Управление своим временем и нагрузкой

Управление своим временем и нагрузкой является одним из важнейших в деятельности энергоменеджера. Имеется достаточно рекомендаций на эту тему.

    Рассмотрим какие типичные проблемы стоят на пути эффективного управления своим временем и нагрузкой.

    Откладывание работы - откладываемая работа, накапливаясь, день ото дня, из недели в неделю, оставляет энергоменеджеру все меньше времени для ее выполнения к определенному сроку. Один из путей решения - выделить один час в день и посвящать его именно той работе, которую хотелось бы отложить.

    Неумение передавать часть обязанностей подчиненному - неэффективное делегирование полномочий. Эффективный энергоменеджер развивает способности сотрудников через делегирование полномочий. Переда полномочий подчиненным один из способов усиления влияния, власти энергоменеджера.

    Неумение справляться с канцелярской работой. В этом случае, например, немного времени, потраченного на сортировку документов, бумаг, поможет сэкономить гораздо больше времени, которое уйдет на поиск требуемого в какой-то момент времени документа.

    Проведение ненужных собраний. Время на проведение собраний должно быть эффективно использовано за счет знания и понимания обсуждаемых вопросов, хорошей подготовки участников собрания. Неотъемлемой частью опыта работы хорошего энергоменеджера является умение проводить результативные собрания.

    Неумение расставлять приоритеты. Энергоменеджер должен правильно ставить цели и задачи для каждого подразделения, коллектива, работника.

    Для эффективного осуществления менеджерских функций (предвидение, прогнозирование, планирование, организация, распорядительство, руководство, контроль) энергоменеджер должен уметь управлять собой, т.е. осуществлять личный менеджмент, основополагающей составляющей которого является экономизация действий и приемов деятельности.

    В целях экономизации действий и приемов деятельности энергоменеджеру целесообразно использовать следующие рекомендации:

    Ориентироваться на выполнение самой важной на текущиймомент работы. Определив действительно важные задачи, энергоменеджер планирует их на наиболее продуктивное время (зачастую, первая половина дня). Те работы, которые делаются лучше всего, отработана методика их выполнения, рекомендуется планировать на наименее продуктивное время. При выполнении работы рекомендуется входить в нее постепенно и систематически увеличивать свои усилия. Работа должна быть равномерной и ритмичной. Следует отрабатывать привычку последовательности и системы в работе - от меньшего к большему, от простого к сложному, от легкого к трудному. Полезно завести блокнот, календарь, дневник или журнал для оперативных записей, памяток и т.п.

    Составлять бюджет личного времени и эффективно управлять им.

Эффективное управление своим временем невозможно без планирования его распределения. Планы должны включать выполнение поставленных задач, с анализом возможных помех и путей их преодоления. В конце планируемого срока требуется анализ выполнения планов, в т.ч. израсходованного времени.

    Планируя работу на день, энергоменеджеру следует определить:

- кому и какие поручения дать (с указанием срока выполнения);

- список лиц, с которыми требуется переговорить;

- где побывать, что обсудить, проконтролировать;

- время для бесед, собраний, совещаний.

    Планируя личную деятельность, энергоменеджер должен составлять планы с учетом календарного плана мероприятий вышестоящего руководства, планов работы параллельных отделов и служб.

    Минимизировать вмешательство (интервенцию) в процесс работы подчиненных, в выполнение ими своих задач. Этот процесс обоюдоострый. Если подчиненные постоянно стремятся привлечь энергоменеджера в процесс выполнения их задач, то следует приучить их быть готовыми ответить на вопросы:

- В чем суть проблемы, вопроса,?

- Какие препятствия для их решения?

- Что, по их мнению, должно устранить эти препятствия?

- Что конкретно они предлагают?

- Почему?

- Кто будет затронут реализацией этих действий?

    Ограничить количество решений практическими вопросами. Не отвлекаться от исполнения своих обязанностей на решение любых возникающих задач.

    Использовать средства оргтехники для повышения эффективности труда. Для этого нужно оценить уровень применения и использования в работе приборов, устройств, машин, от сшивателей, дыроколов, авторучек, точилок для карандашей, до диктофонов, факсов, копировально-множительной техники, персональных компьютеров.