Корпоративные системы электронного снабжения

В отличие от открытых систем электронного снабжения, корпоративные системы электронного снабжения:
- используются единственной компанией-потребителем продукции или единственной аффилированной группой предприятий;
- функционируют в корпоративной сети Интранет компании-пользователя;
- предоставляют предприятиям-поставщикам продукции ограниченный доступ через глобальную сеть Интернет для осуществления транзакционных операций;
- интегрируются с автоматизированной системой управления компании;
- покрывают весь бизнес-процесс материально-технического снабжения.
Структура корпоративной системы электронного снабжения изображена на рис. 3.

Сравнение открытой системы электронной коммерции
и корпоративной системы электронного снабжения

Главное отличие открытой системы от корпоративной состоит в том, что открытая система электронной коммерции обеспечивает информационную поддержку отдельных этапов бизнес-процесса материально-технического снабжения.
Пользователь открытой системы имеет широкие возможности в автоматизации процесса закупки продукции. Стоимость подписки на услуги открытой системы относительно невысокая. Подключение к открытой системе практически не связано с затратами времени. Администрация открытой системы обеспечивает актуализацию базы данных поставщиков и каталогов продукции. Однако пользователь открытой системы не может выйти за рамки типовых схем и типовых сценариев процессов снабжения. Кроме того, пользователь самостоятельно формирует потребности в материально-технических ресурсах, осуществляет поиск потенциальных поставщиков продукции, хранит необходимую документацию и информацию, в том числе и о поставщиках, с которыми были осуществлены контакты, и о заключенных контрактах, отслеживает выполнение поставки и т.д. В случае, когда номенклатура закупаемой продукции невелика и в системе снабжения занято небольшое число сотрудников, вся эта вспомогательная работа может не требовать больших затрат ресурсов.
Однако если компания осуществляет масштабные закупки по широкой номенклатуре продукции, актуальной становится задача создания и внедрения корпоративной системы электронного снабжения. Необходимость перехода на технологии работы в рамках корпоративной системы обусловлена прежде всего экономическими расчетами. Опыт работы крупных нефтегазовых компаний показывает, что продуктивным является подход, состоящий в последовательном освоении технологии работы сначала в открытой системе, а затем - в корпоративной системе. На этапе освоения технологии работы на открытой электронной площадке пользователь может накопить первичный опыт работы с электронной системой снабжения, выявить специфические особенности и определить собственный регламент работы с поставщиками продукции, уточнить методики электронных закупок по видам номенклатуры продукции, наконец, разработать техническое задание и грамотно поставить задачу создания корпоративной системы.
Корпоративные системы обеспечивают высокую степень информационной безопасности и надежности, позволяют учитывать интересы конкретной компании, расширять функции системы в соответствии с требованиями пользователя. Относительным недостатком корпоративных систем является то обстоятельство, что поддержание баз данных в актуальном состоянии возлагается либо на пользователя, либо осуществляется самими поставщиками продукции по соглашению с пользователем корпоративной системы. Существует и третья возможность - пользоваться внешними каталогами.

Электронное снабжение

Типичный бизнес-процесс материально-технического снабжения, обозначаемый триадой "ПОТРЕБНОСТЬ - ЗАКУПКА - ПОСТАВКА", наглядно представлен на рисунке 4

