Обеспечение эффективных коммуникаций в проекте

Мастер-класс №1.

Мастер-класс направлен на то, чтобы в короткий срок дать участникам комплексный взгляд на управление проектами. В течение мастер-класса будут освещены основные составляющие управления проектами и даны практические механизмы.

Целевая аудитория мастер-класса - участники, имеющие сравнительно малый опыт в управлении проектами.

__

Для того, чтобы понять, что такое “проект” и “проектная деятельность”, вспомним какие существуют виды деятельности.

Виды деятельности:

Операционная (функциональная) деятельность– человек осуществляет определенную функцию (водитель автобуса, продавец).

Проектная деятельность– это уникальнаядеятельность, имеющая началои конец, направленная на достижение заранее определенного результата(цели) при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качествуи допустимому уровню риска.

Проект характеризуется:

- уникальностью

- результатом

- ограничениями по ресурсам и срокам

- требованиями по качеству и рискам

Также надо четко понимать, кто является вашей целевой аудиторией(сколько человек, какого пола, возраста, социального статуса, какой уровень образования, дохода и т.д., чем они занимаются) и что конкретно даст им результат проекта.

Цель– это тот результат, который мы хотим получить. Обычно цель – это отглагольное существительное: повышение, уменьшение, создание, изменение и т.д.

Задачи– это те шаги, которые нам нужно осуществить для достижения цели.

Для того, чтобы оценить успешность проекта существуют критерии эффективности, которые разделяются на количественныеикачественные.

Elevator speech

В проектной деятельности очень важно понимать, что именно вы делаете и уметь рассказать об этом быстро и четко.

Для этого вам поможет elevator speech (элеватор спич). Элеватор спич - это короткое выступление длительностью 1 мин в течении которого вы должны представить свой проект.

Задание:Представьте, что вы случайно зашли в один лифт с человеком, который может оказать существенную помощь вашему проекту. Вам нужно за одну минуту презентовать ему свой проект.

Команда:

Команда очень важна для любого проекта.

Зачастую, успешная команда играет одну из наиболее важных ролей в успешной реализации проекта.

Как на ЗШ, так и на многих других конкурсах (например, стартапов) сильная команда – один из факторов победы.

Сильная команда > ∑ навыков и компетенций её участников.

Основные характеристики успешной команды:

- команда должна быть сплоченной

- у команды должен быть лидер

- все должны понимать общую цель

- каждый должен понимать, зачем проект лично ему

- прозрачность

- четкое разделение ролей

- умение решать конфликты (они есть всегда, после решения конфликтов команда может стать сильнее)

SWOT – анализ

Swot-анализ нужен для того, чтобы понимать, как позиционировать свой проект, видеть его слабые и сильные стороны и т.д.

SWOT-анализ—метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы). Метод включает определение цели проекта и выявление внутренних и внешних факторов, способствующих её достижению или осложняющих его.

Собрание 2.0. Как проводить эффективные собрания по проекту?

Собрание– очень важная вещь, которая занимает достаточно времени (у топ-менеджеров может занимать до 80% рабочего времени)

Типа собраний:

- мозговой штурм и прочий креатив

- текучка

- отчет/презентация

Что следует учитывать при подготовке собрания:

- Кол-во людей. Людей должно быть ровно столько, сколько нужно. Меньше плохо, больше тоже плохо. (Можно делить собрание на несколько частей и просить подойти к определенному времени)

Возможные роли:

Модератор собрания(объявляет регламент, ведет собрание, предоставляет слово другим участникам) – полезен, когда много участников, когда коллектив еще плохо сработан, когда за короткий промежуток нужно все обсудить.

Секретарь(записывает все или основные моменты) – полезен, когда много новой информации, которая будет нужна в дальнейшем, и когда некоторые участники не смогли участвовать.

- После окончания собрания рассылаются основные его тезисы(для присутствующих – зафиксировать в письменном виде, остальным - ознакомится).

- Не смешивать собрания с тусовками, пьянками и т.д. (чтобы никто не брал во время собрания алкоголь и т.д.) Можно разделять по времени – с 6 до 8 собрание, потом отдыхаем.

