ОТЧЕТ О КОМАНДИРОВКЕ, ОТЧЕТ О СОЦИОЛОГИЧЕСКОМ ОПРОСЕ (ТЕСТЕ, ПРОВЕРКЕ), О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ

По определению любой отчет – это обзор прошедших событий, т. е. все виды отчетов, можно отнести к жанру ретроспекции.

Отчет – это рассказ о совершенном событии в прошедшем времени. Он относится к деловым документам, его главный признак – принадлежность к официально-деловому стилю. Отчет отличается четкостью и строгостью изложения, точностью цифр и фактов.

Отчет о командировке (поездке с деловыми целями) содержит сведения о самом процессе, о результатах поездки, о решенных и нерешенных вопросах и достигнутых соглашениях. Иногда в отчете делается анализ того, что осталось нерешенным, что подлежит дальнейшей разработке, выясняются причины этого. Изложение ведется в прошедшем времени, применяются словосочетания типа: было проверено., было изучено. и т. д. Редко в отчетах дают подробное изложение заседаний (собраний, совещаний), если это необходимо.

Если целью командировки являлось испытание оборудования, в отчете могут присутствовать всевозможные графики и формулы, необходимые для полноты отчета. В случае, когда командировка имела отрицательные результаты, отчет делается с подробным докладом и анализом причин неудачи.

Лексика, как и во всех деловых бумагах, строго ограничена определенным кругом употребления. Предложения безличные и представляют типичные для этого жанра конструкции.

Отчет о социологическом опросе должен содержать четкие данные о количестве интервьюируемых, типах вопросов и сведения, полученных в результате опроса. Чаще всего эти данные представляют в виде цифр, выражающих проценты, или их процентное содержание. Данный вид отчета выглядит более лаконично, чем отчет о командировке. В нем не должны присутствовать оценка данных и их сравнение с предыдущими.

Отчет о проделанной работе чаще всего существует на предприятиях и представляет собой обзор проведенной работы, ее результаты, числовые данные и процентное соотношение. Язык в отчетности строгий, в нем не должно присутствовать ничего, что могло бы отвлечь от основной направленности документа.

Отчеты – это, как правило, результат совместной работы коллектива, поэтому полностью отсутствует авторство, несмотря на то что подписан отчет может быть одним человеком (например, финансовым директором или начальником предприятия).

Следует обратить внимание на то, что отчеты всегда составляются по истечении событий, отсюда и название жанра – ретроспекция, т. е. рассмотрение того, что было.

ЯЗЫКОВЫЕ СРЕДСТВА И СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРИЕМЫ ЖАНРОВ РЕТРОСПЕКЦИЙ

По определению жанра ретроспекции можно определить его назначение, лексику и синтаксис. Лексика точная, замкнутая, используются устойчивые выражения типа: было проведено..., итоги исследования таковы....

Относительно всевозможных стилистических отступлений от правил и закономерностей стиля существует определенная норма, нарушение которой считается недопустимым.

Основная особенность жанра ретроспекции – это портативность. Форма написания свободная, может включать таблицы, формулы и т. д.

Иногда в жанре ретроспекции присутствуют сочинительные и подчинительные конструкции, которые выражаются сложносочиненными и сложноподчиненными предложениями, соединительными союзами и или а. Подобные конструкции уместны по форме и содержанию в свободных формах отчетности. В документах, написанных в деловом стиле, присутствие соединительных и присоединительных конструкций представляет интересное явление. Язык написания деловых документов достаточно прост, в них не принято употреблять длинные конструкции, поскольку это приводит к неоднозначному пониманию текста. Встречаются предложения с однородными членами, которые образуют сочинительное словосочетание. Однородные члены выражаются словами разных частей речи. Вместе с однородными членами предложения можно увидеть обобщающие слова, объединяющие перечисленные определения в один собирательный образ, например, миксеры, микроволновые печи, тостеры иное – товары, произведенные на предприятии. Слово «товары» будет обобщающим.

Итак, языковые средства, лексика и другие лексические приемы, предназначенные для использования в жанрах ретроспекции, более свободны и специфичны, чем в других документах официально-делового стиля. Это не просто стилистические отступления, а необходимые для данного вида документов условия. Например, любой отчет должен быть подробным и четким, чтобы не упустить каких-либо важных моментов, здесь включают перечисления, однородные члены и обобщающие слова.

Все официальные бумаги, документы, относящиеся к жанру-ретроспекции, несут в себе юридическую силу, поэтому четкость и точность их изложения должны быть максимальными.

В отчетах и обзорах присутствует еще и оценочный момент. При сравнении итогов прошедшего и настоящего делаются выводы об общих достижениях, даются объяснение неудачам. Все это требует дополнительных языковых средств, не выходящих за рамки официально-делового стиля.