Снабжение операционными ресурсами в компании Microsoft: MS Market

В последние годы много компаний искали возможность распространить выгоды от автоматизации на своих работников, корпоративных партнеров и ключевых поставщиков. Летом 1996 г. Microsoft Procurement Group установила новую систему под названием MS Market, механизм заполнения заказов в реальном времени, который работает во внутренней сети Microsoft. MS Market сокращает персонал, необходимый для осуществления закупок и предоставляет работникам возможность быстро производить заказы необходимых материалов, безбумажные и небюрократические процедуры.

Internet week привел высказывание Боба Харольда, исполнительного вице-президента компании Microsoft, который утверждает, что разработка MS Market была поддержана стремлением Microsoft избавить всю компанию от бумажной работы с целью поднять эффективность на качественно новый уровень. В первый год с помощью MS Market было приобретено принадлежностей на сумму более 1 млрд. долл. Около 6000 работников Microsoft по всему миру воспользовались системой, в которую компания вложила 1,1 млн. долл.

На конкретном примере, опубликованном на сайте Microsoft, Клейтон Флеминг, глава Corporate Procurement Group, подробно описывает схему снабжения: «Мы очень много денег тратим на маркетинг и НИОКР. В отличие от производственных компаний у нас — рассредоточенная сеть снабжения. Мы получаем тысячи запросов каждую неделю со всей компании на мелкие покупки — от офисных принадлежностей и кредитных карточек до продуктов питания. В результате большинство запросов на покупки от работников Microsoft требуют сравнительно небольших затрат». Флеминг подчеркивает, что доля таких низко стоимостных покупок больших размеров составляет 70% всего объема непроизводственных закупок и только 3% кредиторской задолженности. Ясно, что масса работников теряли время, печатая запросы и пытаясь следовать правилам компании — самому большому препятствию при традиционных способах снабжения. Менеджеры хотели упростить этот процесс, и поэтому было принято решение создать специальный инструмент, который взял бы на себя функции контроля и утверждения, ранее возложенные на персонал, и вывести их в Интернет. Работники хотели простую электронную форму заказа, которая связывала бы компанию с поставщиками — такую, которая связывает Boise Cascade и Marriott. В результате получился MS Market.

Как работает эта система? Предположим, работник Microsoft захотел купить книгу о Билле Гейтсе. Он направляется на сайт MS Market внутренней сети Microsoft. Программа тут же определяет его предпочтения и код доступа через процедуру идентификации. Работник идет по ссылке на Barnes & Noble, которая предоставляет ему каталог, форму заказа и список из сотен книг с ценами, установленными договором между Microsoft и Barnes & Noble. Он выбирает книгу, помещает ее в форму заказа и указывает номер калькуляционного бюро своего отдела и имя своего менеджера.

Заказ немедленно переправляется поставщику, сокращая при этом время на доставку и составление отчетности о платежах за покупки. При получении заказа MS Market присваивает заказу сопроводительный код, посылает уведомление по электронной почте менеджеру работника и направляет заказ на исполнение по Интернету в Barnes & Noble. Если сумма заказа не превосходит 20 долл., специальное подтверждение менеджера не требуется.

Спустя два дня книга будет доставлена в кабинет работника. MS Market позволяет работникам спокойно совершать недорогие покупки дешевым контролируемым способом, минуя сложные процедуры утверждения.

Выгоды для бизнеса очевидны. Специалисты, занятые обработкой бумажных форм, могут сконцентрироваться на более значимых функциях снабжения, таких, как аналитическая работа, прогнозирование, выбор стратегий снижения закупочных цен. Использование MS Market росло экспоненциально с момента его введения. Установлено, что более 3 млрд. долл. проходит через MS Market ежегодно. Преимущество электронных систем снабжения состоит в отсутствии формальных правил, бумажной работы, скрытых процедур и других препятствий, отвлекающих работников от непосредственных обязанностей. В таблице “Выгода от внедрения MS Market” приводятся некоторые выгоды, появляющиеся вместе с введением электронного снабжения, они могут быть очень значительными.

