Контроль в деятельности служб и организаций библиотечно-информационной сферы

Правовые нормы защиты информации и обеспечения права граждан на свободу доступа к информационным ресурсам

Информационное законодательство – это совокупность правовых норм и актов, регулирующих отношения, связанные с производством, сбором, обработкой, хранением, распространением и использованием информационных ресурсов, с созданием и применением средств информатизации и коммуникации в процессе информатизации общества, а также отношения, по управлению и обеспечению обращения информационных ресурсов в информационных системах и сетях.

Основной объем информационных прав и свобод содержится в ст. 29 ч. 4 Конституции РФ. Согласно этой статье, каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Право свободного поиска и получения информации означает право каждого обращаться к органам государственной власти, общественным объединениям, органам и организациям, частным фирмам, другим структурам по вопросам, затрагивающим основные права и свободы, а также для получения у них запрашиваемой информации.

Право передавать информацию означает право свободного обмена информацией каждого с каждым.

Право производить и распространять информацию означает свободу каждого на творчество и интеллектуальную деятельность, сопровождаемую созданием новой или производной информации, а также на свободу широкого распространения произведенной информации всеми законными способами.

Среди правовых актов федеральных органов главное место, после Конституции РФ, занимают федеральные законы РФ. Они обладают высшей юридической силой, регулируют наиболее важные, основополагающие отношения и содержат информационно-правовые нормы исходного характера, которые рассчитаны на постоянное либо длительное действие.

Базовым документом, задающим принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, является Федеральный закон (ФЗ) от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральным законом 2006 г. регулируются отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

В Законе нашли отражение вопросы, связанные, в частности, с правомочиями обладателя информации (ст. 6), правом на доступ к информации (ст. 8), ограничением доступа к информации (ст. 9), распространением информации или ее предоставлением (ст. 10), документированием информации (ст. 11), государственным регулированием отношений в сфере применения информационных технологий (ст. 12), структурой и построением информационных систем (ст. 13, 14), использованием информационно-телекоммуникационных систем (ст. 15), защитой информации (ст. 16), ответственностью за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации (ст. 17).

Статья 8. Право на доступ к информации (ФЗ «Об информации…)

1. Граждане (физические лица) и организации (юридические лица) вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.

2. Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы.

3. Организация имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с указанными органами при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности.

4. Не может быть ограничен доступ к:

1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

2) информации о состоянии окружающей среды;

3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

5. Государственные органы и органы местного самоуправления обязаны обеспечивать доступ, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, к информации о своей деятельности на русском языке и государственном языке соответствующей республики в составе Российской Федерации в соответствии с федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Лицо, желающее получить доступ к такой информации, не обязано обосновывать необходимость ее получения.

6. Решения и действия (бездействие) государственных органов и органов местного самоуправления, общественных объединений, должностных лиц, нарушающие право на доступ к информации, могут быть обжалованы в вышестоящий орган или вышестоящему должностному лицу либо в суд.

7. В случае, если в результате неправомерного отказа в доступе к информации, несвоевременного ее предоставления, предоставления заведомо недостоверной или не соответствующей содержанию запроса информации были причинены убытки, такие убытки подлежат возмещению в соответствии с гражданским законодательством.

8. Предоставляется бесплатно информация:

1) о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, размещенная такими органами в информационно-телекоммуникационных сетях;

2) затрагивающая права и установленные законодательством Российской Федерации обязанности заинтересованного лица;

3) иная установленная законом информация.

9. Установление платы за предоставление государственным органом или органом местного самоуправления информации о своей деятельности возможно только в случаях и на условиях, которые установлены федеральными законами.

Стратегическая программа как продукт стратегического планирования

Стратегическое планирование – это процесс обоснования руководством основных целей организации и системы важнейших мероприятий, решений и действий для осуществления миссии организации, достижения ее целей.

Стратегическое управление – это процесс оценки «что мы такое», а также решение и осуществление того, «чем мы хотим быть и как мы хотим сделать это». Стратегия описывает, как организация с имеющимися у нее ресурсами собирается конкурировать в настоящих и будущих условиях.

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Общий стратегический план следует рассматривать как программу, направляющую деятельность фирмы в течение продолжительного периода времени, с учетом постоянных корректировок в связи с постоянно меняющейся деловой и социальной обстановкой.

Таким образом, стратегическая программа является тактическим продуктом стратегического планирования.

