Требования, предъявляемые к оформлению документов. Порядок приемки документов, их бухгалтерская обработка и хранение.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым или другим утвержденным формам. При необходимости организация может самостоятельно разрабатывать и утверждать свои первичные документы.

К первичным документам предъявляются определенные требования.

Документы должны заполняться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирание записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и написания правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Документы до их записи по счетам предварительно подвергают проверке, приемке и бухгалтерской обработке.

Проверка документов включает проверку по существу, формальную проверку и арифметическую проверку.

Проверка документов по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций.

Формальная проверка заключается в проверке правильности оформления документов, заполнения всех установленных для них реквизитов; наличия и подлинности подписей лиц; наличия оговорок в случае исправлений.

Арифметическая проверка представляет собой контроль правильности отражения количественных, качественных и суммарных показателей.

Проверенные и принятые документы подвергают бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке), а в условиях автоматизации – кодирования необходимых учетных показателей.

Группировка документов – это подборка их в однородные по своему содержанию группы.

Таксировка – это перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм.

Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной операции.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве.

Документооборот – это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

Для обеспечения своевременности и очередности поступления в бухгалтерию документов главный бухгалтер разрабатывает график документооборота, который утверждается руководителем. Документооборотом называется движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив.

В нем перечисляют все первичные документы, указывают их назначение, количество экземпляров, кто и в какие сроки их составляет, куда и когда представляют каждый документ, кто принимает и обрабатывает представленные документы, какие работы выполняют в бухгалтерии, а также в каких учетных регистрах отражают.