- Не использовать ноуты, планшетники и т.д., если нет необходимости.

- Четко ставить задачи. Назначать ответственного, сроки, обратная связь

- Если людей много – говорить по поднятой руке

- Время собрания можно определять голосованием(лайт-версия – контакт, более продвинутая - doodle).

- По окончании собрания – повторить тезисы, поставленные задачи и т.д.

- Определить, когда будет следующее собрание, если да – то когда, где и т.д.

- В конце собрания – поблагодарить всех

Мастер-класс №2.

Мастер-класс направлен на то, чтобы в короткий срок дать участникам комплексный взгляд на управление проектами. В течении мастер-класса будут освещены основные составляющие управления проектами и даны практические механизмы. (Часть 2)

Матрица ответственности

В любом проекте много задач/направлений деятельностии есть определенное кол-во участников.

Нужно:

- понимать, какие есть задачи

- за кем закреплена та или иная задача

- насколько загружен тот или иной участник

- какие задачи давать одному и тому же участнику, а какие разным

(например, написать 2 статьи (газета и журнал)- один человек, нарисовать макет и утвердить макет, написать программу и протестировать программу – разные люди)

Когда мало задач – это можно держать в голове, когда много – лучше записывать

Риски

Риск – это действие, которое может произойти с некоторой вероятностьюи может нанести вред проекту.

Типы рисков:

· Организационные

· Технические

· Технологические

· Человеческие

· И т.д.

Риск характеризуется следующими характеристиками:

:

-вероятность (высокая - 0,6, средняя - 0,4, низкая - 0,2)

-вред (большой - 0,6, средний - 0,4, низкий - 0,2)

Индекс вредностипоказывает, насколько тот или иной риск губителен для проекта Индекс вредности = вероятность*вред

Риски нужно формулировать наиболее четко и конкретно (не “проблемы с организацией-партнером”, а “отказ от сотрудничества”).

Способы борьбы с рисками:

- Проактивный(профилактика рисков)

- Реактивный(непосредственное устранение)

Мотивация

Мотивация – это побуждение к деятельности.

Задание: придумать способы мотивации волонтеров для участия в вашем проекте.

Способы замотивировать участников:

1. Личная выгода
2. Совершение добрых дел и эмоциональная удовлетворенность.
3. Общественно-значимая деятельность.
4. Получение опыта, связей.
5. Повышение социального статуса, авторитета.
6. Материальное и моральное поощрение.
7. Организация досуга.
8. Вклад в общий результат.
9. Общественное признание.
10. Дух соревнования.

и т.д.

Пирамида Маслоу

Пирамида Маслоу показывает уровни человеческих потребностей. Самые основные потребности - физиологические. Для перехода к следующему уровню необходимо удовлетворение потребностей более низких уровней.

1) Физиологические - самые основные потребности (основание пирамиды)

2) Безопасность

3) Любовь/принадлежность к чему-либо

4) Уважение

5) Самовыражение (вершина пирамиды)

С течением времени человек развивается, поэтому и мотивация должна меняться.

Обеспечение эффективных коммуникаций в проекте

Основные задачи:

- Донесение информации

- Общение

- Постановка задач

- Контроль выполнения задач

В любом случае необходима обратная связь.

Типы коммуникаций:

- коммуникации между участниками команды

- коммуникация с волонтерами

- коммуникации с участниками проекта

- с организацией-партнером/ВУЗом

- с чиновниками

- с бизнесом/спонсорами

- с подрядчиками (типография и т.д.)

Очень важно понимать мотивацию того, с кем коммуницируешь.

Коммуникация– это не только разговор, это гораздо более обширное понятие.

Как правило, чем более сплоченная и организованная команда, тем больше работы может вестись в он-лайне.

Способы коммуникации:

- телефон (звонки/смс)

- почта

- система управления проектами (basecamphq, jira, Мегаплан и т.д.)

- группа в контакте

- сайт

- доска объявлений и т.д.

Если вопрос срочный – решается по телефону, если менее срочный -- по почте (или другим средствам связи).

Желательно иметь место, где будут хранится и оперативно изменяться контакты команды (например, гугл-докс или группа в контакте).