 Стратегическая программа –разрабатывается по результатам стратегического анализа в соответствии с принятой стратегией развития и учетом ресурсных возможностей фирмы. Стратегическая программа (или программа развития) обычно представляет собой набор следующих разделов:

1. Определение целей и задач программы

· Соответствие стратегическим целям региона

· Согласование с национальными и межрегиональными приоритетами (приоритетами округа)

2. Планирование

· Отбор и ранжирование проектов в соответствии со стратегическими целями и критериями эффективности и реализуемости

3. Финансирование

· Формирование механизмов финансирования (бюджетные и внебюджетные средства)

· Оценка финансовых и операционных рисков

4. Управление реализацией программы

· Обеспечение квалифицированного управления проектами

· Система целей и показателей эффективности деятельности уполномоченной структуры

· Программа и план деятельности уполномоченной структуры

· Выход из проектов

5. Оценка результатов реализации программы

· Система оценки результатов реализации проектов и мероприятий

· Мониторинг процесса реализации проектов

6. Накопление полученного опыта

· Анализ опыта реализации проектов

· Создание баз данных хода реализации проектов

· Формирование лучшей практики реализации проектов

· Анализ ошибок

· Повышение компетенций

· Формирование учебных курсов по разработке и реализации программ

По существу каждый из них представляет последовательность шагов, которые фирма должна предпринять для того, чтобы добиться реализации поставленных стратегических целей.

Этапы текущего планирования

Текущее, или оперативное, планирование – это то, чем ежедневно занимается менеджер на предприятии. К нему относится планирование работы предприятия на небольшой промежуток времени. Это может быть как день, так и месяц, квартал, полугодие и даже год. Это зависит от стратегических и тактических целей предприятия.

Процесс текущего, или оперативного, планирования состоит из нескольких стадий:

· выявление проблемы;

· определение возможных действий;

· предварительный выбор одного из определенных возможных действий;

· анализ возможных последствий;

· окончательный выбор действия.

Причем менеджер должен уметь видеть не только текущий момент, но и предвидеть влияние решения на будущий временной период.

Он должен уметь составлять стратегические планы, организовывать тактическое планирование и заниматься текущим планированием.

Контроль в деятельности служб и организаций библиотечно-информационной сферы

Сущность контроля

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация.

Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность

организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о:

· фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;

· разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

КОНТРОЛЬ – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Это элемент стратегического управления, который направлен на то, чтобы надежно обеспечить выполнение поставленных целей.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ.

Важность контроля продиктована факторами:

·  Снимает неопределенность во всех управленческих действиях.

· Предупреждение возникновения кризисных ситуаций..

· Поддержание успеха

    Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру (американский учёный австрийского происхождения; экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века) заявить: «Контроль и определение направления – это синонимы».

Фирмышироко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются, изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля.

Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль – децентрализации.

Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества, как самостоятельности подразделений, так и эффективного

руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом.

Таким образом,

Контроль –процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, информация (отчетность), руководство (менеджмент)

Контроль (внутренний и внешний) осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) -это контроль лицами, независящими от процесса.

3. Виды контроля

контрольный трезубец, который включает следующие виды контроля: предварительный, текущий, заключительный контроль (см. вопрос № 45).

Классификация контроля

Чтобы правильно представлять классификацию контроля, надо определиться со следующими зависимостями:

· Какова форма контроля

· кто осуществляет контроль(кто субъект контроля)

1.Государственный (финансовый) контроль – это контроль за законностью действий в области образования и использования денежных средств государства и субъектов местного самоуправления в целях эффективного социально-экономического развития страны и отдельных регионов.

Финансовый контроль включает в себя: контроль за исполнением федерального бюджета; бюджетов субъектов Российской Федерации; бюджетов внебюджетных фондов; контроль за состоянием внешнего и внутреннего долга; государственных резервов.

По характеру субъектов контроля: различают внешний и внутренний.

Внутрихозяйственный контроль. Осуществляется внутри организации отделами, службами. Он защищает интересы предприятия и его коллектива от злоупотребления и обеспечивает повышение эффективности его хозяйственной деятельности. Задача этого контроля систематизированное и повседневное наблюдение за использованием всех видов ресурсов Например, внутрибиблиотечный контроль, который включает в себя учет, анализ, регулирование библиотечных процессов

Внутриведомственный контроль

Его осуществляет Министерства. Ведомства, департаменты, комитеты в отношении подведомтсвенных организаций. Осуществляет контрольно-ревизионное управление(КРУ) министерства и ведомств.

Функциями которых явл:

1.всесторонняя проверка состояния подведомств организаций

2.контроль за сохранностью ресурсов

3.выявление хозяйственных и финансовых нарушений

4.контроль за правильностью постановки учета и отчетности

5.выявление внутрихозяйственных резервов поышения эффективности производства

Внешний – Вневедомственный Контроль.

Он осуществляется министерствами в отношении различных организаций в виде ревизий производственно-хозяйственной деятельности

По охвату проверкой и обследованием: полный и частичный. Существенный эффект имеют сквозные проверки, когда по единой тематической программе проверяется ряд библиотек по признаку их однотипности или взаимосвязи.

По методу проверки документов: сплошные и выборочные проверки Выборочность осуществляется в двух формах: либо проверяются все документы за отдельные месяцы или годы, либо в пределах месяца смотрятся часть документов. Сплошной проверке подвергаются как правило уязвимые операции – кассовые, банковские.

По времени проведения: предварительный ( до совершения задания или операции): текущий, последовательный.

По источникам информации: документальный и фактический(инвентаризация).

По цели: выделяют правовой и независимый аудиторский контроль.

