В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное
расписание.
Начальник управлении  (подпись)         В.А.Ильин

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА– форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА– документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

СПРАВКА– документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

• Наименование организации,

• Наименование вида документа,

• Дата,

• Место составления,

• Адресат,

• Заголовок к тексту,

• Текст,

• Подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. справка должна иметь следующие реквизиты:

• Наименование организации,

• Наименование вида документа,

• Дата,

• Регистрационный номер,

• Текст,

• Подпись,

• Печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа:

«настоящая справка дана…»,

«настоящим подтверждается, что… Действительно работает…»и т. д.

Задание.
Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1.

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и
назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами.

Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных
номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года.

Вариант 2.

Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову.

Вариант 3.

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Вариант 4.

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М. П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Порядок выполнения работы.

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл на
флэш-карте.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы.

1. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?

2. Какие виды докладных записок вы знаете?

3. Назовите реквизиты докладных записок и правила их оформления.

4. В чем отличие докладной записки от служебной?

Практическая  работа № 5.
РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ (ПРОТОКОЛ)

Сведения из теории.

ПРОТОКОЛ – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают: полный, краткий и стенографический.

В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему.

Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, информационных материалов, проекта решения.

К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т. п.

Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания.

Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде других документов, составленных на его основе.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе.

В состав реквизитов протокола входят:

• Наименование предприятия;

• Вид документа (ПРОТОКОЛ);

• Дата проведения собрания;

• Номер (по порядку с начала года);

• Место составления;

• Заголовок (название коллегиального органа);

• Текст (вводная и основная часть);
• Подписи председателя и секретаря

Вводная часть оформляется в следующем порядке:

Протоколы бывают полные, краткие и стенографические.

Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме:

Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полностью, так как это наиболее важная часть протокола.

Задание.

Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1.

02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание № 21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И. Р., Козленко И. П., Кононенко И. Н., Никоненко И. С., Петровский А. В.

В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года.

С докладом выступил генеральный директор акционерного общества И. П.. Козленков – доклад прилагается.

С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:

Петровский А. В. в своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли.

Никоненко И. С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.

По итогам заседания были вынесены следующие решения:

1. Премировать за ноябрь:

1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% сдельного заработка;

1.2. Рабочих-повременщиков – в размере 40% окладов, тарифных ставок.

2. Лишить премии за ноябрь:

2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;
2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006.

Заседание вел Кононенко И. Н.. Протокол подготовил секретарь Смирнов В. И.

Вариант 2.

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И. П., Иванов И. И., Сидоров С. С., Устинова У. У., Федоров Ф. Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф. Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию.

 Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было.

Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П. И.

Протокол подготовлен секретарем Петровым И. П..

Порядок выполнения работы.

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите шаблон протокола на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на флэш-карте под именем «Шаблон протокола». Оформите протокол на основе шаблона. Сохраните документ под именем «Протокол».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы.

1. Назовите характеристику и назначение документа «Протокол».

2. Какие виды протоколов вы знаете?

3. Перечислите реквизиты протокола и правила их оформления.

4. Какова структура текста протокола?

5. Кто подписывает протокол?

Практическая работа № 6.
РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ)

Сведения из теории.

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ– нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Оформляются приказы по личному составу на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Зотова А. В.», «Об увольнении Гудкова Л. И.», «Об изменении штатов ЗАО». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Констатирующая часть может не указываться.

Распорядительная часть приказа начинается словами: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», начинается от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, срок увольнения, назначения или перевода, статья Трудового кодекса Российской Федерации (в случае увольнения). При
приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с исполнительным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из нескольких пунктов.
Приказы по личному составу визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

Приказы по личному составу доводятся до сведения до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления

Задание.
Составьте и оформите приказы по личному составу, необходимые в данных управленческих ситуациях.

Вариант 1.

Выпускница факультета управления Российского государственного гуманитарного университета Денисова Татьяна Михайловна 20 июля текущего года поступила на работу в Российское агентство международного сотрудничества и развития (РАМСиР) ведущим специалистом Управления делами. Агентство является государственной организацией при Правительстве РФ и осуществляет набор служащих только по договору.

Договор подписан от имени агентства его председателем Шохиным А. Н. Проект приказа по личному составу подготовлен инспектором по кадрам Соловьевой И. Г. 20 июля и в тот же день завизирован начальником управления кадров Арбузовым П. Н. и управляющим
делами Михеевым В. И. Приказ подписан 21 июля и объявлен Денисовой под расписку.

Вариант 2.

Заведующая отделом писем газеты «Губерния» Сомова Анна Ивановна 15 мая текущего года обратилась к главному редактору Уварову А. Н. с просьбой предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 мая по семейным обстоятельствам.

