Лексика и клишированные конструкции, характерные для заявления

Практическая работа № 6

Тема: «Оформление канцелярских документов».

Цель: обобщить и систематизировать знания студентов об анализе фактического материала;

        указывать ошибки, допущенные при оформлении канцелярских документов; развивать

        способность составлять документы.

Ход работы

1.    Напишите заявление.

1) Оформите вступительную часть заявления:

а) от кого подано заявление (Николай Седых, Зураб Соткилава, Юрий Мазурок, Роман

           Гудзий);

б) кому подано заявление? (Виктор Бондаренко, Юлия Ткач, Зиновий Гердт, Роман

           Виктюк, Ирина Бугримова, Мария Франк).

2) Составьте текст заявления с просьбой о предоставлении вам отпуска без сохранения

           содержания, используя языковые клише:

а) выражающие просьбу: прошу предоставить, прошу Вашего разрешения (согласия) +

           на что?

б) вводящие аргументацию: ввиду того, что; в связи с тем, что и др.

2.    Составьте автобиографию.
3.    Составьте резюме.
4.    Составьте заявление о предоставлении учебного отпуска. Текст должен содержать

       указание на наличие справки с места учебы.

Литература:            1. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебник для учащихся нач. проф.

                                      учеб. заведений. — 3-е изд., перераб. — М.: ИЦ «Академия», 2009.

Методические указания

       При изучении темы следует особенное внимание обратить на такие вопросы: общие тре-бования к тексту-документа; языковые особенности обиходно-деловой документации.

       Во время изучения темы студенты должны знать: определения «документ», «заявление», «автобиография», «резюме»; состав реквизитов и их расположение; языковое оформление канцелярских документов.

       Рядом с изученным материалом необходимо на практике уметь: указывать ошибки в оформлении канцелярских документов; развивать способность составлять документы.

Вопросы для самопроверки

1. Понятие «документ».

2. Общие требования к тексту-документа.

3. Языковые особенности обиходно-деловой документации.

1.    Напишите заявление.

1) Оформите вступительную часть заявления:

а) от кого подано заявление (Николай Седых, Зураб Соткилава, Юрий Мазурок, Роман Гудзий);

б) кому подано заявление? (Виктор Бондаренко, Юлия Ткач, Зиновий Гердт, Роман Виктюк, Ирина Бугримова, Мария Франк).

2) Составьте текст заявления с просьбой о предоставлении вам отпуска без сохранения содержания, используя языковые клише:

а) выражающие просьбу: прошу предоставить, прошу Вашего разрешения (согласия) + на что?

б) вводящие аргументацию: ввиду того, что; в связи с тем, что и др.

2.    Составьте автобиографию.

3.    Составьте резюме.

4.    Составьте заявление о предоставлении учебного отпуска. Текст должен содержать указание на наличие справки с места учебы.

З А Я В Л Е Н И Е

Одним из самых распространенных кадровых документов является заявление.

Заявление — это документ, адресованный организации или должностному лицу, содержащий просьбу какого-либо лица (личное заявление) или учреждения (служебное заявление) по осуществлению своих прав или защите интересов.

Заявление пишется, как правило, от руки в произвольной форме или на тра-фаретном бланке (организация может иметь заранее разработанную и тиражиро-ванную трафаретную форму, которую заполняет лицо), подписывается собствен-норучно и подается вместе с приложениями в одном экземпляре. Заявление под-лежит общей регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя, на имя которого оно подается. В дальнейшем на заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении и направлении его в дело. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
    В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказывать»).
    Основные реквизиты:

— адресат (справа указываются должность и с новой строки фамилия и инициалы лица, на чье имя подается заявление);

— адресант (заявитель) (ниже адресата пишутся должность, фамилия, имя и отчество заявителя). Если заявитель не является работником предприятия, после фамилии, имени и отчества указываются его домашний адрес и телефон;

— название вида документа (посредине строки пишется слово «Заявление» с прописной буквы, после слова точка не ставится);

— текст заявления (размещается с новой строки с прописной буквы с абзаца, отступив 2 — 3 строки от слова «Заявление»);

— основание (отметка о наличии приложений): перечень документов, прилагаемых к заявлению на подтверждение его правомерности (если есть необходимость);

— дата составления (слева ниже текста или после перечисления при наличии приложений; проставляется дата составления документа преимущественно цифровым способом);

 — подпись заявителя (ниже текста справа в одной строке с датой).