Процесс закупки начинается с поиска и подбора поставщиков по номенклатуре продукции в соответствии с утвержденными потребностями. Поиск ведется либо по внутренней корпоративной справочной базе (картотеке), либо по различным каталогам, справочникам, бюллетеням, рекламным материалам и пр., в том числе доступным в электронном виде и через глобальную сеть Интернет. В электронной системе снабжения, как правило, имеется возможность поиска поставщиков заданной продукции во внутреннем или внешнем каталоге, причем в качестве внешнего каталога может выступать открытая электронная торговая площадка.
После осуществления предварительного поиска ведется коммерческая переписка с поставщиками, уточнение технических характеристик и возможных условий поставки. Далее осуществляется выбор поставщика и предконтрактная подготовка по одной из следующих основных схем:
- прямой выбор поставщика (в основном для монопольной номенклатуры продукции и продукции с особыми техническими характеристиками);
- сравнительный аналитический выбор поставщика (для не основной номенклатуры, а также для отдельных видов основной номенклатуры продукции);
- на тендерной (конкурсной) основе (в основном для отдельных видов основной номенклатуры, а также для дорогой не основной номенклатуры продукции).
Затем с поставщиком заключается договор поставки, в котором фиксируются все достигнутые договоренности, условия поставки-оплаты, цены, сроки и т.п.
Если с данным поставщиком уже имеется заключенный рамочный договор, то достаточно сформировать на его основе заказ (или спецификацию на поставку) на условиях имеющегося договора.
В электронной системе снабжения все указанные операции осуществляются в электронной форме; снабженец и поставщик взаимодействуют путем обмена электронными письмами и другими документами, а также вводят ту или иную информацию в базу данных системы через экранные формы. При этом любой документ из системы может быть распечатан и скреплен чернильными подписями и печатями.
После документального закрепления сделки, на фазе выполнения поставки, поставщик производит отгрузки продукции, при этом система электронного снабжения может позволять производить фактурирование отгрузки непосредственно в системе, что позволяет отслеживать фактические отгрузки в режиме реального времени. Заказчик также имеет возможность производить оплаты поставщику через свою систему электронного снабжения, используя доступ в систему электронных расчетов своего операционного банка. Некоторые крупные российские банки уже имеют подобный опыт работы.

Электронное снабжение

Т.В. Алесинская
Основы логистики. Функциональные области логистического управления
Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2009. 79 с.

Большинство организаций уже сегодня в той или иной форме пользуются электронным снабжением. По результатам ряда обзоров были сделаны выводы, что с начала 2000-х годов свыше 50% европейских компаний применяют этот вариант снабжения. К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относят:

· дает мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;

· создает прозрачный рынок, на котором продукты легко доступны, а условия их получения приемлемы;

· автоматизирует закупки, применяя стандартные процедуры;

· существенно снижает время, необходимое для трансакций;

· снижает затраты (как правило, на 12 –15%);

· интегрирует собственную информационную систему с аналогичными системами поставщиков.

Следует помнить, что электронное снабжение в первую очередь обеспечивает гораздо более совершенные коммуникации, однако не обязательно улучшает физический материальный поток. Основное влияние электронного снабжения сказывается не только в повышении скорости закупок, а в его действии на цепь поставок. Теперь заказчики могут покупать у многих поставщиков, географически удаленных друг от друга. Кроме того, они могут покупать непосредственно у производителей или поставщиков начального уровня, а также могут воспользоваться множеством специализированных веб-ритейлеров.

Сейчас снабжение переходит от традиционных процедур к электронным системам. Выгоды, которые несет электронное снабжение, можно разделить на две большие категории: рациональность и эффективность. Под рациональностью подразумевается снижение логистических издержек, сокращение продолжительности циклов, сокращение входного контроля, лучшая организация информации и более тесная интеграция функции снабжения с ключевыми функциями других служб компании. Эффективность подразумевает лучший контроль над цепью поставок, повышение качества закупочных решений внутри организации. Снабженческие модели индустриальной эпохи замещаются более эффективными разработками информационной эпохи, которые позволяют извлекать выгоды с обоих концов цепи «поставщик-потребитель». И все это благодаря близкому к идеальному совмещению преимуществ масштабов производства и логистики, гибких контрактов, взаимодействию поставщиков наряду с ориентированной на пользователя системой закупок.

Менеджеры должны детально разобраться в том, как действуют электронные системы снабжения нового поколения. Для этого им нужно ответить на несколько ключевых вопросов:

• Что такое текущее снабжение ресурсами и почему оно является важным для топ-менеджмента? На какие функции внутри организации ориентированы эти решения?

• Как электронные системы снабжения преобразили такие компании, как Microsoft?

• Какие понятия являются основополагающими в электронном снабжении с точки зрения покупателя и с точки зрения продавца?

• Какие выгоды несет электронное снабжение? Стоит ли оно потраченных денег?

• Какие скрытые препятствия стоят на пути внедрения электронных систем снабжения?

• Как переосмысление отношений внутри цепи снабжения проявит себя в разных отраслях?