Автоматическая нумерация объектов

Кафедра иностранных языков и межъязыковых коммуникаций

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой

___________ ___________

«____» _____________ 2016 г.

Планы практических занятий

по дисциплине

«Компьютерные технологии в науке и образовании»

по направлению подготовки

Музеология и охрана объектов культурного и природного наследия

Магистерская программа «Историческая музеология»

квалификация (степень) выпускника

«магистр»

Факультет «Музыкального искусства и социокультурной деятельности»

Рассмотрено и одобрено

на заседании кафедры

протокол № __ от _____

Автор-составитель: доц. И. Г. Матросова

Симферополь – 2016

План

Практическогозанятия № 1

Тема занятий:Использование MSWord для подготовки научных документов

Цели занятия: освоить средства MSWord для автоматизации форматирования документов.

Время: 2 часа

Вопросы (задачи):

1. Ознакомиться со справочными сведениями;

2. Получить у преподавателя и выполнить индивидуальное задание;

3. Составить и представить преподавателю отчет о работе.

Методика выполнения

Справочные сведения

Научные документы – статьи, отчеты, доклады, рефераты, пояснительные записки и диссертации – оформляются в соответствии с различными государственными, отраслевыми и корпоративными стандартами. К их внешнему виду предъявляются жесткие требования. MicrosoftWord предоставляет целый ряд средств, позволяющих автоматизировать оформительскую работу в научных документах. Особенно ощутимым становится выигрыш от использования автоматизации форматирования при подготовке больших документов –текстов диссертаций.

К средствам автоматизации форматирования документов относятся:

· Автоматическая нумерация страниц и колонтитулы;

· Стили форматирования текста;

· Автоматическая генерация оглавления;

· Автоматическая нумерация различных объектов (таблиц, рисунков и т.п.);

· Сноски;

· Перекрестные ссылки.

Автоматизировать сам процесс форматирования текста (т.е. работу оператора) позволяют:

· Записываемые макросы;

· Назначение сочетаний клавиш встроенным командам и записанным макросам;

· Пользовательские панели инструментов и меню.

Автоматическая нумерация страниц и колонтитулы

Ручная нумерация страниц в документах MS Word – т.е. проставление номеров страниц вручную на каждой странице – не только непродуктивна, но и недопустима, поскольку при внесении изменений в текст (добавлении или удалении строк или абзацев) или изменении форматирования текста проставленные вручную номера страниц могут оказаться не внизу или вверху страницы, а посередине. По этой причине для нумерации страниц используются автоматические средства.

Автонумерация страниц включается командой «ВставкаèНомера страниц». После задания всех необходимых параметров MS Word вставляет в документ колонтитул, внутри которого находится поле с кодом {PAGE}. На каждой следующей странице это поле заменяется на номер соответствующей таблицы. Войдя в режим редактирования колонтитулов («ВидèКолонтитулы»), можно изменить форматирование номера страницы, а также добавить необходимые элементы, например, сделать номер страниц таким: «- 6 -».

Кнопка «Формат» в диалоговом окне «Номера страниц» позволяет добавить к номеру страницы еще и номер текущей главы или раздела документа. Номер или название текущей главы берется из ближайшего предыдущего абзаца, имеющего стиль Заголовок 1 или другой выбранный. (Для того, чтобы это средство работало, необходимо использовать стили при оформлении заголовков, см. ниже.)

Стили текста

Стили используются для массового форматирования текста. Например, в научном документе могут многократно встречаться фрагменты текста, требующие одинакового форматирования, скажем, выдержки из текста программ. Тогда можно создать стиль с названием «Исходный текст» и назначить ему соответствующее форматирование. Когда стиль создан, его можно «применить» к какому-либо тексту (или назначить тексту), и тогда этот текст будет отформатирован так, как задано в стиле.

Таким образом, можно сказать, что стиль – это именованный набор атрибутов текста (шрифт, размер, начертание, выравнивание, отступы и интервалы и пр.), который может быть назначен тексту.

Использование стилей приносит следующие преимущества:

1. Экономит время, затрачиваемое на повторное форматирование схожих по смыслу фрагментов текста;

2. Гарантирует, что все схожие по смыслу фрагменты текста будут отформатированы одинаково;

3. Позволяет быстро изменить форматирование всех фрагментов текста, которым назначен некоторый стиль, путем внесения изменений в этот стиль.

Даже если весь текст научного документа может быть отформатирован одним стилем, заголовки всегда полезно оформлять специальными стилями. Использование стилей для форматирования заголовков позволяет:

1. Автоматически генерировать оглавление (содержание) с номерами страниц и обновлять его после внесения изменений в документ;

2. Использовать названия и/или номера глав (разделов) в номерах страниц (колонтитулах);

3. Использовать перекрестные ссылки внутри документа (см. ниже);

4. Использовать автоматическую многоуровневую нумерацию заголовков.