Перечислим основные грамматические требования, которые необходимо соблюдать при написании заявлений.

В реквизите «Адресат»:

— должность и фамилия лица, на имя которого подается заявление, приводятся в дательном падеже (кому?):

Пример:

                                                             Директору ООО «Пальмира»

                                                                             Софьянову И. М.

Зав. отделением специальности «Д»

Овтиной С.М.

Директору ГОУ «ХТТ ДонНТУ»

Храмову И.В.

Зам. директора по УР

Фаусовой Г.В.

Зам. директора по ВР

Емец Л.Н.

 — сокращенные формы обращения (г-н, гр., проф., т., или тов.) не отрываются от фамилии адресата;

— независимо от того, осталось ли место на предыдущей строке, форма обращения (полная или сокращенная) пишется с новой строки вместе с фамилией должностного лица;

— инициалы пишутся рядом с фамилией, их нельзя переносить на другую строку;

— если имя и отчество адресата приводятся в полной форме, то их можно отрывать от фамилии и переносить из строки в строку любым способом;

— сложные существительные дефисного написания, обозначающие должности, как правило, склоняются в обоих компонентах (директору-распорядителю, секретарю-координатору, советнику-посланнику), но в отдельных случаях могут иметь и несклоняемую первую часть (премьер-министру, пресс-секретарю, шеф-редактору).

В реквизите «Адресант»:

— фамилию, имя и отчество заявитель пишет в родительном падеже без

предлога «от»;

— указание на местожительство заявителя выступает в форме причастного оборота — проживающего (-ей) по адресу;

— при подаче заявления в ту организацию, где работает заявитель, не нужно указывать домашний адрес, а следует указать должность и место работы (структурное подразделение).

В реквизите «Название вида документа»:

— реквизит «Название вида документа» может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ЗАЯВЛЕНИЕ);

— после реквизита «Название вида документа» в этом случае точка не ставится. Только первая буква в названии вида документа прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Заявление);

— точка в этом случае также не нужна;

— допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы).

В реквизите «Текст»:

— четко излагается просьба с лаконичным обоснованием;

— употребляются такие глаголы неопределенной формы: предоставить, освободить, принять, зачислить, перевести, начислить, перечислить, оплатить, выплатить, оплатить и тому подобное;

— при этом не следует употреблять архаизмы («весьма убедительно», «прошу не отказать», «заранее признателен» и т. п.).

В реквизите «Отметка о наличии приложений»:

— если к заявлению прилагается один документ, то об этом пишется одним предложением.

Пример: «К заявлению прилагаю справку о...»;

— если к заявлению прилагаются несколько документов, их перечисляют, указывая, подлинник это или копия.

Пример:

К заявлению прилагаю следующие документы:

1. Трудовую книжку (подлинник).

2. Диплом об образовании (копия).

3. Справку о присвоении идентификационного кода (копия).

4. Две фотокарточки размером 4 см х 6 см.

5. Удостоверение участника ликвидации аварии на ЧАЭС (копия);

— к заявлению при необходимости могут также прилагаться: военный билет (копия); документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации); копия документа об ученой степени и (или) звании; декларация о доходах государственного служащего и членов его семьи; справка с предыдущего места работы об использованных отпусках (при переводе с другого предприятия); копия удостоверения участника боевых действий, рекомендательные письма и др.

Все заявления работников предприятия на имя его руководителя, как правило, визируются начальником соответствующего структурного подразделения, а в случае его отсутствия — заместителем.

Подпись лица, завизировавшего заявление, должна быть расшифрована и рядом проставлена дата.

    Заявление пишется, как правило, от руки в произвольной форме или на тра-фаретном бланке, подписывается собственноручно и подается вместе с приложе-ниями в одном экземпляре. Заявление подлежит общей регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя, на имя которого оно подается. В дальнейшем на за-явлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении и на-правлении его в дело.

Лексика и клишированные конструкции, характерные для заявления

При написании должности лица, которому адресовано заявление, следует обратить внимание на употребление следующих словосочетаний:

заведующий (чем?) — кафедрой, отделом (чего?)

Например: заведующему кафедрой русского языка филологического факультета ГПОУ «Донецкий национальный университет.

