Поиск данных с помощью фильтров и запросов

Создание фильтров

Фильтр - это набор условий, применяемый для отбора под­множества записей из таблицы или формы. Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части. Такой фильтр называется фильтром по выделенному. Например, нам нужно проанализировать формы контроля, проведенные определен­ным преподавателем. Для этого откроем форму ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, найдем запись, в которой в поле Фамилия записана фамилия этого преподавателя. Далее, на этом поле нажав правую кнопку мыши, вызовем контекстное меню и выполним команду Фильтр по вы­деленному. В результате фильтрации будут отобраны записи о формах контроля, проведенные преподавателем. Отменить действие фильтра можно выполнив команду Записи/Удалить фильтр либо выбрав команду Удалить фильтр в контекстном меню.

Другой тип фильтра - обычный. С его помощью можно проводить фильтрацию сразу по нескольким условиям отбора. Можно установить также фильтры «или». С их помощью можно найти записи, в которых будет обнаружено совпадение хотя бы с одним из нескольких условий отбора Обычный фильтр вызывается командой Записи/ Фильтр/ Изменить фильтр. На экране появится пустая форма, похожая на пустой лист данных с одной строкой для записи. Далее нужно щелкнуть мышью по тому полю, по которому вы хотите задать условие отбора. Появится направленная вниз стрелка. Щелкните по этой стрелке и выделите в списке то значение, которое вам нужно. Значение в поле можно просто напечатать. Можно ввести в различные поля столько условий, сколько вам нужно. Затем нажмите на кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр позволяет задавать несколько условий по каждому полю, а также сортировать отобранные записи.

Создание запросов

2.5.2.1 Запрос на выборку

С помощью запроса можно выбрать необходимые данные из нескольких взаимосвязанных таблиц. Запрос можно сохранить под определенным именем для того, чтобы использовать его в любой момент или создать на его базе форму либо отчет. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление, удаление записей, а также вычисления. Для создания запроса можно выбрать Режим конструктора или использовать Мастер запросов. Выберем объект Запрос и строку Создание запроса в режиме конструктора. В появившемся окне Добавле­ние таблицы необходимо выбрать одну или несколько таблиц, из которых будут выбираться данные, и нажать кнопку Добавить. Далее закрыть окно Добавление таблицы и в окне <Имя запроса>: запрос на выборку перенести нужные поля из таблицы в строку Поле бланка запроса. Затем надо задать условия отбора, которые записываются в соответствующие столбцы первой строки Условие отбора. Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция «и».

Например, создадим запрос для вывода списка форм контроля, прове­денных за последнюю неделю преподавателем Ивановым. (в качестве текущей даты примем 15 декабря 2005 года). Выберем строку Создание запроса в режиме конструктора. В окне Добавле­ние таблицы выберем таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, нажмем кнопку Закрыть. В следующем окне перенесем в бланк запроса из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ поле Фамилия, из таблицы ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ поле Форма контроля знаний и поле Дата два раза, т.к. у нас два условия по дате: первое Дата <15 декабря, второе Дата > 8 декабря. Снимем галочку в поле Дата в третьем столбце для того, чтобы информация о дате не выводилась на экран два раза. Окно конструктора разработанного запроса представлено на рисунке 2.2.22.

Рисунок 2.2.22 - Запрос на выборку в режиме конструктора

Для того чтобы выполнить запрос, надо нажать на панели кон­структора запросов кнопку Запуск или кнопку Вид/Режим таблицы. На экране появится окно запроса в режиме таблицы с данными из таблиц ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, отвечающими заданным условиям отбора.

Рисунок 2.2.23 - Запроса на выборку в режиме таблицы

2.5.2.2 Запрос на обновление

Позволяет обновить все записи таблицы, а не редактировать каждую запись отдельно. Допустим, у всех сотрудников, имеющих номер телефона 23-45-67, нужно заменить номер на 34-56-78. Создадим запрос на обновление.

Выберем объект Запросы и Режим конструктора создания запроса. Добавим одну таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Перенесем в бланк запроса поле Телефон. Выполним команду За­прос/Обновление. В строку Условие отбора введем старый номер, а в строку Обновление – новый номер телефона, см. рисунок 2.2.24. Щелкнем по кнопке Запуск на панели инструментов и в ответ на предложение обновить записи в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛИ щелкните по кнопке Да.

