Оценка эффективности внедрения новой системы управления закупками на предприятии

Рисунок 3.2 – Формирование системы управления закупками материальных ресурсов ОАО «НМФ»

В целях предотвращения нерационального расходования и потерь используемых ресурсов необходима оптимизация процессов закупочной деятельности. На Западе больше в ходу термин "управление цепочками поставок" (Supply Chain Management - SCM). В рамках SCM известны такие концепции, как DRP (планирование потребностей распределения), SIC (статистическое управление запасами), JIT (точно в срок), MRP (планирование материальных затрат), EDI (электронный обмен данными), FMS (гибкая производственная система), SDP (планируемая программа доставки).

Мировой опыт внедрения SCM свидетельствует, что в результате происходит существенное снижение затрат компании, в том числе сокращение складских запасов - до 20%, и сокращение закупочных цен - до 10%. Несмотря на это, в течение двух последних десятилетий основное внимание уделялось лишь процессам автоматизации проектирования и управления производством. Процессы закупок практически "выпали" из поля зрения и по-прежнему остаются наиболее ресурсоемкой, неавтоматизированной и неэффективной сферой работы организаций.

Между тем, по оценкам ведущих аналитических агентств (AMR Research, Gartner Group), потери из-за неэффективной закупочной деятельности могут составлять, в зависимости от отрасли, до 15-27% от общего объема закупок. Кроме прямых потерь у компаний при неэффективном использовании систем закупок появляются дополнительные расходы на содержание разветвленного и многоуровневого бюрократического аппарата, теряется значительная часть времени на прохождение заказа, часто дублируются и неэффективно используются материально-технические ресурсы в условиях структурной разобщенности подразделений [36, с. 22].

В качестве примера рассмотрим проект создания ЭСС (электронной системы снабжения), который готовится к запуску одним из лидеров российской промышленности – ОАО ГМК «Норильский никель». Проект по созданию и внедрению ЭСС будет частью реализации долгосрочной программы развития компании. Целью разработки ЭСС является оптимизация процесса закупочной деятельности предприятий ОАО ГМК «Норильский никель» и повышение эффективности взаимоотношений с поставщиками.

ЭСС будет создана с использованием новейших технологий, которые позволяют органично интегрировать ее с существующими и будущими автоматизированными системами, используемыми в компании.

В рамках работы над созданием концепции ЭСС для ОАО ГМК «Норильский никель» были проведены детальный анализ и исследование имеющейся системы закупок. Только после этого были сделаны соответствующие выводы по выбору оптимальной ЭСС, которая в дальнейшем повысит эффективность не только процессов закупок, но и бизнеса в целом.

ЭСС позволит эффективно вести закупки более чем по 10 000 товарным позициям.

Система предусматривает два уровня пользователей: внутренние и внешние.

Внутренними пользователями являются сотрудники компании, отвечающие за закупки. Функциональность ЭСС позволяет им выставлять заявки на приобретение материальных и технических ресурсов (МТР), проводить тендеры на закупки и так далее.

Внешние пользователи – поставщики МТР, которым система предоставляет возможность принимать заявки на поставку МТР, получать спецификации, направлять коммерческие предложения.

Для повышения привлекательности системы и удобства работы пользователей с ней будут реализованы дополнительные возможности, в том числе новостные сервисы, средства общения пользователей между собой, средства подсчета рейтингов, средства поиска, персональные сервисы пользователей.

Подход компании Ambit Systems – разработчика решения – к реализации проекта предполагает поэтапное внедрение и получение конкретного результата по окончании каждого этапа.

1) Создание рабочего прототипа (пилотной зоны), который покрывает основные процессы снабжения и позволяет вести электронные закупки по нескольким товарным группам.

2) Расширение функциональных возможностей системы и осуществление закупок по всей номенклатуре товарных позиций с одновременным вовлечением новых пользователей – как внутренних, так и внешних.

3) Создание принципиально новых сервисов (таких, как возможность проведения финансовых расчетов, страхования грузов, организации транспортировки).

Внедрение ЭСС позволит компании:

- повысить прозрачность, управляемость и оперативность процесса закупочной деятельности;

- повысить доходность за счет снижения затрат на приобретение материально-технических ресурсов;

- повысить эффективность работы с поставщиками за счет оптимизации процессов обмена и использования информации;

- снизить складские запасы за счет более эффективного учета потребностей в материально-технических ресурсах;

- оценивать эффективность процесса закупок, используя информацию в исторической ретроспективе;

- создать единый стандарт обмена данными внутри компании и с поставщиками МТР, используя современные Интернет-технологии;

- решить проблему классификации материально-технических ресурсов, то есть существенно упростить процесс поиска и заказа МТР, а в дальнейшем – и другие процессы.

Существующего опыта компании недостаточно для того, чтобы управлять поставками на быстро меняющемся конкурентном рынке.

Поэтому одним из новшеств в организации можно предложить принятие решения о необходимости использования системы и технологии, позволяющих управлять этим процессом с целью оптимизации цепочки поставок. Будет внедрена система, позволяющая контролировать спрос, управлять складскими запасами, анализировать информацию, основываясь на данных ежедневного спроса.

Ежедневно эти данные заносятся в общую базу. На их основе технология SCM позволяет делать выводы о том, где и какие акции стоит проводить для более успешных продаж, а также прогнозировать необходимые закупки товаров.

Электронные системы снабжения(№ 4 Апрель 2002 г. "Московские торги")

Электронные системы снабжения (e-procurement) являются системами электронной коммерции типа В2В и предназначены для осуществления закупочных операций в режимах on line и off line.
В их функции входит обеспечение прямого взаимодействия снабженцев с поставщиками продукции. Поставщики продукции имеют возможность хранить и поддерживать непосредственно в системе каталоги (прайс-листы) поставляемой ими продукции. Снабженцы имеют возможность выполнять операции поиска требуемой номенклатуры материально-технических ресурсов, каталожной базе поставщиков, проводить маркетинговый и конъюнктурный анализ, вести переписку, организовывать тендеры и конкурсы, проводить предконтрактную и контрактную подготовку, готовить и проводить оплаты поставщикам, вести учет хода выполнения плана поставок и т.п. Кроме того, электронная система снабжения может быть интегрирована с другими автоматизированными системами и программными продуктами, вести учет логистики и финансовых операций. Функциональная схема электронной системы снабжения представлена на рисунке 1.

Электронные системы снабжения обеспечивают поддержку этапов бизнес-процесса следующего содержания:
- сбор заявок на материально-технические ресурсы, подготовка и утверждение номенклатурных планов поставок продукции;
- проведение процедур выбора поставщиков продукции, основанных на прямом выборе, на сравнительном аналитическом выборе, на тендере (конкурсе);
- размещение и согласование заказов на материально-технические ресурсы с поставщиками продукции, предконтрактная подготовка и заключение контракта;
- учет отгрузок и поступлений продукции грузополучателям;
- учет оплат поставщикам продукции;
- ведение отчетности и осуществление контроля над ходом выполнения плана поставок продукции.
Помимо поддержания перечисленных этапов бизнес-процесса компьютерная система снабжения выполняет также сервисные функции, такие как:
- поддержка базы каталогов поставщиков продукции;
- ведение базы данных служебной информации по поставщикам продукции;
- ведение доски объявлений;
- выставление на продажу излишков, товаров, бывших в употреблении, и неликвидов;
- ведение единого классификатора материально-технических ресурсов.
Как система класса В2В электронная система снабжения может выполнять функции интегрирующего элемента между автоматизированными системами управления поставщиков и потребителей продукции.