Изменение и дополнение данных

Работа с базами данных может осуществляться в режиме просмотра или изменения данных. В режиме просмотра сведений их изменения нежелательны, поэтому отдельные поля или вся база данных могут быть закрыты для изменений специальными сред­ствами, например паролем. Изменения в базе данных могут прово­дить только те лица, которые имеют для этого специальное разре­шение. В режиме изменения данных можно менять как содержимое самой базы данных, так и ее внешний вид. Возможно изменение вида формы, количества полей, ввод новых полей, дополнение за­писей и т. д. Для этих целей подготавливаются Формы.

Создание объектов управления базой данных

На третьем этапе мы создали готовую базу данных. Теперь следует создать объекты, обеспечивающие работу с ней. Рассмотрим стадии этой работы.

Поиск необходимых сведений

Для поиска нужных сведений необходимо предусмотреть соответствующие запросы на выборку данных. Необходимые сведения легко найти, если соблюдать определен­ные условия. Условием может быть поиск по заданному образцу, например по фамилии. Если мы хотим найти сведения о каком-либо ученике, то в качестве образца для поиска мы должны будем занести его фамилию в соответствующее поле, после чего на экране появится полная запись об этом ученике. Чтобы сократить количество подготавливаемых запросов, если они отличаются только значением параметра отбора, используются запросы с параметром. В этом случае значение параметра отбора запрашивается при выполнении запроса.

Сортировка данных

Данные, хранящиеся в базе данных, можно отсортировать. Для этого необходимо указать поле, по которому будет проводиться сор­тировка (например, Фамилия), и вид сортировки (например, По возрастанию). В результате такой операции все сведения будут представлены в алфавитном порядке по фамилиям учащихся. Если тип поля — числовой, то записи рассредоточатся по возрастанию или убыванию значений этого поля.

Отбор данных

Сведения, находящиеся в базе данных, можно отобрать по раз­личным условиям. Для этого используются запросы или фильтр. В качестве условий для отбора может быть ра­венство значений каких-то полей, например Год рождения. Снача­ла необходимо создать запрос или задать фильтр отбора. Здесь можно указывать одно или несколько полей для отбора. Критериями отбора может быть «равно», «больше» или «меньше». На основании полученных ре­зультатов будет сформирована результирующая таблица или форма, которая будет содержать только отобранные записи.

Заполнение вычисляемых полей.

При работе с базой данных может понадобиться заполнить поля таблиц расчетными величинами. Например, при наличии полей Кол-во и Цена единицы вычислить Общую сумму. Выполняются вычисления с помощью выражений, введенных в строку Обновление соответствующего поля бланка Конструктора Запроса на обновление с использованием Построителя или вручную. Соответствующие поля предусматриваются в структуре таблиц в режиме Конструктора. При наполнении таблиц данными эти поля остаются пустыми. Их заполнение данными производится автоматически при выполнении Запроса на обновление.

Если нет необходимости вводить вычисляемые поля в таблицы, можно добавить их в отчет. В этом случае отчет строится на основе предварительно подготовленного Запроса на выборку. В бланке Конструктора Запроса на выборку выражение, по которому будут вычисляться величины, вводится в строке Поле. Формировать выражение для вычислений лучше с помощью Построителя.

Создание новых таблиц.

На основе имеющихся таблиц можно создать новые таблицы и разместить их в текущей или другой базе данных. Выполняется это с помощью Запроса на создание таблицы. В бланк запроса на создание таблицы можно поместить поля из нескольких связанных таблиц, а также вычисляемые поля.

Автоматическое открытие объектов базы данных.

При работе с базой данных, пользователь не имеет доступа к изменению структуры базы. Все необходимые для работы объекты открываются автоматически и только в режиме просмотра. Для этих целей создаются Макросы, при выполнении которых автоматически открываются соответствующие объекты. Кнопки Макросов размещаются на Кнопочной форме, с которой и работает пользователь.

Вывод на печать

Вывод на печать в СУБД, как правило, осуществляется в не­скольких формах:

• простая распечатка;

• детальный отчет;

• специальный отчет.

В процессе простой распечатки на принтер выводится содержи­мое базы данных из режима таблицы или формы. В детальном от­чете можно указать ряд дополнительных элементов в оформлении документа, которые приводят базу к виду, удобному для пользова­теля. В специальном отчете можно подготовить документ в форме писем и факсов. Для подготовки отчетов, как правило, можно пользоваться готовыми шаблонами и услугами Мастеров.

Далее на конкретном примере будут рассмотрены все этапы разработки базы данных. В качестве программного средства выбран Access, сочетающий большие возможности с простотой экс­плуатации.

Цель лабораторных работ.

Закрепление теоретических знаний и приобретение практических навыков в постановке, подготовке, решении задач на ЭВМ и обработке полученных результатов.

Лабораторная работа № 1. Создание базовых таблиц

Задание 1.1

Создайте таблицы «Факультеты», «Кафедры», «Сотрудники», «Должности».