Аналогично можно составить запрос на удаление записей по заданному условию.

Рисунок 2.2.24 - Запроса на обновление в режиме конструктора

2.5.2.3 Итоговый запрос

Позволяет обобщить данные таблицы и рас­считать для определенного поля сумму, среднее, минимальное и максимальное значения. Для этих целей можно использовать Мастер простых запросов или создать запрос самостоятельно в режиме конструктора. Подсчитаем общее количество форм контроля, проведенных преподавателями. Создадим сначала базовый запрос в режиме конструктора, в который включим нужные нам поля из двух таблиц: поле Фамилия из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ и поле Дата из таблицы ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ. Сохраним запрос с именем База (см. рисунок 2.2.25).

Рисунок 2.2.25 - Базовый запрос в режиме конструктора

Затем создадим итоговый запрос. Выбрав объект Запросы, нажмем на кнопку Создать и выберем Простой запрос. В раскрывающемся списке выберем наш базовый запрос База. Нажмем на кнопку >> для того, чтобы выбрать оба поля, эти поля переместятся в правое окошко. Нажмем кнопку Далее. В следующем окне установим переключатель Итоговый и щелкнем по кнопке Итоги. Установим не­обходимый флажок, в нашем примере это Подсчет записей, нажмем на ОК, затем на кнопку Далее, выберем интервал группировки дат и в сле­дующем окне введем имя запроса и нажмем кнопку Готово, Результат см. на рисунок 2.2.26.

Рисунок 2.2.26 - Окно итогового запроса

2.5.2.4 Перекрестный запрос

Обеспечивает подведение итогов по данным из таблицы или запроса, группируя их по двум или нескольким полям. Результат представляется в виде перекрестной таблицы. В первом столбце перекрестной таблицы отображаются значения из полей базовой таблицы или запроса; количество полей для первого столбца может доходить до трех. Из значений другого поля формируются заголовки столбцов.

Например, построим перекрестный запрос для анализа форм контроля, проведенных преподавателями со студентами. Перед тем как запустить Мастер перекрестных запросов следует сформулировать базовый запрос, объединяющий нужные нам поля из разных таблиц. Ниже показан базовый запрос, который объединяет поля таблиц, см. рисунок 2.2.27.

Рисунок 2.2.27 - Базовый запрос в режиме конструктора

После создания базового запроса, который включает в себя все необходимые для перекрестного запроса поля, можно запускать Мастер перекрестных запросов. В окне базы данных выберите объект Запросы, а затем щелкните по кнопке Создать. В диалоговом окне Новый запрос дважды щелкните на строке Перекрестный запрос. На первом шаге мастера установите переключатель Запросы и в списке запросов выделите базовый запрос. Нажмите на кнопку Далее. На втором шаге мастера задайте поля для заголовков строк, выберите Фамилию преподавателя и нажмите на Далее. На следующем шаге выделите поле Фамилия студента, значения этого поля будут использоваться в качестве заголовков столбцов. На следующем шаге выберите в списке функций функцию Число, нажмите Далее, задайте имя запроса и нажмите на кнопку Готово.

Перекрестная таблица, полученная в результате, показана на рисунке 2.2.28.

Рисунок 2.2.28 - Результат выполнения перекрестного запроса.

2.6. Создание отчетов

Перед началом конструирования отчета необходимо подготовить его макет, в котором отразить состав и содержание разделов. Наиболее простой способ создания отчета - с помощью мастера. Другой способ - самостоятельное создание отчета в режиме конструктора. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

Для создания отчета в окне базы данных нужно выбрать объект Отчеты и нажать на кнопку Создать. Далее выбрать одну или несколько таблиц или запрос, из которых будут поставляться данные в отчет, и способ создания отчета. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета: заголовок, верхний и нижний колонтитулы, область данных и примечание. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Например, создадим отчет для вывода списка студентов. Выберем объект Отчеты и нажмем на кнопку Создать. В окне Новый отчет (рисунок 2.2.29) выберем Автоотчет: ленточный и таблицу СТУДЕНТЫ.

Рисунок 2.2.29 – Окно нового отчета

Для просмотра созданного отчета перейдем в режим предварительного просмотра, нажав кнопку Вид. Отчет при просмотре отразится таким, каким он будет напечатан (рисунок 2.2.30).

