Создание отчетов (окончание).

Цели работы:

• закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора;

• научиться создавать отчеты с помощью Мастера  отчетов;

• освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках.

Ход работы

Задание 1. Открытие учебной базы данных, созданной на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных,выде­лите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных, например из эталонной базы данных учителя.

Задание 2. Создание с помощью Конструктора отчета «Списки учеников».

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту. В качестве источника данных выберем таблицу «Список учеников».

1. Откройте вкладку Отчеты,если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчетвыберите режим Конструктори таблицу «Список учеников» в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

4. Если отсутствует раздел  Заголовок отчета,добавьте его с помощью команды Вид, Заголовок/примечание отчета.

5. Щелкните по кнопке Сортировка и группировка.

6. В появившемся окне выберите поле «Учебная группа»для группировки.
В разделе Свойства группыдля Заголовка группывыберите  Да.

7. Выберите второе поле для сортировки - «Фамилия». У этого поля в Заго­ловке группыдолжно стоять значение Нет(рис. 6).

8. Закройте это окно, щелкнув по кнопке !!!!в правом верхнем углу экрана.

9. Введите в разделе заголовка отчета текст «СПИСОК  УЧЕНИКОВ  КОМПЬЮ­ТЕРНОЙ ШКОЛЫ».

Для этого щелкните по кнопке Аа (Надпись)на дополнительной панели. Ука­жите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу Enter.

10. Установите размер надписи 16. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных.Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

11. Введите в разделе Верхнийколонтитул надпись «СПИСОК УЧЕНИКОВ» размером 14. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте над­пись на правый край страницы.

12. Введите в разделе Заголовок группы 'Учебная группа'надпись «Список учеников», затем поместите поле «Учебная группа» (удалите подпись поля), а по­том слово «группы».

13. Поместите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год рождения» в раздел Область данных.Уберите их подписи. Установите размер 12. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных.

14. В разделе Нижнийколонтитул укажите номера страниц. Для этого добавь­те в область нижнего колонтитула пустое поле, щелкнув по кнопке  !!!! и перетащив ее мышью в нужное место.

15. Удалите подпись поля. Выделите пус­тое поле.

16. Щелкните по кнопке Свойства  !!!!!.

17. Введите значение =[Page] в строке Дан­ные(рис. 7).

18. Закройте текущее окно. Номера стра­ниц будут появляться в конце каждой страницы.

19. Ниже надписи в разделе Заголовок группыпроведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.

20. Отделите линиями все заголовки. Вы получите вид Конструктора, представ­ленный на рис. 8.

Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра документа, вы увидите документ таким, каким он будет напечатан на бумаге.

Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Види отключите галочку у пункта меню Сетка).

Задание 3. Нумерация записей в области данных отчета.

1. Установите для отчета режим Конструктор.

2. Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область данных в положение перед полем «Фамилия».

3. Удалите надпись пустого поля.

4. Выделите поле и щелкните по кнопке Свойствана панели инструментов.

5. Введите в ячейку Данныевыражение =1 (рис. 9).

6. В ячейке свойства Сумма с накоплениемвыберите значение Для всего(рис. 9). Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1. Закройте окно со свойствами полей.

7. Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.

8. Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем «Список учеников».

Задание 4. Подсчет количества записей в отчете.

1. Откройте отчет «Список учеников» в режиме Конструктора.

2. Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид, Заголовок/примечание отчета.

3. Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область Примечание отчетав положение под полем «Фамилия».

4. Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свой­ствана панели инструментов.

5. Введите в ячейку Свойства — Данныевычисляемого поля выражение = Count(*). Это выражение использует функцию Countдля подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

6. Введите название: «Общее количество записей».

7. В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее ко­личество записей.

8. Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 5. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

1. Откройте вкладку Отчеты,если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчетвыберите Мастер отчетови таблицу «Список учеников». Щелкните по кнопке ОК.

4. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля «Фамилия», «Имя», Отчество», «Школа», «Класс», щелкнув по кнопке !!!!!

5. Щелкните по кнопке Далее.В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку), например, если требуется напечатать список учеников одной школы, а внутри школы - сна­чала список учеников IX класса, затем X, далее XI класса.

6. Добавьте первый уровень - «Школа», второй - «Класс». Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке !!!!.

Замечание. С помощью кнопок Уровеньможно менять местами уровни группи­ровки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом по школе.

7. Щелкните по кнопке Далее.На этом шаге можно отсортировать данные.

8. Щелкните по кнопке Далее.

9. Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

Выберите стиль отчета Выделенныйи щелкните по кнопке Далее.

10. Задайте имя отчета «Отчет 1» и щелкните по кнопке Готово.Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотри Образец.

11. Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание.

1.Составьте отчеты, выбирая разные макеты:
«Отчет0» - блок;

«Отчет2» - структура 1;

«Отчет3» - структура 2;

«Отчет4» - по левому краю 1;

«Отчет5» - по левому краю 2.                                                                            

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:
«Отчет6» - компактный;

«Отчет 7» - простой;

«Отчет8» - строгий;

«Отчет9» - формальный;

«Отчет10» -черно-белый.

Задание 6. Создание почтовых наклеек.

1. Откройте вкладку Отчеты.Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Новый отчетвыберите Почтовые наклейкии таблицу «Список учеников». Щелкните по кнопке ОК.

3. В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

4. В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

5. В следующем окне создайте прототип наклейки, введя нужные слова и вы­брав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке !!!!. Щелкните по кнопке Далее.

6. В следующем окне укажите поля для сортировки (например, «Фамилия» - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

7. Введите имя отчета «Наклейки» и щелкните по кнопке Готово.

Предъявите преподавателюна экране отчеты «Список учеников», «Отчет1», «Отчет2», «Отчет3», «Отчет4», «Отчет5», «Отчет6», «Отчет7», «Отчет8», «Отчет9», «Отчет10», «Наклейки».

Задание 7. Завершение работы с программойAccess.