Основы работы с документами в Microsoft Word

Файлы в Word называются документами. В Word 2007 используется новый формат файлов – DOCX. Такие файлы нельзя прочитать при помощи предыдущих версий Word, в которых файлы имели расширение DOC.

При создании нового документа он будет создан автоматически на базе шаблона Normal. Этот шаблон является базовым для большинства документов и представляет собой чистый документ, который используется как основа для нового документа. При этом все содержимое шаблона переносится в созданный файл, а сам шаблон остается без изменений.

В этом окне можно выбрать шаблон, на основе которого будет создан документ. Чаще всего для создания простых документов используется тип Новый документ. При этом документ создается на основе шаблона Normal. Шаблоны могут облегчить работу над документами определенного типа: письмами, факсами, резюме, отчетами и др.

Если Вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, Вы можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим Вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ.

Чтобы изменить папку, заданную по умолчанию в окне Открытие документа, сделайте следующее. Щелкните на кнопке Office и нажмите в появившемся меню кнопку Параметры Word и перейдите в раздел Сохранение. В строке Расположение файлов по умолчанию показан полный путь к папке, которая открывается по умолчанию при появлении окон открытия и сохранения документа.

После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно дважды щелкнуть на его названии. Другой способ– выделить и воспользоваться кнопкой Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Нажав на нее, можно выбрать вариант открытия документа из списка, среди которых следующие (рис. 1.10):

• Открыть – открывает документ в обычном режиме;

• Открыть для чтения – в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения;

• Открыть как копию – открывает копию существующего документа, чтобы исходный документ не был изменен;

• Открыть и восстановить – позволяет восстановить поврежденный файл.

Рис. 1.10. Список вариантов открытия файла

Сохранение документа

При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Набрать и отредактировать текст – это полдела, главное – сохранить Вашу работу. Пока документ не сохранен, вся информация, которую Вы видите на экране, находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы.

Чтобы сохранить работу, нужно выполнить команду Сохранить или Сохранить как в меню кнопки Office, или нажать сочетание клавиш Ctrl+S.

Примечание. Сохранять работу каждые несколько минут, используя сочетание клавиш, очень хорошая привычка. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а перепады напряжения или же кратковременное отключение электричества – не редкость. В результате работа может быть безвозвратно утеряна. Поэтому сохраняйте как можно чаще, иначе Вы рискуете потерять работу.

Программа Word 2007 использует новый формат файлов – DOCX. Он устанавливается по умолчанию. Файлы данного типа не могут быть открыты в предыдущих версиях приложения. Для совместимости с предыдущими версиями Word выбирайте для сохранения формат DOC. Этому формату в списке Тип файла соответствует строка Документ Word 97–2003.

Если Вы обычно сохраняете файлы не в формате DOCX, а в каком-нибудь другом (например, в DOC или RTF), то каждый раз выбирать нужный формат из списка Тип файла неудобно. Упростить процедуру сохранения можно, изменив тип файла, используемого по умолчанию для сохранения. Например, очень полезно сделать, чтобы файлы по умолчанию сохранялись в формат DOC, который применяется в Word предыдущих версий.

Тип файлов, используемый по умолчанию для сохранения: кнопка Office – Параметры Word, вкладка Сохранение – область Сохранение документа. В списке "Сохранять файлы в следующем формате" выберите нужный формат.

Сохранение всех открытых документов

Если Вы работаете сразу с несколькими документами, часто нужна возможность одновременного сохранения изменений в них. В предыдущей версии Word в меню файл была специальная команда для этого – Сохранить все. В Word 2007 такой команды нет, но можно вынести специальную кнопку на панель быстрого доступа. Для этого сделайте следующее. Щелкните на кнопке Office и в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры Word и перейдите в раздел Настройка. В списке "Выбрать команды из" выберите строку Команды не на ленте и найдите в списке команду Сохранить все. Нажмите кнопку Добавить. Добавленная кнопка появится на панели быстрого доступа. Теперь при ее нажатии будут сохраняться изменения во всех открытых документах.

Автосохранение

С помощью автосохранения можно задать интервал времени, через который программа будет автоматически сохранять все внесенные в документ изменения. Автосохранение по умолчанию включено и выполняется каждые 10 минут. Данные сохраняются в папку Диск:\Documents and Settings\Имя_пользователя\Мои документы. Чтобы изменить настройки автосохранения, например уменьшить количество минут, через которые будет выполняться автосохранение, щелкните на кнопке Office, в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры Word и перейдите в раздел Сохранение. В строке Автосохранение каждые…минут укажите промежуток времени, через который Word будет сохранять Вашу работу. Вы можете увеличить его до двух часов (то есть 120 минут) или уменьшить до одной минуты. Чтобы изменить папку, в которую будет выполняться автосохранение, нажмите кнопку Обзор справа от строки Расположение файлов по умолчанию и выберите нужную папку.