| Операция
| Содержание работы
|
| 1
| 2
|
| Входящие документы
|
| Получение
| Варианты получения: от работников служб, осуществляющих доставку документов, руководителей или коллег; по почте или телеграфу; по каналам связи (факсу, электронной почте); через корпоративную систему документооборота.
|
| Регистрация, учет
| Внесение сведений о полученных документах в регистрационные формы (книги, журналы, карточки или электронную базу данных)
|
| Ознакомление
| Оценка информации, содержащейся в документе, для использования в дальнейшей работе
|
| Рассмотрение (резолюция)
| Оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, спросах и характере исполнения, конкретных исполнителях. Написание резолюции или подписания подготовленного проекта резолюции.
|
| Передача на исполнение
| Процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе.
Варианты передачи: непосредственно исполнителю или через курьера
|
| Копирование (размножение)
| Создание копий документов (на бумажном или электронном носителях) для обеспечения ознакомления и одновременной работы с ними необходимого круга должностных лиц
|
| Контроль за прохождением и сроками исполнения документа
| Отслеживание установленного порядка прохождения документа и его исполнения (сроков и решения вопросов по существу)
|
| Хранение документов в процессе исполнения
| Обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе исполнения документа
|
| Списание в дело
| Признание факта, что исполнение документа завершено. Помещение документа на хранение в определенное дело. Обеспечение удобства дальнейшего использования и быстрого нахождения документа
|
| Поиск
| Нахождение документа или запрашиваемых сведений о нем
|
| Исходящие и внутренние документы
|
| Составление
| Подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки
|
| Оформление
| Использование внешних элементов оформления конкретных разновидностей документов и расположение реквизитов в соответствии с установленными требованиями
|
| Согласование
| Оценка целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и т.п. Проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и представленными правами («виза» или «гриф согласования»)
|
| Подписание (утверждение)
| Проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Собственноручная подпись уполномоченного должностного лица
|
| Регистрация, учет
| Запись учетных данных о документе по установленной форме в журнале, карточке, компьютере
|
| Копирование (размножение)
| Создание копий документов (на бумажном или электронном носителях) для обеспечения ознакомления и одновременной работы с ними необходимого круга должностных лиц
|
| Передача на исполнение или отправку адресату
| Процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе.
Варианты передачи: непосредственно исполнителю или через курьера.
Способы отправки: по почте, телеграфу, факсу, электронной почте, корпоративной системе документооборота
|
| Технологическая операция
| Управление делами
| Руководство организации
| Секретарь структурного подразделения
| Руководитель структурного подразделения
| Исполнитель
| Отдел по контролю управления делами
|
 Получение документа от курьеров и почтовых работников, предварительное рассмотрение
|   
|
|
|
|
|
|
| Создание РКК на документ (регистрация и передача документа на рассмотрение)
|  
|
|
|
|
|
|
| Рассмотрение документа
| 
| 
|
|
|
|
|
| Занесение в РКК резолюции и при необходимости постановка на контроль
|   
|
|
|
|
|
|
| Передача документа в структурное подразделение
| 
|
|
|
|
|
|
| Передача документа для доклада руководителю структурного подразделения
|
|
|  
|
|
|
|
| Рассмотрение документа
|
|
|
|  
|
|
|
| Занесение в РКК резолюции руководителя структурного подразделения
|
|
|
| 
|
|
|
| Передача документа исполнителю
|
|
|
| 
|
|
|
| Исполнение документа
|
|
| 
|
|  
|
|
| Внесение в РКК сведений об исполнении документа по данным, полученным от исполнителя
|
|
|  
|
|
|  
|
| Снятие документа с контроля
| 
|
| 
|
|
|
|
| Подшивка документа в дело
|
|
| 
|
|
|
|
[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[2] ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