Алгоритм работы

1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Файл новой базы данных выберите свою личную папку (или папку \Мои документы)и дайте файлу имя: Структура_ДГТУ. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access, и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы — Структура_ДГТУ: база данных.

4. Откройте вкладку Таблицы.

5. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора — откро­ется бланк создания структуры таблицы.

6. Для первой таблицы введите следующие поля и определите для каждого тип:

Таблица «Факультеты»

7. Для связи с другими таблицами БД надо задать ключевое поле. В качестве ключевого поля выберем поле Код факультета Выделите строку с именем поля Код факультета, щелчком правой кнопки мыши откройте кон­текстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

8. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Факультеты.

9. Повторив действия пунктов 5-8, создайте таблицы «Кафедры», «Сотрудники» и «Должности», в которые входят следующие поля.

Таблица «Кафедры»

Обратите внимание на то, что поле <<Телефон>> является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по вели­чине, не вычитают из одного номера другой и т. д. Это типичное текстовое поле.

Таблица «Сотрудники».

Таблица «Должности»

Определите ключевые поля в таблицах  (Ключевые поля выделены жирным курсивом).

11. В окне Структура ДГТУ: база данных откройте по очереди созданные таблицы наполните их экспериментальным содержанием (пример, табл.1.1.-табл.1.). Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.

Таблица 1.1. Пример таблицы «Факультеты» с экспериментальными данными.

Таблица 1.2. Пример таблицы «Кафедры» с экспериментальными данными.

Таблица 1.3. Пример таблицы «Должности» с экспериментальными данными.

Таблица 1.4. Пример таблицы «Сотрудники» с экспериментальными данными

Задание 1.2

Свяжите таблицы между собой с целью дальнейшего получения данных из всех таблиц.

Алгоритм работы

1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Структура ДГТУ и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Структура ДГТУ: база данныхоткройте панель Таблицы. Убедитесь, что на ней присутствуют значки ранее созданных таблиц.

4. Разыщите на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть сложности, найдите команду строки меню: Сервис à Схема данных. Воспользуйтесь любым из этих средств, чтобы открыть окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.

5. Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы «Факультеты», «Кафедры», «Сотрудники» и «Должности» — в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.

6. Выделите в таблице Факультеты поле — <<Код факультета>>.

7. Перетащите это поле на список полей таблицы Кафедры. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

8. На правой панели окна Изменение связей выберите поля <<Код факультета>> таблицы Кафедры, включаемые в связь. Не устанавливайте флажок Обеспе­чение целостности данных — в данном упражнении это не требуется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.                                                   

9. Закройте диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

10. Таким же образом свяжите таблицы «Кафедры» и «Сотрудники»по полям <<Код кафедры>>, таблицы «Сотрудники» и «Должности» по полям <<Код должности>>.

11. Сохраните схему данных и закройте окно Схема данных. Закройте программу Microsoft Access.

Вопросы для контроля

1. Для чего предназначены таблицы БД?

2. Как создать структуру таблицы?

3. Как определить типы данных для полей таблицы?

4. Для чего используется тип данных Счетчик?

5. С какой целью определяются ключевые поля?

6. Какие требования предъявляются к ключевым полям?

7. Как определить ключевое поле?

8. Для чего связывают таблицы?

9. Какие связи возможны между реляционными таблицами?

10.  Как можно связать таблицы?

Лабораторная работа №2. Создание запросов, необходимых для правильного отображения данных в формах

Задание 2.1

Сформируйте запрос на выборку данных из таблиц Факультеты и Кафедры. По запросу должен выводиться список кафедр всех факультетов с указанием наименованияя факультета.

Алгоритм работы

1.  Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Структура_ДГТУ и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Структура_ДГТУ: база данных откройте вкладку Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Факультеты и щелкните на кнопке [Добавить].Выделите таблицуКафедры и также щелкните на кнопке [Добавить]. Закройте окно Добавление таблицы. В бланке конструктора запроса в таблице Факультеты в списке полей дважды щелкните по полю [Наименование]. Поле будет помещено в нижнюю часть бланка конструктора. Таким же образом (т.е. двойным щелчком по имени поля) поместите в нижнюю часть бланка все поля из таблицы Кафедры.

5. Сохраните запрос под именем СписокКафедрыи закройте его.

6. Проверьте правильность выполнения запроса запустив его командой Открыть в окне базы данных. В результирующей таблице должен быть выведен список кафедр с указанием наименования факультета.

7. Закройте результирующую таблицу.

8. Закройте окно базы данных и окно приложения Microsoft Access.

Задание 2.2

     Сформируйте запрос на выборку данных из таблицы Кафедры. По запросу должен отбираться список кафедр указанного факультета.

Алгоритм работы

1.  Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Структура_ДГТУ и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Структура_ДГТУ: база данных откройте вкладку Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Кафедры и щелкните на кнопке [Добавить]. Закройте окно Добавление таблицы. В бланк конструктора запроса поместите все поля из таблицы Кафедры. Сделать это можно, дважды щелкая последовательно по именам полей таблицы в верхней части бланка конструктора запроса.

