Обработка исходящих документов.

Обработка входящих документов.

Операции по приему документов обычно проводят централизованно. В крупных учреждениях и организациях прием документов осуществляется службой ДОУ (экспедициями или специально выделенными сотрудниками). В организациях и фирмах, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов проводятся секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.

Прежде всего проверяется правильность доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются под расписку с указанием даты и времени приема.

Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю. Если документы получены по факту, проверяется общее количество страниц, его соответствие количеству страниц, указанному на документе. О каких-либо несоответствиях или плохом качестве переданного текста незамедлительно сообщается отправителю.

Все конверты документов, поступающих по почте вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью «Лично»: они должны без вскрытия передаваться непосредственно адресату. Однако, если количество таких документов достаточно большое, их, как правило, учитывают при первичной обработке. В этом случае дата и учетный номер проставляются на конверте.

Конверты не уничтожаются в случае необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа, т.к. они, например, могут служить доказательством поступления просроченных документов. Во всех остальных случаях конверты уничтожают.

На поступивших документах проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.

Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. Отметка о поступлении позволяет учитывать поступившие в организацию документы. Документы, полученные по факсу, имеют дату получения. Однако, на них также должна быть поставлена отметка о получении с очередными учетными номерами.

Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению и регистрации. Туда же поступают документы, адресованные на адрес организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные структурным подразделениям и не подлежащие регистрации, передаются по назначению.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. Выполнение этой операции облегчает классификатор структурных подразделений (вопросов деятельности) с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы, или приказ о распределении обязанностей между сотрудниками организации.

Предварительное рассмотрение документов и направление их на рассмотрение

Обработка документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов до передачи их на исполнение.

Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологий регистрации и общей организацией делопроизводства. В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой сроки прохождения документов от получения до исполнителя будут значительно увеличены.

Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Одной из задач, которые при этом решается, является освобождение руководителя от лишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это – распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем.

Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ или помощником руководителя направляются исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурам, подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или в копиях.

После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными.

Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнителем будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). На поступившем документе исполнителем делается отметка о производственных действиях.

Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.

Обработка исходящих документов.

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и с ответными, заключается:

Ø В подготовке проекта документа;

Ø Его оформлении и согласовании (визировании);

Ø Удостоверении;

Ø Регистрации;

Ø Отправке организации.

Исполнение документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа.

Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласование с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и Лицам (параллельное согласование). Однако, иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет создать документ в электронной форме, затем передать его для редактирования, получения заключения, визирования.

Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако, вызывают проблемы, связанные с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.

После получения на проекте документа всех виз, документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений.

После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.

Поступивший документ и копия отправленного документа с видами согласования подписываются в дело.