Рисунок 2.2.30 – Результат выполнения отчета

Перейдите в режим конструктора полученного отчета и отредактируйте поле Средний балл, удалите поле Код студента. Отредактированный отчет показан на рисунке 2.2.31.

Рисунок 2.2.31 – Результат редактирования отчета

2.7 Создание диаграмм

Диаграммы позволяют наглядно представить данные из таблиц или запросов. Диаграмму можно добавить в форму или отчет. Перед тем как запустить Мастер диаграмм, нужно убедиться в том, что в отчете или запросе имеются все данные, необходимые для создания диаграммы.

Построим диаграмму для наглядного представления количества форм контроля, проведенных преподавателями, на основании созданного нами перекрестного запроса. В окне базы данных выберем объект Формы и нажмем на кнопку Создать. В окне Новая форма выберем Диаграмма, в раскрывающемся списке выделим имя перекрестного запроса (см.рисунок 2.2.32) и нажмем кнопку ОК.

В окне мастера поместим поля Фамилия и Итого в список Поля диаграммы и нажмем на Далее. В следующем окне выберем тип диаграммы Объемная гистограмма и нажмем на Далее. В следующем окне на­жмем на кнопку Далее, а в появившемся окне наберем название диаграммы и нажмем на кнопку Готово. Для редактирования диаграммы откройте форму с диаграммой в ре­жиме конструктора и вызовите для нее контекстное меню. В кон­текстном меню выполните команду Объект Диаграм­ма/Изменить. Диаграмма, демонстрирующая количество форм контроля проведенная преподавателями, представлена на рисунке 2.2.33.

Рисунок 2.2.32 – Окно новой формы

Рисунок 2.2.33 - Построенная диаграмма.

Построенную диаграмму можно сохранить, задав ей имя.

2.8. Создание кнопочной формы

Для объединения всех разработанных объектов (таблиц, форм, запросов, отчетов) в едином диалоговом приложении создаются кнопочные формы. Кнопочная форма - это панель управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов отдельных объектов или других кнопочных форм.

Создадим главную кнопочную форму, которая будет использоваться как панель управления базы данных КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ. Вы­полним команду Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм. В появившемся окне диспетчера кнопочных форм формируется список кнопочных форм разных уровней. Для формирования элементов главной кнопочной формы нажмем кнопку Изменить. В окне диалога Изменение страницы кнопочной формы пере­именуем строку Главная кнопочная форма в приложение КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ, введя это имя в поле Название кнопочной формы.

Для формирования кнопок, обеспечивающих выполнение пользователем своих задач, нажмем кнопку Создать. На экране появится окно Изменение элемента кнопочной формы. В стро­ке Текст наберем подпись для первой кнопки, например, «Новый студент». В строке Команда выберем команду Открыть форму для добавления. В строке Форма выберем форму СТУДЕНТЫ. Аналогично можно создать другие элементы кнопочной формы, задав соответствующие подписи, команды и названия форм, запросов и отчетов. После завершения работы с диспетчером кнопочных форм в списке форм базы данных появляется Кнопочная форма. Главная кнопочная форма будет запускаться при открытии базы данных, т.к. ссылка на эту форму создается диспетчером кнопочных форм в параметрах запуска. В кнопочную форму можно вставить рисунок. Для этого нужно переключить кнопочную форму в режим конструктора. Щелкнуть на области формы правой кнопкой мыши, вызвать Контекстное меню/Свойства. В открывшемся окне свойств (рисунок 2.2.34) на закладке Макет в строке Рисунок указать путь и имя графического файла. Готовая кнопочная форма представлена на рисунке 2.2.35.

Рисунок 2.2.34 – Окно свойств кнопочной формы

Рисунок 2.2.35 - Готовая кнопочная форма

Пример выполнения работы Для вариантов 15-30

Вариант № 0 Предметная область: Бухгалтерия (учет расхода горюче-смазочных материалов).

Основные предметно-значимые сущности: Горюче-смазочные материалы, Подразделения.

Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:

-горюче-смазочные материалы – название;

-подразделения - название.

Основные требования к функциям системы:

- вывести расходы на горюче-смазочные материалы по подразделениям.