декан, ректор (чего?) — факультета, университета

директор (чего?) — курсов русского языка, института

начальник, руководитель (чего?) — отдела

заместитель (кого?) — заведующего кафедрой, декана

В тексте заявления, здесь допускаются общепринятые сокращения некото-рых наименований должностей: зав. — заведующий; зам. — заместитель.

При написании русских фамилий адресата и автора заявления в косвенных падежах следует помнить следующие правила склонения русских фамилий:

1) не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о (часто они совпадают с названиями неодушевленных предметов или животных): Шило, Крыса;

2) не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко). Например: Живаго, Дубяго, Черных, Долгих, Дурново, Франко, Короленко;

3) склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: профессору Коломбо от студента Дзанатты;

4) склоняются русские и иноязычные фамилии на согласную, если они относятся к лицам мужского пола (например: заявление Николая Ревчука); не склоняются, если относятся к женщинам (просьба Ольги Ревчук).

Текст заявления начинается с просьбы, которая обычно оформляется с помощью клишированной формы: прошу + инфинитив глагола совершенного вида. Возможна также конструкция: Прошу Вашего разрешения / согласия + на (что?): на зачисление, на выезд и т.п.

Приведем список наиболее употребительных глаголов и существительных, используемых для выражения просьбы:

Прошу выдать (что?): визу, стипендию, зарплату, студенческий билет

выслать (что?): библиографию, информацию, список, материалы,

                      данные

зачислить, принять (куда?): на работу, на стажировку, на курсы, на

                                           факультет, в университет

командировать (куда?): на конференцию, на фирму

освободить от (чего?): от занятий, от занимаемой должности 

перенести (что?): экзамен с (какого числа) на (какое число) предоставить (что?): отпуск, информацию, место в общежитии разрешить (что?): поездку, командировку

сделать (что?): фотокопию

При обучении написанию текста заявления следует также обратить внима-ние на следующие устойчивые словосочетания:

принять на работу в качестве (кого?): переводчика

в должности (кого?) секретаря-референта

выдать визу             с (какого числа) по (какое число)

сроком на (сколько дней, месяцев)

предоставить отпуск с (какого числа) по какое число,

очередной отпуск, отпуск за свой счет,

академический отпуск

выслать материалы, необходимые для (чего?):

работы над (чем?) диссертацией

написания (чего?) дипломной

работы выполнения (чего?) работы

Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; в соответствии с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что?)...

Если заявление содержит приложение, то после концовки употребляются следующие конструкции:

К заявлению прилагаю + винительный падеж существительного.

К заявлению прилагаются + именительный падеж существительного. Например:

К заявлению прилагаю: 1) три фото;

 2) копию паспорта;

 3) анкету

или:

К заявлению прилагаются: фото, копия диплома, автобиография.

Помимо общих правил по содержанию заявления существуют общие требования по оформлению документа, а именно:

— Заявление может быть написано от руки или на компьютере. В последнем случае, подпись и дата ставится вручную.

— Документ должен быть написан одной пастой.

— Не допускаются орфографические и пунктуационные ошибки.

— Не допускаются исправления, зачеркивания, а также использования штриха и прочих замазывающих чернил.

— Заявление пишется в деловом стиле, а значит использование разговорного сленга запрещено.

Образец документа

А В Т О Б И О Г Р А Ф И Я

Автобиография — это документ, который автор составляет самостоятель-но. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения — повествовательная, от первого лица.

Она может быть написана как служебный документ и как литературное про-изведение. В первом случае в ней сообщаются сугубо официальные сведения: год и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное поло-жение. Во втором случае в автобиографию автор может включить любые сведе-ния о своей жизни.

Текст автобиографии, написанный при поступлении в высшее учебное заве-дение, может отличаться от автобиографии, предназначенной для поступления на работу. В последней основное место должна занимать информация о полученной специальности, занимаемых должностях в предыдущие годы, владении иностран-ными языками и т. п.  

Конструктивным принципом этого жанра является хронологический прин-цип изложения основных биографических данных, деловой квалификации и об-щественно-политической деятельности данного человека.
    Основные реквизиты:
    — наименование вида документа (слово «автобиография», написанное в середине листа с большой буквы);

— текст: имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; мес-

то рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); об-разование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; послед-нее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и сос-тав семьи; домашний адрес и телефон;
    — дата;
    — личная подпись.