Инвентаризация, ее сущность и значение. Виды инвентаризации.

Одним из важнейших требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является обеспечение реальности (правдивости) и достоверности (точности) его показателей. И для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризации активов и обязательств.

Инвентаризация(лат.inventarium –роспись, опись) -это проверка и документальное подтверждение фактического наличия активов и обязательств организации, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета для приведения их в соответствие с действительностью.

В соответствии со статьей 12 Закона Республики Беларусь” О бухгалтерском учете и отчетности” порядок проведения инвентаризации(количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:

- при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле – продаже;

- при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

- в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств; в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета. Она позволяет:

- определить фактическое наличие имущества;

- проконтролировать сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявить товарно-материальные ценности, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество, не отвечающие стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

- обнаружить сверхнормативные и неиспользуемые товарно-материальные ценности;

- проверить полноту отражения в учете обязательств.

Объектами инвентаризации являются:

- имущество организации независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, незавершенное строительство и другие вложения в долгосрочные активы, финансовые вложения, производственные за­пасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие активы);

- все виды финансовых и других обязательств организации (дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы и другие пассивы);

— имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки);

— имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи обоих этих способов – документации и инвентаризации – в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений. В зависимости от соответствующих классификационных при­знаков, к которым относятся плановость, объем совокупности объектов контроля и содержание инвентаризации, различают ви­ды инвентаризации.

Инвентаризации могут быть: обязательные и инициативные.

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь или нормативными правовыми актами Министерства финансов, орга­низации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Такие инвентаризации являются обязательными.

Кроме обязательных инвентаризаций, организации могут проводить инициативные инвентаризации в соответствии со спецификой их деятельности пли необходимостью дополнительного контроля за обеспечением достоверности данных об имуществе и обязательствах. Они самостоятельно устанавливают сроки и порядок проведения подобных инвентаризаций.

По отношению к плану проведения инвентаризаций выделя­ют плановую и внеплановую инвентаризацию.

Плановойявляется инвентаризация, предусмотренная пла­ном проведения контрольно-ревизионной работы соответствующе­го органа экономического контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т. п.) Она проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем.

Все предприятия обязаны проводить плановые инвентаризации своих ресурсов в следующие сроки:

- основных средств, капитальных ремонтов, расходов будущих периодов и всех ТМЦ не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов;

- расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее одного раза в год;

- расчетов с банками и финансовыми органами - не менее одного раза в квартал;

-расчетов предприятия с его хозяйствами, выделенными на самостоятельный баланс, - не менее одного раза в квартал;

- денежных средств и денежных документов - не менее одного раза в квартал

К внеплановой относится инвентаризация, проведение которой не предусмотрено в плановом порядке (в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ), а также их проведение не носит обязательного характера. Внеплановые инвентаризации проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации.

Внеплановые инвентаризации проводятся в следующих случаях:

-  при смене собственника или реорганизации предприятия;

- при смене руководителя предприятия;

- при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

- при установлении фактов хищений, ограблений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- после пожара или стихийных бедствий;

- по решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных видов материальных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру в натуре часть объектов данного вида. При ревизиях и проверках этот вид инвентаризации часто применяют для выявления реальности объемов отдельных работ, сохранности отдельных видов материальных ценностей. Из-за сравнительно небольшой трудоемкости выборочная инвентаризация получила широкое распространение в контрольно-ревизионной работе. По ее результатам представляется возможность установить достаточно целостную картину состояния сохранности и рационального использования имущества предприятия. Однако она не гарантирует безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба не позволяет определить его сумму. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию. Причем наличные денежные средства в любых случаях подвергаются только сплошной инвентаризации.

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства организации, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед оставлением годового отчета по состоянию на 1 января или дату, близкую к концу отчетного года. Ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше. Однако здесь установлены некоторые ограничения. Так основные средства инвентаризуются не ранее 1 ноября; вложения в долгосрочные активы -не ранее 1 декабря; товары, готовая продукция –не ранее 1 октября и т.д.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения.

По содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т. д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения - расчетно-заготовительные операции.

По характеру инвентаризации подразделяются на: необходимые, повторные, контрольно-перепроверочные, перманентные (непрерывные).

Необходимая инвентаризацияпроводятся в силу их необходимости- при смене материально-ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, но и в том, что материально-ответственное лицо заранее знало срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель предприятия требует письменные объяснения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материально-ответственных лиц. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении виновных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение календарного года по отдельным видам имущества на различные даты.

Порядок инвентаризации определяется хозяйствующим субъектом в его учетной политике.

Количество инвентаризаций в году, а также конкретные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентаризационной работы, ежегодно составляемом главным бухгалтером и утверждаемом руководителем предприятия при создании инвентаризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглашению.