Тема 6. Правила обработки документов.           

Тема 1. Понятие делопроизводства и его становление в России.     

Понятие документа, его функции.

Понятие делопроизводства. Основные задачи делопроизводства. Информационные связи предприятия.

  Понятие документооборота и основные принципы его организации.

         Этапы делопроизводства в России.

Вопросы для контроля:

1. Раскройте понятие «документ». Чем отличается служебный документ от личного?

2.    Что такое делопроизводство?

3.   Как подразделяются документы в зависимости от носителя информации?

4.   Что такое подлинник документа?

5.   Чем отличается копия документа от дубликата?

6.   Что такое юридический статус документа?

7.   Как назывались и чем занимались государственные органы в конце XV в.?

8.   Сравните систему коллежского и министерского делопроизводства, объясните наиболее характерные отличия.

9.   Что такое ВНИИДАД и чем он занимался?

Тема 2. Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства.

Нормативно-правовая база делопроизводства.

Уровни нормативно-методического регулирования делопроизводства

Правовая охрана документов.

Вопросы для контроля:

1. Состав и структура нормативно-правовой базы в сфере документирования управленческой деятельности.

2. Основные федеральные законы, регламентирующие правила работы с документированной информацией.

3. Нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу.

4. Использование инструментов классификации, унификации и стандартизации в делопроизводстве.

5. Международные стандарты в области работы с документами.

6. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.

7. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения? Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.

7. Когда дело считается заведенным?

8. Что включает в себя формирование дела?

9. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.

10. Какие папки рекомендуется использовать для формирования документов в дела в течение делопроизводственного года?

11. Кто занимается формированием документов в дела в организации?

12. В каких случаях внутреннюю опись дела заполняют одновременно с подшивкой документа в дело?

13. Расскажите об условиях хранения дел в текущем делопроизводстве.

Тема 3. Классификация деловой документации

Унификация и стандартизация управленческих  документов

Виды документов

Понятие классификаторов.

Вопросы для контроля:

1. Каковы основные цели унификации документов?

2. Что учитывается при проведении унификации документов?

3. Что понимается под системой документации?

4. Какие бывают системы документации?

5. В чем особенность УСОРД?

6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандартизации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

10. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

11. Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?

12. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?

13. Какую задачу призвана решить систематизация законодательства?

14.  Какие виды систематизации нормативно-правовых актов вы знаете?

15.  Что такое кодификация? Каковы ее основные черты?

16.  Перечислите известные вам виды кодификации.

17.  Какие существуют виды кодифицированных актов?

18.  Изобразите в виде схемы основные этапы процесса кодификации.

19.  Раскройте содержание каждого этапа кодификационного процесса.

Тема 4. Правила оформления документов

Государственные стандарты на оформление управленческих документов. Общие правила оформления документов. Реквизиты документов

Особенности официально-делового стиля. Язык и стиль служебных документов

Вопросы для контроля:

1. Какой порядок адресования документа и каковы составные части адресата (получателя)?

2. Какие требования предъявляются к тексту и заголовку документа?

3. Какие документы можно составлять без заголовка?

4. Как разрешить ситуацию, если письмо необходимо разослать более чем четырем адресатам?

5. Какой порядок оформления приложений к документу?

6. Составные элементы и порядок оформления реквизитов: дата, индекс, ссылка на дату и индекс входящего документа. Приведите примеры.

7. Охарактеризуйте понятие «подпись документа».

8. Как располагаются подписи, если документ подписывают несколько лиц одной должности; разных должностей?

9. Как ставится оттиск печати на документе?

10. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование документа? Из чего оно состоит, где располагается, на каком экземпляре проставляется? Как оформляется внешнее согласование документа. Приведите примеры.

11. Как оформляется «гриф утверждение», если документ утверждается каким-либо распорядительным актом (например, приказом)? Приведите пример.

12. Объясните назначение реквизита «резолюция». Его составные элементы, где он располагается.

13. Какие отметки и где проставляются на документах во время работы с ним?

Тема 5. Системы документации

Назначение и состав организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной, справочно-аналитической и отчетной документации

Внешние и внутренние документы управления.

Документы по личному составу.

Вопросы для контроля:

1. Какие документы относятся к организационным? Каково их назначение?

2. Какой документ закрепляет должностной и численный состав предприятия?

3. Что включает в себя «гриф утверждения» в документе «Штатное расписание»?

4. Назовите составные элементы формуляра обычного договора.

5. Какие основные разделы содержит текст положения о структурном подразделении или должностной инструкции?

6. Основные требования к оформлению приказов и их тексту?

7. Что включает в себя распорядительная часть, констатирующая?

8.   Чем отличаются по назначению приказы, распоряжения, указания?

9. Каковы сущность и признаки документа протокол? Из каких частей состоит текст?

10. Что такое выписка из протокола. Как проставляются дата и индекс выписки?

11. Основные реквизиты документа «акт». Из каких частей состоит текст. Что указывается во вводной и в констатирующей частях акта?

12.  Основные требования к оформлению приказов по личному составу. Его реквизиты.

13.  Чем отличается приказ по основной деятельности и приказ по личному составу (назначение, оформление)?

14.  Какую функцию выполняет заявление?

Тема 6. Правила обработки документов.           

Обработка входящих и исходящих документов

Регистрация, контроль, систематизация и хранение документов. Признаки группировки документов в дела. Номенклатура дел. Экспертиза ценности документов. Архивное хранение документов и дел.

Вопросы для контроля:

1. Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?

2. Какие документы должны быть поставлены на контроль?

3. Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?

4. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?

5. Кто имеет право снять документ с контроля?

6. Когда документ считается исполненным?

7. Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля исполнения документов?

8. Кто осуществляет отправку документов в организациях?

9. Что происходит с документами после окончания их исполнения?

10. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?

11. Что представляет собой номенклатура дел? Как она оформляется?

12. Что такое архив? Какие виды ведомственных архивов вам известны?

13. Как долго должны храниться документы организации в ведомственном архиве?

14. Какие условия хранения должны быть созданы в ведомственном архиве? Каким образом в нем хранятся дела?