ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

ОТЧЕТ

ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ

По специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

ПП.01 Практика по получению первичных профессиональных навыков в структурных подразделениях предприятий, организаций

Студентки гр. Паксяева В.В                                                                                                                                                                                            

Руководитель практики от

организации Беркалиева Л.Н

Руководитель практики от

техникума Ванина М.Ю

Оценка__________________

Балаково 2018 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………….………....3

1. ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ….4

2. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ……………………………………………………………………6

3. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ…….10

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ……………………………..14

5. КЛАССИФИКАЦИЯ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ………………………………………………………..16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….22РИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….23

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………….24

ВВЕДЕНИЕ

Я, Паксяева Валерия, проходила учебную практику в МУ МВД «Балаковское» Саратовской области в городе Балаково.

По прибытии на место прохождения практики была ознакомлена с её руководителем, со штатом организации. Согласовала план прохождения практики с руководителем, также ознакомилась с правилами пожарной безопасности и инструкциями по делопроизводству.

Цели производственной практики:

- Рассмотреть функции и структура делопроизводственной службы;

- Изучить особенности документирования деятельности учреждения;

- Изучить построение информационно-поисковой системы;

- Изучить контроль исполнения документов;

- Научиться классифицировать и систематизировать документы и формировать дела.

 Место прохождения практики: МУ МВД «Балаковское»

Фактический адрес : г. Балаково, улица Механизаторов, 1

Срок прохождения практики : 02.04.2018г. по 14.04.2018г.

Руководитель практики от предприятия: Беркалиева Людмила Николаевна.

ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В структуре этой деятельности выделяются два элемента: документирование и документооборот.

Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов, документооборот - движение документа внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документов и т.п.

Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется и ведомственными нормативными актами, изданными в соответствии с Типовой инструкцией.

Важная роль в ведомственном Рнормативном регулировании делопроизводства принадлежит Инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в каждом органе, учреждении, организации.

Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок построения и деятельности делопроизводственного подразделения органа, определять лиц, ответственных за определенные участки делопроизводства, функциональные обязанности личного состава органа по осуществлению делопроизводства, порядок взаимоотношений делопроизводственного подразделения с другими службами.

Различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством.  

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.

Канцелярии органов внутренних дел (в МВД , УВД - секретариаты) выполняют следующие функции: они осуществляют прием, регистрацию документов, ведут учет документации, поступающей в орган внутренних дел, отправляемой или хранящейся в органе, вручают документы исполнителям. К ним относятся: оформление и хранение внутренней документации (приказов, планов, отчетов и т.п.); прием и регистрация поступающей в орган внутренних дел корреспонденции, вручение по указанию начальника органа внутренних дел документов исполнителям; регистрация и отправка исходящей корреспонденции; подготовка документов к сдаче в архив, к уничтожению и уничтожение документов; осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения и правил оформления документов сотрудниками органа внутренних дел.

ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

По характеру правовых предписаний нормы, регулирующие документационное обеспечение управления, могут быть подразделены: на материальные, регулирующие сущность управленческих отношений; процессуальные, регламентирующие порядок реализации, применения права; организационно-технические, которые опосредуют технику проводимых операций (делопроизводство, порядок хранения архивных документов).

Большинство правовых норм, регулирующих ДОУ, относятся к организационно-техническим, то есть нормам, определяющим организацию и технику (технологию) осуществления операций с документами (сбор, регистрация, обработка, хранение и передача данных), из которых складывается процесс документирования. Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов. Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Для целей данного исследования непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ.

Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то естьв создании документов.

Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

 -организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

 -распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

-информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

-документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

-коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

 -документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Внутренний документ, выпускаемый в учреждении, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

 -положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

 -документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

 -реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным. Состав реквизитов ОРД устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 (см. Приложение 1).

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов,необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуетсяпридерживаться следующих этапов:

-уяснение цели документа;                                                                                                      -определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения;    -составление плана документа;                                                                   - подбора и изучения необходимых источников формирования документов;                                                                                                   - согласование документа и принятие

Документы в органах внутренних дел как носители информации могутподвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:

 фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

 официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

 обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных

Рассмотрим основные этапы документооборота.

1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:

· по направлениям деятельности: управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);

· по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);

· по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);

· по характеру движения (входящие, исходящие и внутренние);

· по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.

4. Регистрация документов.Документы, имея различную по содержанию информацию, фиксируются в различных книгах (секретное или не секретное производство). Например, книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.                                                                                                                                    

5. Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Считается, что в аппарате управления существуютдва основных направления рационализациидокументооборота.

1. Организационное: а) сокращение потоков документов;                              б) регулирование документооборота;                                                                  в) совершенствование документооборота;                                                           г) нормирование документационных работ.

2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.)

Таким образом, изучив документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.