Тема 9. Разработка, внедрение и ведение УСД

Тематика курса «Информационное обеспечение управления»

Тема 1. Введение в дисциплину: основные понятия, терминология

Источники и литература по курсу. Информационные проблемы организации управления. Соотношение функций управления и информационных процессов, обеспечивающих эти функции. Соотношение понятий «информация» и «управление». Взаимосвязь функций управления, систем документации, систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ТЭСИ) и технологических процессов информационного обеспечения управления. Задачи комплексного совершенствования информационного обеспечения управления в условиях новых информационных технологий. Необходимость гармонизации информационной системы Российской Федерации с международными и зарубежными информационными системами. Терминология курса. Структура курса. Место курса среди документоведческих, архивоведческих, информационных и технических дисциплин.

Тема 2. Предмет, задачи и назначение курса «Информационное обеспечение управления»

Роль информации в управлении. Общая классификация видов информации, используемой в аппарате управления. Документированная и бездокументная информация. Понятие системы документации. Функциональные и корпоративные системы документации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. об информации как важнейшем виде ресурсов. Новый Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. Информация как стратегический ресурс. Информационное общество. Информационные войны как явление цивилизации. Классификация документированной информации по категориям доступа. Потоки информации и их структура. Абсолютные, действительные и фактически удовлетворяемые информационные потребности. Свойства информации и их роль в управленческой коммуникации.

Тема 3. Структура информационного обеспечения управления

Назначение и особенности отдельных составных частей информационного обеспечения управления: систем документации; систем классификации и кодирования ТЭСИ, систем обработки, хранения и поиска управленческой информации. Информационная взаимосвязь систем документации и классификаторов ТЭСИ. Информационная система как организационная форма реализации информационного обеспечения управления. Коммуникации как среда реализации информационного обеспечения управления. Формальные и неформальные коммуникации.

Традиционное и автоматизированное информационное обеспечение управления. Понятие и состав информационного обеспечения автоматизированных систем (ИО АС) обработки данных. Информационные базы и банки данных. Внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение управления. Влияние новых информационных технологий на состав и процессы информационного обеспечения управления.

Тема 4. История и становление международной стандартизации

Понятие стандарта. Стандарты как один из видов технической документации. Древнейшие стандарты. Стандарты Средневековья и Нового времени. Стандартизация и война. Стандарты в системе измерений. Антропометричность и субъективность первых единиц измерения. Первые попытки преодоления субъективности и введения объективных единиц измерения. Попытки введения национальных систем стандартизации в развитых странах в начале XX века. Начало международной стандартизации. Международная метрическая конвенция 1875 г. Научный подход к системе измерений. Образование и начало деятельности Международной ассоциации по стандартизации (ИСА) и Международной организации по стандартизации (ИСО).

Международные организации по стандартизации ИСО (ISO); МЭК (Международная электротехническая комиссия); МСЭ (Международный союз электросвязи); СЕН (Европейский комитет по стандартизации); МБМВ (Международное бюро мер и весов) и другие. Краткая история их создания, цели, задачи и сферы их деятельности. Взаимодействие международных организаций по стандартизации между собой.

Тема 5. История отечественной стандартизации

Стандарты в России XVI – начала XX вв. Советский период в истории отечественной стандартизации – начало формирования стандартизации современной России. Существенные отличия нового периода стандартизации от дореволюционного периода. Довоенная стандартизация (1917 – 1941 гг.). Проблемы научной организации труда (НОТ) и советская стандартизация. Стандарты периода Великой Отечественной войны. Советская стандартизация во второй половине 1940-х – конце 1980-х гг. Современный период в истории отечественной стандартизации. Деятельность Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарта РФ). Федеральный закон «О стандартизации» 1993 г. и изменение подхода к обязательности применения стандартов. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. как базовый нормативный акт в области современной отечественной стандартизации. Основное содержание Федерального закона «О техническом регулировании»: понятия в области стандартизации, цели, задачи, основные принципы современной отечественной стандартизации, документы в области стандартизации и т.п.

Тема 6. Государственная система стандартизации Российской Федерации (ГСС РФ)

Комплексные системы стандартов в РФ (ГСС, ЕСКК ТЭСИ, УСД, ЕСКД, СИБИД и другие). Состав и назначение стандартов Государственной системы стандартизации Российской Федерации (ГСС РФ). Методы стандартизации. Категории нормативных документов по стандартизации. Органы и службы стандартизации. Информационное обеспечение деятельности по стандартизации в РФ.

Тема 7. Унифицированные системы документации (УСД) и унифицированные формы документов (УФД)

Понятие унификации, соотношение с понятием стандартизации. Нормативно-методическая база для проведения унификации документов. История разработки и состав унифицированных систем документации (УСД), используемых в аппарате управления. Определение УСД. Цели и задачи создания УСД. Структура УСД. ЕГСД–1973 (Единая государственная система делопроизводства). Современное состояние унифицированных систем документации. Девять унифицированных систем документации.

Понятие унифицированной формы документов (УФД). УФД как результат унификации и последующего нормативного закрепления. Структура и назначение УФД. История создания УФД. Категории УФД. Общероссийские унифицированные формы документов в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД).

Тема 8. Задачи, принципы и методы унификации документов. Машиноориентация управленческих документов

Цели и задачи унификации документов управления. Направления, принципы и методы унификации документов. Использование классификаторов ТЭСИ при проведении унификации документов. Табель и Альбом форм документов: их назначение и роль в информационном обеспечении управления. Автоматизация обработки документной информации. Машиноориентация управленческих документов. Перфокарты и перфоленты. Признаки машиноориентации. Машиночитаемые документы. Унификация текстов управленческих документов.

Тема 9. Разработка, внедрение и ведение УСД

Состав органов, участвующих в разработке УСД. Правила по стандартизации ПР 50–733–93 и ПР 50.1.019–2000 о стадиях разработки УСД. Состав исходных данных для разработки УСД. Цель и методика проведения детального обследования документооборота и информационных потоков. Инструментарий обследования. Формуляр-образец как база проектирования УФД, входящих в УСД. Тре6ования, предъявляемые к проектированию документов на основе формуляра-образца. Инструкции по заполнению УФД.

Порядок разработки отраслевых (ведомственных) УФД и УФД предприятий. Значение общероссийских УСД для разработки УФД других категорий. Порядок утверждения УФД. Государственная и отраслевая (ведомственная) регистрация УФД. Внесение изменений в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Коды, присваиваемые УФД.

Нормативно-методические документы по внедрению УСД. Организация внедрения УСД. Оформление результатов внедрения УСД. Государственный надзор и отраслевой (ведомственный) контроль за внедрением УСД. Организационно-методические документы по контролю за внедрением УСД. Порядок осуществления государственного надзора и отраслевого (ведомственного) контроля за внедрением УСД.

Цели и задачи системы ведения УСД. Организационно-методические документы по ведению УСД. Структура системы ведения УСД. Задачи и функции органов системы ведения УСД. Состав информационной базы системы ведения УСД. Технология внесения изменений в УФД, входящие в УСД. Справочно-информационное обслуживание абонентов системы ведения УСД.