства.

3. Введите формулу и нажмите клавишу ENTER.

! Одну и ту же формулу можно ввести сразу в несколько ячеек. Для этого необходимо выделить ячейки, ввести формулу, а затем нажать клавиши CTRL+ENTER.

!Путем вставки скопированной формулы можно ввести формулу сразу в несколько ячеек.

Поиск и замена Для этих операции используются команды Правка–Найти … или Правка– Заменить…

Удаление элементов таблицы

Удалениестроки: Выделить строку (или строки)– Правка– Удалить.

Удалениестолбца: Выделить столбец ( или столбцов)– Правка– Удалить.

Удалениелиста (листов): Выделить лист ( или листов)– Правка– Удалить лист.

Удалениеячейки: Выделить ячейку– Правка– Удалить, указать направление сдвига ячеек после удаления.

Перемещение и копирование элементов таблицывыполняются с помощью:

а) мыши ;

б) кнопок «Вырезать», «Копировать», «Вставить» на панели инструментов «Стандартная»; 

в) команд Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка.

Для перемещения или копирования фрагментов документа на небольшое расстояние удобно использовать перетаскивание мышью.

а) Чтобы переместить фрагмент (илиобъект ),выделите его, и не отпуская левую кнопку мыши перетащите указатель на экране на новое место, затем отпустите кнопку мыши

Чтобы скопировать выделенный фрагмент (илиобъект), нажмите клавишу CTRL и перетащите фрагмент на новое место, затем отпустите кнопку мыши.

Дляперемещения или копирования фрагмента документа (или объекта) в другие документы или приложения, можно использовать команды Вырезать, Копировать и Вставить, а также соответствующие кнопки на панели инструментов «Стандартная».

б) Чтобы переместить фрагмент (илиобъект ),выделите его, и нажмите кнопку на панели инструментов "Стандартная" Вырезать или Копировать соответственно, затем установите курсор в нужное место и нажмите Вставить .

в) Выделив фрагмент ( или объект ), выберите команду в меню Правка– Вырезать или Копировать соответственно, затем установите курсор в нужное место, и снова выберите команду в меню Правка– Вставить.

Сортировка данных таблицы

В выделенных ячейках сортировка выполняется нажатием кнопки "Сортировка по возрастанию" или "Сортировка по убыванию".

Сортировка по отдельным столбцам таблицы

1. Выделите таблицу.

2. Выберите команду Данные– Сортировка;

3. укажите столбцы, по которым проводятся сортировка;

4.  укажите, как сортировать – по возрастанию или по убыванию.

Форматирование элементов таблицы

 Фрагмент текста в ячейке, ячейка (ячейки), строка (строки), столбец (столбцы) или лист (листы) выделяется, затем выбирается нужные кнопки панели "Форматирования" или меню Формат– Ячейки– Шрифт– определяются цвет, размер, начертание, шрифт (Рис.4.6.2.). Также командами меню Формат можете определить форматы представления чисел (Число), выравнивание текста в ячейке (Выравнивание), нарисовать внутренние и внешние границы вашей таблицы (Граница), "закрасить" ячейки (Вид), защитить ячейки и скрыть формулы (Защита).

Можно пользоваться Автоформатом для форматирования таблицы, для этого выделите свою таблицу, затем выполните команду Формат– Автоформат.

Копирование формата

Закончив форматирование выделенного участка таблицы, можно скопировать этот формат (шрифт, размер, начертание) на другие участки документа. Для этого дважды щелкнуть на кнопке "Формат по образцу" на стандартной панели инструментов. Перемещаясь по тексту, нажимая левую кнопку мыши "закрашиваете" выбранным форматом участки текста.

Адресация ячеек

Относительные ссылки. Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2.
 Скопированная формула с относительной ссылкой
       Абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр. Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней =$A$1.
 Скопированная формула с абсолютной ссылкой
       Смешанные ссылки. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов приобретает вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка строки приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

11.3. Фильтр

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка, так как после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.