Эффективная постановка задач и контроль их выполнения

При постановке задач должны учитываться:

1. Реалистичность и достижимость
2. Четко определенное ответственное лицо (1!)
3. Критерии эффективности выполнения задачи
4. Временные рамки
5. Подробное описание задачи
6. Должно четко говориться, что должно быть выполнено обязательно, а где есть возможность креатива
7. Обратная связь
8. Приоритет задачи

Задачи можно ставить:

- Лично

- По телефону/скайпу

- По почте/в контакте

- В системе управления проектами

Контроль выполнения:

· Способы контроля те же, что и постановки

· Необходимо понимать на каком этапе задача

· Более опытный и ответственный исполнитель – меньше контроля, менее опытный и ответственный – больше контроля

· Если задача важная – дополнительно сообщать об этом

· Исполнитель должен сообщать о выполнении задачи (или о её не выполнении) – не пропадать

· Исполнитель должен держать вас в курсе того, как продвигается процесс решения и сообщать о возникающих сложностях

При постановке задачи нужно понимать, что человек должен быть замотивированна выполнение задачи.

Роли в проекте/команде

С точки зрения направления деятельности:

· Управление (стратегическое и тактическое(администратор))

· Технологии (основная деятельность в рамках проекта)

· Коммуникации(pr, реклама, маркетинг)

· Креатив(генератор идей)

· Hr(привлечение волонтеров, командообразование, взаимоотношение в команде)

· Финансы и ресурсы

Наилучший вариант - быть профессионалом в одном направлении и разбираться в других

Бюджет

Бюджет должен быть четким, понятными обоснованным.

Чаще всего бюджет делается по группам расходов.

- Нельзя пропускать строки, пишите «0» и сноску (оплачивается партнером и т.д.)

- детализация («конкретный» товар – марка, наименование и т.д.)

Если требуется немного “подогнать” бюджет под определенные условия

- не забываем про налоги

- по хорошему бюджету должно быть понятно, что это за проект (особенно, если будете ходить к чиновникам и за грантами)

- Хорошо должна быть видна детализация на разных этапах (общая сумма, сумма по статьям, детали статьи)

Mind Map (интеллектуальные карты)

MindMap(интеллект-карта, карта памяти) – способ изображения процесса общего системного мышления с помощью схем. Также может рассматриваться, как удобная техника альтернативной записи.

Майнд-мэппинг– это мощная графическая техника, которая может быть использована во многих сферах. Систематизирование и решение задач разной степени сложности, конспектирование информации, стимулирование творческого процесса, мозговые штурмы и генерация идей.

У майнд-мэппинга есть четыре основные характеристики:

• Объект внимания выкристаллизован в центральном образе
• Основные темы ответвляются от центрального образа
• Ветви содержат в себе ключевой образ/слово, которое ассоциируется с направлением
• Ветви образуют связанную узловую структуру

Как создать карту памяти?

1. Возьмите чистый лист бумаги А4 или больше

2. Используйте горизонтальное положение бумаги

3. Начните с центра

4. Создайте центральный образ, который отображает тему, о которой вы пишите/размышляете

5. Главные темы вокруг центрального рисунка – как заголовки в книге

6. Начните добавлять второй уровень мыслей

7. Добавьте третий или четвертый уровень данных, по ходу того, как мысли посещают вас

Можно рисовать самому на бумаге, можно использовать специализированный софт J

Тайм-менеджмент в проекте

Тайм-менеджмент(управление временем, организация времени) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Времени не может хватить на все дела, но можно сделать так, чтобы его хватило на главные.

Начинать надо с определения основных задач.

Долгосрочное планирование – с помощью диаграммы Ганта.

Краткосрочное планирование – знать, от чего зависит выполнение задания. Что должно быть сделано для этого, какие ресурсы необходимы и т.д. Все это нужно контролировать.

План дня:

Дела можно привязывать либо ко времени, либо к определенному месту/событию (деканат, почта, встретил Ивана и т.д.)

Рефлексия

Рефлексия– обратная связь по итогам какого-либо действия.

Нет идеальных проектов или людей, но есть те, кто стремиться к этому.

Рефлексия – один из наиболее эффективных способов совершенствования проекта.

С кем проводится?

- команда проекта

- участники проекта

- те, кто каким-либо образом взаимодействует с проектом (им не обязательно знать, что это рефлексия)

Способы проведения:

- Групповое обсуждение

- Личные беседы

- Беседы на «перекуре»

- Анкеты, опросы (онлайн и офлайн)

И т.д.

Основные задачи рефлексии:

- что было сделано хорошо и отлично

- что было сделано плохо

- как это можно улучшить

- какие фишки стоит попробовать