Однако, чтобы воспользоваться этими преимуществами, необходимо использовать встроенные стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. (форматирование которых может быть произвольно изменено). Для основного текста научного документа рекомендуется использовать стиль Обычный.

Для назначения стиля некоторому фрагменту текста его необходимо выделить и затем выбрать нужный стиль в выпадающем списке «Стиль» на панели инструментов «Форматирование». Для внесения изменений в стиль используется команда «ФорматèСтиль». После изменения стиля весь текст, отмеченный этим стилем, также изменит свое форматирование.

Назначение стиля тексту не препятствует изменению, например, размера вопреки заданному в стиле. Однако в этом случае изменение размера в стиле не повлечет изменения размера в этом тексте. Поэтому такой возможностью рекомендуется пользоваться осторожно.

Для стилей заголовков установлен флажок «не отрывать от следующего» в параметрах абзаца, благодаря чему гарантируется, что заголовок никогда не окажется в самом низу страницы оторванным от следующего за ним текста. Если требуется установить промежуток между заголовком и следующим за ним текстом, это можно сделать с помощью интервала после абзаца, а не за счет добавления пустой строки после заголовка.

Автоматическая генерация оглавления

Если в документе используются стили заголовков Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д., то MS Word позволяет автоматически сгенерировать оглавление и вставить его в произвольное место – туда, где установлен курсор. Это делается с помощью команды «ВставкаèОглавление и указатели».

В сгенерированное оглавление полностью копируется текст каждого заголовка, включая автоматическую нумерацию, если таковая была установлена. Контекстное меню оглавления содержит команду «Обновить поле», которая позволяет обновить оглавление полностью (т.е., по сути дела, сгенерировать его заново), либо обновить только номера страниц. Рекомендуется обновлять номера страниц перед печатью документа, хотя обычно это делается автоматически.

Автоматическая нумерация объектов

MS Word позволяет автоматически нумеровать рисунки, таблицы и формулы. Для этого служит команда «Название» из контекстного меню рисунки или из меню «Вставка». Автоматическая нумерация дает следующие преимущества:

1. При изменении документа (добавлении новых рисунков между существующими или изменении порядка следования рисунков) все номера автоматически приводятся в соответствие с новым порядком;

2. Появляется возможность вставлять перекрестные ссылки на эти объекты (см. ниже);

3. Появляется возможность автоматически генерировать списки рисунков/таб­лиц/формул.

Сноски

Практически любой научный документ содержит сноски (краткие примечания в конце страницы) или ссылки на список литературы (обычно содержится в конце документа). MS Word имеет средства для автоматизации создания ссылок обоих типов. Для этого предназначена команда «ВставкаèСноска».

Для удаления сноски необходимо удалить ее номер из основного текста на странице.

Для редактирования текста сноски можно либо перейти к концу страницы, где сноска отображена, либо сделать двойной щелчок по номеру сноски в основном тексте.

Форматирование номера сноски в основном тексте определяется стилем «Знак сноски».

Перекрестные ссылки

Перекрестные ссылки позволяют ссылаться на определенные объекты в документе. При изменении положения ссылочного объекта перекрестная ссылка автоматически приводится в соответствие.

Использование перекрестных ссылок полезно для упоминания формул, рисунков, разделов (имеющих заголовок, оформленный заголовочным стилем).

Ссылочными объектами могут быть:

· Заголовки;

· Закладки;

· Формулы;

· Рисунки;

· Таблицы;

· Подстраничные и концевые сноски.

Закладка как ссылочный объект позволяет ссылаться на произвольное место в тексте. Для этого необходимо предварительно определить закладку, а затем вставить ссылку на нее.

Ссылка может включать в себя:

· Название объекта (заголовка, закладки, рисунка, таблицы, формулы);

· Номер объекта;

· Номер страницы, на которой расположен объект;

· Обозначение «выше/ниже» относительно позиции ссылки;

· а также некоторые другие.

Возможна комбинация нескольких обозначений ссылки для создания ссылок такого, например, вида: см. выше, п. 1.4.Автоматическая нумерация объектов.

При изменении положения ссылки относительно ссылочного объекта изменяется обозначение ссылки. Также, если изменяется название ссылочного объекта, обозначение ссылки меняется соответствующим образом.

Записываемые макросы

Команда «СервисèМакросèНачать запись» позволяет записать под определенным именем последовательность действий пользователя. Затем эту именованную последовательность действий можно воспроизвести. Это может быть полезно, если при форматировании текста возникает многократно повторяемая последовательность действий.