В Омске опередили Евросоюз

и разработали национальную электронную систему товарного рынка

ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЕ общество «Система электронных сделок» представило на конкурс в бизнес-инкубаторе проект «Создание электронной системы товарного рынка РФ «Система электронных сделок».
Официально ПО «СЭС» зарегистрировано в июле 2007 года, однако работа над проектом началась в 2000 году.

Толчком к этому стало распоряжение губернатора о начале научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по созданию региональных электронных торгов на базе ОАО «СЭС». Исследования в этой области привели к выводу о необходимости создания электронной торговой системы национального уровня.

- Попытка создания подобного электронного товарного рынка была предпринята Евросоюзом. Но в 2004 году он приостановил разработку проекта, так как не смог разработать методологию этой системы. Мы решили этот первостепенный вопрос, - сообщил председатель правления ПО «СЭС» Эдуард ФОМИН.

Методология этого проекта была одобрена экспертными советами при правительстве Омской области, в Полпредстве президента РФ по СФО и Мининформсвязи РФ.

В соответствии с утвержденной методологией ОАО «СЭС» в 2007 году стало одним из учредителей потребительского общества «Система электронных сделок».

А Омская область стала пилотным регионом по созданию электронной системы товарного рынка.

Сейчас от разработки методологии и ряда ноу-хау ПО «СЭС» приступило к реализации Системы электронных сделок в Омской области.

Система электронных сделок (СЭС) предложит субъектам рынка три услуги.

Первая услуга - юридически значимый электронный документооборот.

По словам председателя правления ПО «СЭС», эта услуга представляет собой организацию в электронном виде безопасной пересылки юридически значимых документов. Документы при этом будут иметь юридическую силу - они снабжены электронно-цифровой подписью, которая в соответствии с ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» приравнивается к собственноручной подписи и печати предприятия.

Как пояснил Эдуард ФОМИН, при передаче юридически значимого документооборота в электронном виде Система электронных сделок выступает третьей доверительной стороной между субъектами.

- В СЭС субъект подписывает письмо ЭЦП, регистрирует его, ставит свои реквизиты, электронную подпись и отправляет получателю. В случае конфликтов СЭС может выступить третьей независимой стороной, удостоверив факт прохождения и содержания писем,- сказал он.

Вторая услуга - юридически значимые электронные поручения. Здесь ПО «СЭС» также выступает третьей стороной, удостоверяя электронный документооборот между банками, складами, иными организациями и их клиентами.

Эдуард ФОМИН отметил, что главное направление организации - создание третьей услуги - электронной системы товарного рынка.

- В СЭС участники рынка, работая за компьютером, смогут осуществлять полный цикл товарооборота от позиционирования компании на рынке до заключения сделки и управления своими денежными и товарными средствами. В системе заложен не только процесс «продавец-покупатель», но и связи с банками, складами, экспедиторами, страховыми компаниями и другими участниками товарного рынка, - заверил он.

Чтобы участвовать в электронной системе, необходимо установить на компьютер программное обеспечение.

- Программа ничего не будет стоить клиенту. Он будет платить за конкретную операцию в системе. Если отправка по почте юридически значимого письма сегодня стоит от 7 до 15рублей при доставке от 3 до 7 суток, то в системе электронного документооборота стоимость - 50 копеек, и это происходит в пределах одной-двух минут, - пояснил председатель правления ПО «СЭС».

Однако для работы с программой понадобится пройти платные обучающие курсы. Как сказала маркетолог ПО «СЭС» Екатерина МАЙСТРИШИНА, уровень знаний населения в сфере электронной торговли и электронно-цифровой подписи оставляет желать лучшего, поэтому ПО «СЭС» планирует сначала обучить людей современным технологиям и работе в системе.

Она сообщила, что сегодня издержки организации на совершение сделок и весь документооборот составляют до 60% от расходов, внедрение же СЭС позволяет их сократить как минимум на 15-20%.

Система планируется к запуску в декабре текущего года.

Коммерческие вести

№ 15 (838) - 2008, апрель