Запуск программы Excel. Создание новой рабочей книги. Пользовательский интерфейс Excel.

Для создания рабочей книги Excel необходимо запустить прикладную программу Microsoft Excel 2007, в результате на экране будет отображаться окно приложения. В окне приложения открывается новая чистая рабочая книга: Книга1. Книга1 состоит из 3-х рабочих листов.

По умолчанию приложение Excel 2007 открывается на вкладке Главная. На этой вкладке отображаются все требуемые инструменты для ввода данных, их редактирования и форматирования.

Данные вводятся в ячейки, которые являются основным элементом рабочего листа или электронной таблицы. На эти данные можно ссылаться в формулах и функциях по именам ячеек. В электронные таблицы MS Excel можно вводить следующие данные: символьные данные (текст), числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы

Прежде чем вводить данные в ячейки рабочих листов (электронных таблиц) целесообразно сохранить рабочую книгу Excel на внешнем запоминающем устройстве (диске, флеш-памяти или на других типах носителей информации).

Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на внешнем запоминающем устройстве в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеют расширение .xlsx. Для сохранения рабочей книги необходимо щелкнуть на кнопке "Office" и выбрать команду "Сохранить".

Появится окно диалога "Сохранение документа" (Рис. 2), в котором надо указать имя файла, выбрать тип файла и выбрать директорию для сохранения файла.

После выполнения указанных действий необходимо щелкнуть на кнопке "Сохранить", в итоге рабочая книга с указанным именем сохранится на внешнем запоминающем устройстве. Затем можно приступить к вводу, редактированию и форматированию данных в ячейках.

1 Строка заголовка: здесь отображается имя файла редактируемого листа и имя используемого приложения.

2 Вкладка "Файл": здесь расположены основные команды, например Создать, Открыть, Сохранить как, Печать и Закрыть.

3Панель быстрого доступа: здесь расположены часто используемые команды, например Сохранить и Отменить. Сюда также можно добавить и другие команды.

4 Лента: здесь расположены необходимые для работы команды. Лента является аналогом меню и панелей инструментов в других программах.

5 Окно редактирования: здесь отображается текущий лист. Листы состоят из строк и столбцов. На них можно вводить и изменять данные. Прямоугольники на листе называются ячейками.

6 Кнопки отображения: позволяют изменить режим отображения листа в соответствии с потребностями пользователя.

7 Полоса прокрутки: позволяет отобразить другую часть редактируемого листа.

8 Ползунок масштаба: позволяет изменить параметры масштабирования редактируемого листа.

9 Строка состояния: здесь выводятся сведения о редактируемом листе.

Способы ввода данных. Автоматизация ввода данных Технология работы с листами. Способы форматирования таблиц.

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.

Ввод данных осуществляется в три этапа:

• выделение ячейки;
• ввод данных;
• подтверждение ввода (нажать клавишу Enter).

После того как данные введены, их нужно представить на экране в определенном формате. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.

Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть на ячейке и произвести редактирование или исправление данных.

К операциям редактирования относятся:

• удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;
• копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;
• редактирование текста и чисел в ячейках.

К операциям форматирования относятся:

• изменение числовых форматов или формы представления чисел;
• изменение ширины столбцов;
• выравнивание текста и чисел в ячейках;
• изменение шрифта и цвета;
• Выбор типа и цвета границы;
• Заливка ячеек.

Ввод чисел и текста

Любую информацию, которая обрабатывается на компьютере, можно представить в виде чисел или текста. Числа и текст по умолчанию Excel вводит в формате Общий.

Ввод текста

Текст - это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Если требуется ввести некоторые числа как текст, то для этого выделите ячейки, а затем выберите команду Формат / Ячейки. Далее выберите вкладку “Число” и в появившемся списке форматов выберите Текстовый. Еще один способ ввода числа как текста – это ввести перед числом символа апострофа.

Если текст не помещается в ячейку, то необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам (Формат / Ячейки, вкладка Выравнивание).

Ввод чисел

Числовые данные – это числовые константы: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, точка и запятая. При работе с числами необходимо уметь изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа.

Excel самостоятельно определяет относится ли введенная информация к числу. Если введенные в ячейку символы относятся к тексту, то после подтверждения ввода в ячейку они выравниваются по левому краю ячейки, а если символы образуют число – то по правому краю ячейки.

Числа в Excel отображаются в категориях Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный.

Ввод последовательных рядов данных

Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для создания рядов данных необходимо выполнить следующее:

1. Ввести в ячейку первый член ряда.

2. Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к маркеру заполнения, и в этот момент, когда белый крестик переходит в черный, нажать левую кнопку мыши. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, надо выделить нужную часть строки или столбца. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Формат данных

Данные в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат / Ячейки.

Появится окно диалога “Формат ячеек”,в котором нужно выбрать вкладку “Число”. В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке “Числовые форматы” приведены названия всех используемых в Excel форматов.

Для формата каждой категории приводится список его кодов. В правом окне “Тип” вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды MS Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода “Тип”.

Стиль представления данных

Одним из способов упорядочения данных в Excel является введение стиля. Для создания стиля используется команда Формат / Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога “Стиль”.

При создании документа в окне программы под самой таблицей есть вкладки Лист1, Лист 2, Лист3. По умолчанию активен первый лист — именно на нем мы и начинаем работать. Чтобы перейти к работе с другими листами, нужно щелкнуть мышью по вкладкам. Активная вкладка (с которой в данный момент идет работа) имеет выделяется цветом. Часто основные данные находятся на первом листе, а на втором вводятся какие-то вспомогательные значения. Также на отдельных листах можно строить диаграммы, построенные по значениям других листов

В Excel доступно множество готовых стилей таблиц, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если вам не подходят существующие стили, вы можете создать и применить собственный стиль таблицы. Хотя удалять можно только пользовательские стили, вы можете отменить любой стиль таблицы, чтобы он к ней больше не применялся.

Форматирование таблиц можно дополнительно настраивать, задавая параметры экспресс-стилей для элементов таблиц, например строк заголовков и итогов, первого и последнего столбцов, чередующихся строк и столбцов, а также параметры автофильтра.

Если в книге есть диапазон данных, не отформатированный как таблица, Excel автоматически преобразует его в таблицу, когда вы выберете ее стиль. Вы также можете изменить формат существующей таблицы, выбрав другой вариант.

1. Выделите любую ячейку таблицы или диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать как таблицу.

2. На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу.

3. Выберите нужный стиль.