Директор Компьютерной школы.

БД ACCESS

Практическая работа №7

Создание отчетов (начало).

Цели работы:научиться создавать отчеты.

Справочная информация.

Отчет - это способ вывода данных из базы данных на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например в виде справок об обучении, экзамена­ционных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др.

С помощью отчета вы располагаете информацию на листе в удобном для вас виде с подходящим оформлением (цвет, рамки, выравнивание, шрифт и т. д.).

Отчет можно разработать: самостоятельно с помощью Конструктора; используя готовые варианты оформления (автоотчеты); с помощью Мастера отчетов.

Ход работы

Задание 1. Открытие учебной базы данных, созданной на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access.Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных,выде­лите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создание автоотчета в столбец на основании запроса «Адрес».

1. Откройте вкладку Отчеты,если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчетвыберите пункт Автоотчет: в  столбеци запрос «Адрес» (рис. 1).

4. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

5. Сохраните отчет под именем «Адрес». Закройте отчет.

Замечание.Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса «Адрес» изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

6.

7. Выделите запрос «Адрес».

8. Откройте запрос в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

9. Введите условие отбора фамилии: Баранова.

10. Выполните запрос, щелкнув по кнопке !!!!!. Сохраните  его и закройте.

11. Перейдите на вкладку Отчеты.

12. Откройте отчет «Адрес». В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

13. Распечатайте данный отчет. Для этого подготовьте принтер к печати (подготовка зависит от типа принтера) и щелкните по кнопке !!!!! .

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса «Номера телефонов».

1. Щелкните по кнопке  Создать.

2. Впоявившемся диалоговом окне Новый отчетвыберите пункт Автоотчет: ленточныйи запрос «Номера телефонов». Щелкните по кнопке ОК.Появится стра­ница просмотра отчета.

3. Сохраните отчет под именем «Номера телефонов». Закройте отчет.

Пояснение.Для подобных отчетов удобно использовать запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса «Номера телефонов».

4. Откройте вкладку Запросы,если находитесь в другом окне.

5. Выделите запрос «Номера телефонов».

6. Откройте его в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

7. Введите в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 2). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

Выполните запрос, щелкнув по кнопке !!!!!. Появится диалоговое окно Вве­дите значение параметрас просьбой ввести фамилию человека, информацию о котором вы хотите получить.

8.

10. Сохраните запрос и закройте его.

11. Перейдите на вкладку Отчеты.

12. Откройте отчет «Номера телефонов». Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например «Иванкова». В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесение изменений в готовые отчеты.

1.Щелкните по кнопке - Вид для перехода в режим Конструктора.Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация.

В окне Конструктора отчетовнаходится пять областей:

• заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

• верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верх­ней части каждой страницы;

• область данных - содержит собственно записи;

•

• примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктора отчетов, представленном на рис. 3, в заголовке отчета на­ходится надпись «Номера телефонов», в верхнем колонтитуле - заголовки столб­цов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня.

2. Исправьте заголовок отчета на «Номер телефона учащегося». Смените цвет букв, их размер и шрифт.

3. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке  !!!!!. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

4. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создание отчета «Справка» с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет вас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по за­просу. Сначала следует создать запрос с параметром, в котором будут только инте­ресующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

1. Создайте запрос с параметром «Справка» (рис. 4).

2. Откройте вкладку Отчеты,если находитесь в другом окне.

3. Щелкните по кнопке Создать.

4. В появившемся диалоговом окне Новый отчетвыберите пункт Конструктор
и запрос «Справка».

5.

6. В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ  ШКОЛА

СПРАВКА

Для этого щелкните по кнопке Надпись (Аа) на дополнительной панели. Ука­жите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов «КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА» нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift + Enter. В конце ввода слова «СПРАВКА» нажмите клавишу Enter. Установите размер надписи -18. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных.Расположите надпись симметрично по центру страницы.

7. В области данных напечатайте три независимые строки:

Дана настоящая в том, что

Является учеником (цей)

Группы

8. Щелкните по кнопке Список полей !!!!!, если этот список не присутствует в рабочей области.

9. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышью при нажатой клавише Ctrl и перетаскивая в область данных.

10. Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записи.

11. Установите размер записи - 12 и расположите ее удобным для вас образом.

12. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише Shift.

13. Выровняйте элементы по левому и по нижнему краям, выполнив соответ­ственно команды Формат, Выровнять, По левому краюи Формат, Выровнять, По нижнему краю.

14. Уберите пустое место в области данных, передвинув край области.

15. Выберите параметры страницы: верхнее и нижнее поля - по 20 мм, правое и левое - по 10 мм; ориентация - альбомная.

16. В разделе нижнего колонтитула введите подпись:

Директор Компьютерной школы.

17. Сохраните макет отчета под именем «Справка». В результате вы должны получить изображение представленное на рис. 5.

Примечание.Сетку можно отключить, выбрав команду Вид, Сетка.

18. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке  ^!!!!!. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Предъявите преподавателюна экране отчеты «Адрес», «Номер телефона», «Справка».

Задание 6. Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о со­хранении изменений. Ответьте на него положительно.

БД ACCESS

Практическая работа №8