Проект приказа об отпуске был оформлен начальником отдела кадров Ермаковым И. Н. 15 мая, завизирован и в тот же день подписан главным редактором.

Порядок выполнения работы:

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3.  Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на флэш-карте под именем «Приказ по л.с.».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы:

1. Какие виды приказов оформляют в организациях?

2. Какие реквизиты входят в состав приказа по личному составу?

3. В чем особенности оформления текста приказа по личному составу?

4. Кто визирует приказ по личному составу?

УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАЧЕТНОЙ РАБОТЫ
СТУДЕНТАМИ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

Основная форма работы студента-заочника – самостоятельное изучение учебного материала, на основе которого выполняется зачетная работа.

Целью ее выполнения является закрепление студентами теоретических знаний и развитие практических навыков работы с управленческой документацией.

Зачетная работапо курсу «Документооборот и делопроизводство» состоит из двух частей: теоретической части и практического задания.

Теоретическая часть работы выполняется студентами в соответствии с вариантом, который определяется по первой букве фамилии студента.

Так, 1-ый вариант выполняют студенты, фамилии которых начинаются с букв А, Б, В; и т. д.

Темы теоретической части зачетной работы:

Зачетная работа оформляется в соответствии с методическими указаниями по оформлению студенческих работ на листах формата А4 с соответствующим образом оформленным титульным листом (см. Приложение № 3).

Объем зачетной работы должен составлять 15-20 страниц текста, изложенного аккуратно, без сокращений. В конце работы должен быть представлен список используемой литературы, отражающий фамилию, инициалы авторов,
название источника, город и название издательства, а также год издания.

Практическое задание зачетной работы, состоящее из 3-х заданий,выполняется всеми студентами независимо от выбранного варианта.

Задание 1.

Раскройте понятие «реквизит» документа. Начертите формуляр бланка для письма и общего бланка с указанием всех реквизитов.

Задание 2.

Подготовьте проекты документов:

- приказ по личному составу (о приеме на работу; об увольнении или о переводе на  другую работу);

- приказ по основной деятельности;

- выписка из приказа по личному составу;

- протокол заседания или совещания;

- докладная записка (о переводе работы цеха на 2-х сменный режим).

Проанализируйте признаки различия приказов по основной деятельности и по личному составу (оформление, назначение).

Каков юридический статус документа «выписка» (подлинник или копия)?

Задание 3.

Подготовьте проекты писем по придуманным вами ситуациям:

- письмо – запрос между юридическими лицами;

- письмо – ответ (положительный или трицательный);

- письмо гарантийное или договорное;

- письмо претензия (рекламация), например, к транспортной организации о возмещении суммы ущерба за частичную утрату груза.

Объясните назначение реквизитов «резолюция», «виза».

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК.

1. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: практическое пособие с образцами документов / В. И. Андреева. – М. : Бизнес-школа, 2000. – 224 с.

2. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие.– 3-е изд., перераб. и доп. / М. И. Басаков. – М : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004. – 336 с.

3. Басаков, М. И. Делопроизводство: учебное пособие. – 3-е изд., перераб. И доп. / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. – М. , 2005.

4. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М.: Бератор, 2004. – 224 с.

5.Демин, Ю. М. Делопроизводство. подготовка служебных документов. Ю. М. Демин. – СПб. : Изд. «Питер», 2004. – 220 с.
6. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : Издательство РДЛ, 2000. – 400 с.

7. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в примерах и образцах / М. Ю. Рогожин. М. : ПрессЮрЛит , 2004 – 159 с.
8. Стенюков, М. В. Секретарское дело / М. В. Стенюков. – М. : «Книга сервис», 2003. – 224 с.

9. ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М. : Госстандарт России, 1998.

10.ОКУД (ОК 011-93) – Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299.

11.ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ. Введен в действие с 01.07.2003. –М., 2004.

12.Трудовой кодекс Российской Федерации. – М. : ИНФРА-М, 2007. – 255 с.

13. Каменева Е. М. Разработка бланков организационно-распорядительных документов /Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №8.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

                   Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон

                           на формате А4 продольного бланка

                     Рис.2. Расположение реквизитов и границы зон

                           на формате А4 углового бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

 высшего образования

«Волжский государственный университет водного транспорта»

(ФГБОУ ВО «ВГУВТ»)

Пермский филиал

ЗАЧЕТНАЯ РАБОТА
по дисциплине«ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
название дисциплины
на тему_____________________________________________
название темы

Выполнил: студент  гр. 2-ТТП-14
______________________
                (фамилия, инициалы)
Проверил:__О.Е.Самойлова
(фамилия, инициалы, звание, должность)

_____________ст.преподаватель

г. Пермь

2016