Основные понятия информационного обеспечения

Сферы информационного обеспечения:

1. Внемашинная сфера

2. Внутримашинная сфера

Это обусловлено тем, что первичная информация зарождается во внемашинной сфере в процессе принятия управленческого решения, описания системы управления.

Внемашинная информационное обеспечение

Внемашинная информационная база включает нормативно-справочную, условно-постоянную, оперативную и учетную информацию.

Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:

ü определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач пользователя;

ü определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);

ü классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах пользователя;

ü разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов информации для обработки.

Каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой документа. Для выявления структуры информации важны две части – заголовочная (шапка) и содержательная. В заголовочной части обычно содержится код формы, указано название (вид) и номер документа, дата заполнения, общие данные для всего документа. Содержательная часть может быть простой, табличной или комбинированной формы.

Важнейшими видами структурных единиц информации являются:

ü реквизит (некоторые авторы атрибут) – простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику сущностей;

ü составная единица информации (СЕИ) – логически взаимосвязанная совокупность реквизитов;

ü документ – СЕИ, которая представлена на бумажном носителе и имеет самостоятельное значение.

Среди реквизитов различают реквизиты-признаки, содержащие качественные характеристики объекта, позволяющие выделить объект из множества различных объектов, и реквизиты-основания, содержащие количественную характеристику определяющие его состояние.

К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы относятся:

1. Системы классификации и кодирования информации

2. Унифицированные системы документов

3. Инструктивные и методические материалы по ведению документов