Документационное обеспечение управления. Понятие о деловой документации. Виды делового письма. Структура договора.

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности современного руководителя является официально-деловой текст – текст документов любого вида, составленных с целью управления.

Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что отдельные документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых предъявляет свои требования к оформлению и содержанию документа.

Принципиальная схема делового письма

1.Наименование организации отправителя.

3. Дата написания письма.

2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д. при этом сначала предполагается ссылка на данные получателя, после чего следует ссылка на отправителя.

4. Адрес получателя письма. Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает ваш корреспондент, осведомлена о его местонахождении, то вы можете письмо просто послать на адрес фирмы. Употребив выражение «Careof или С/О», т.е. «на попечение».

5. Указание на конкретное лицо. Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой фирме. В том случае употребляется выражение «AttentionofMr.…», то есть «Внимание г-на…»

6. Вступительное обращение.

7. Указание на общее содержание письма, то есть тема письма.

8. Основной текст письма.

9. Заключительная формула вежливости.

ИЛИ

9. Заключительная формула вежливости.

                                                                      10. Подпись.

10.Подпись.

Виды делового письма.

1. Инициативное письмо.

2. Ответное письмо.

3. Сопроводительное письмо.

4. Письмо-приглашение.

5. Письмо-извещение.

6. Письмо-подтверждение.

7. Гарантийное письмо.

8. Докладная записка.

9. Приказ а) По основной деятельности; б) По личному составу

10. Письмо информационно-рекламного характера.

Структура договора.

Договором является документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров. Разновидности: договор поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д.

Обязательные элементы договора:

1)       Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения.

2)       Предмет договора: обязательно указывается, что именно является общей целью договора.

3)       Обязательства сторон: четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя стороны.

4)       Финансовые взаимоотношения: записываются условия оплаты выполненных по договору работ.

5)       Ответственность сторон: распределяется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей обязательства (условия договора).

6)       Форс-мажор: прекращение выполнения договора без ответственности за это при действии обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, терроризм, объявление войны).

7)       Прочие условия договора: срок действия договора, количество экземпляров документа, которые имеют юридическую силу. Порядок продления, дополнения, досрочного расторжения договора. Порядок внесения изменений.

8)       Юридические адреса и подписи сторон: почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических сторон), подписи лиц, указанных в первой части договора. Печати организаций (лиц), вступивших в договор.