Правой контроль осуществляется в интересах всего общества проводится правоохранительными органами в форме ревизий, судебно-бухгалтерской экспертизы и других проверок.

имеет виды:

1.Ревизия – это система контрольных действий, осуществляемая по заданию руководителя выше стоящей организации налоговых и других органов. В ходе ревизии устанавливается законность, целесообразность, достоверность совершённых операций, а также действий должностных лиц, участвующих в операциях.

2.Тематическая проверка – изучение одной из сторон финансово-хозяйственной деятельности предприятия (сохранность материалов)

3.Следствие – процессуальные действия, в ходе которых устанавливается виновность отдельных лиц

4.Служебное расследование – ведётся по инициативе руководителя предприятия. Поводом является факты злоупотреблений должностных лиц

5.Специализизируемый контроль – Осуществляет проверку соблюдения уставов, порядка организации и ведения тех или иных хозяйственных операций входящих в их компетенцию

6. Общественный контроль – реализуется на основе общественных институтов и законах, обязывающих органы исполнительной власти предоставлять информацию всем заинтересованным лицам. Деятельность общественного контроля базируется на информации предоставляемой органами ГОСКОСТАТА. СМИ и т.д.

Независимый аудиторский контрольпреследует интересы участников библиотечного процесса (банков, поставщиков, потребителей) посредством проверки достоверности учета, отчетных данных, финансовой устойчивости

В единой системе контроля выделяют внешний и внутренний виды контроля.

Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственной деятельности, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля_.

Внешний и внутренний контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Но наряду с этим между внешним и внутренним контролем имеются существенные различия по ниже перечисленным аспектам:

1. Обязательность контроля

Внутренний контроль обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности.

2. Пользователи информации

Потребителями информации, являющейся результатом независимого внешнего контроля, являются внешние пользователи. Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, – для руководителей и менеджеров организации,

3. Свобода выбора

Независимый внешний аудит основан на общепринятых нормах – стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким образом, внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием.

4. Объекты изучения

Объектами внешнего аудита являются структурные подразделения, финансовая деятельность предприятия, бухгалтерская отчетность. При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия:

5. Интеграция объектов изучения

При внешнем аудите хозяйственная деятельность предприятия воспринимается как единое целое. При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы.

6. Периодичность контроля

Обязательный внешний контроль, осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится, как; правило, не чаще одного раза в год. Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля – целесообразность и экономичность,

7. Степень открытости информации

Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь может ознакомиться с аудиторским заключением. Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер.

Этапы контроля

В процессе контроля различают три основных этапа:

· определение показателей и выработка стандартов и критериев;

· сопоставление с ними реальных результатов;

· принятие необходимых регулирующих (корректирующих) действий.

Менеджер должен уметь реализовывать на каждом этапе комплекс различных мер.

Выработка или определение показателей стандартов и критериев
Например, обеспечение стандартизации процессов в информационно-коммуникационных системах ИАСлужбы предполагает стандартизацию в областях: сбор метаданных, сетевые стандарты и форматы файла, контекстные связи и т.п. А в библиотеке –  в качестве стандарта могут быть плановые показатели – увеличение цифры книгообеспеченности, или обращаемости и т.п.

Первому этапу в едином процессе контроля принадлежит важное место, так как обеспечивает аналитическую составляющую контроля, выработку критериев оценки, благодаря чему контроль обретает объективность и результативность.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами – это второй этап контроля. На этом этапе проводится оценка соответствия реальных результатов установленных стандартам. Она служит основой для конкретных действий. Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. Необходимо определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность, осуществляемая на этом этапе контроля, является наиболее значимой.

Первой стадией этого второго этапа является определение масштаба допустимых отклонении и принцип исключения.

Второй стадией этого этапа сопоставления является измерение результатов – самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты.

Третьей стадией этого этапа является передача и распространение информации, которые играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Четвертой, заключительной, стадией этого этапа является оценка информации о результатах.

Принятие необходимых корректирующих действий – это третий этап контроля,вступающий в силу после того, как менеджер вынесет оценку создавшейся ситуации. На этом этапе менеджер выбирает одну из трех линий поведения: 1)ничего не предпринимать, 2)устранить отклонение или 3)пересмотреть стандарты.

Таким образом, в процессе контроля есть три четко различимых аспекта:
> выработка стандартов и критериев,

> измерение настоящих результатов деятельности,

> сопоставление с ними реальных результатов и плановых.

Затем следует принятие необходимых корректирующих действий.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, но может и вызвать непреднамеренные срывы в поведении людей.

Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на удовлетворение требований контроля, а не на достижение поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

5. Характеристики эффективного контроля:

 Достижение эффективного контроля – главная цель.

Эффективный контроль имеет следующие характеристики:
1. Стратегическая направленность, т.е. отражение и поддержание общих приоритетов организации.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.

3. Соответствие делу. Для того, чтобы быть  эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

5.Гибкость. Контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее. Как правило, наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых от предназначен.

7. Экономичность. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.