5. В строке <Условие отбора> поля [Код факультета] в соответствующей ячейке введите следующее выражение:

[Forms]![ФФакультеты]![Код факультета].

Примечание. При выполнении данного запроса будут отобраны кафедры только того факультета, код которого будет выведен в поле [Код факультета] в форме ФФакультеты (форму ФФакультеты мы создадим в лабораторной работе №3).

6. Проверьте правильность выполнения запроса, запустив его командой Запрос  Запускили щелчком кнопки .!. на панели инструментов. По запросу введете цифру 1 или 2 и щелкните [OK].

7. Закройте результирующую таблицу и сохраните запрос под именем ЗКафедры.

Задание 2.3

Создайте еще один запрос на выборку списка сотрудников указанной кафедры.

Алгоритм работы

1. Повторите п. 3 задания 1.

2. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Сотрудники и добавьте ее в бланк конструктора запроса. Закройте окно.

3. Поместите в нижнюю часть бланка конструктора следующие поля из таблицы Сотрудники: [Таб номер], [Фамилия], [Имя], [Отчество], [Код кафедры].

4. В строке <Условие отбора> в ячейке поля [Код кафедры] введите выражение: [Forms]![ЗКафедры]![Код кафедры].

Примечание. При выполнении данного запроса из таблицы Сотрудники будут отбираться записи о сотрудниках той кафедры, код которой совпадает с кодом, отображаемым в соответствующем поле формы Зкафедры(форму ЗКафедрымы создадим в лабораторной работе №3) .

Задание 2.3

Создайте еще один запрос на выборку из таблицы Сотрудники личных данных, согласно табельному номеру сотрудника.

Алгоритм работы

1. Повторите п. 3 задания 1.

2. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Сотрудники и добавьте ее в бланк конструктора запроса. Закройте окно.

3. Поместите в нижнюю часть бланка конструктора следующие поля из таблицы Сотрудники: [Таб номер], [Дата рождения], [Пол], [Нач_труд_деятел], [Дата поступления в ДГТУ].

4.  В строке <Условие отбора> в ячейке поля [Таб номер] введите выражение: [Forms]![Список_сотр]![Таб номер].

5. Закройте запрос, сохранив его под именем Личные_данные.

Примечание. При выполнении данного запроса из таблицы Сотрудники должны отбираться личные данные того сотрудника, табельный номер которого совпадает с номером, отображенным в соответствующей строке формы Сотрудники (форму Сотрудники мы создадим в лабораторной работе №3).

6. Запустите запрос из окна базы данных и проверьте правильность его работы.

Лабораторная работа №3. Ввод и просмотр данных посредством формы

Задание 3.1

     С помощью Мастера форм создайте форму ФФакультеты со связанной с ней формой Кафедры. Добавьте в таблицу Кафедры еще 2 записи. Внесите в таблицу изменения, отсортируйте записи по полю <<Наименование>> и отработайте иные операции работы с формой.

Алгоритм работы

1. Откройте вкладку формы в окне базы данных.

2. Щелкните по кнопке <Создать>.

3. В появившемся окне выберите пункт Мастер форм.

4. Щелкните по значку списка в нижней части окна.

5. Выберите из появившегося списка таблицу Факультеты.

Алгоритм работы

1. В окне базы данных на вкладке Формы щелкните по кнопке <Создать>.

2. В появившемся окне выберите пункт Мастер форм.

3. Щелкните по значку списка в нижней части окна.

4. Выберите из появившегося списка запрос Список_сотр.

Задание 3.3

     Разместите на форму ЗКафедры кнопку, открывающую форму ФСотрудники.

Алгоритм работы

1.  В окне базы данных на вкладке Формывыделите форму ЗКафедрыи откройте ее в режиме конструктора.

2. В нижней части окна формы на панели инструментов выберите пиктограмму [Кнопка] и перетащите ее на форму в область данных так, чтобы она стала последним «полем» в форме. В открывшемся окне Создание кнопок из списка в левой части выберите Работа с формой, а из списка в правой части, Открыть форму. Нажмите кнопку [Далее].

3. На следующем шаге выберите из списка форму ФСотрудники и нажмите кнопку <<Далее>>.

4. В следующем окне установите переключатель в положение Открыть форму и показать все записии нажмите кнопку <<Далее>>.

5. В следующем окне щелкните на переключателе Текст и вместо текста «Открыть форму» введите текст «Сотрудники». Нажмите кнопку <<Далее>>.

6. Далее задайте имя кнопки Кнопка1. Нажмите кнопку <<Готово>>.

7. Сохраните форму и закройте окно ЗКафедры: форма.

Задание 3.4

Разместите на форму ФСотрудники кнопку, открывающую список должностей и формы ФЛичные_данные.

Алгоритм работы

1. В окне базы данных на вкладке Формывыделите форму ФСотрудникии откройте ее в режиме конструктора.

2. На панели инструментов выберите пиктограмму [Поле со списком] и перетащите ее на форму в область данных рядом с полем Код должности.

3. В открывшемся окне «Создание полей со списком» выберите пункт «Объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажмите <<Далее>>.

4. На следующем шаге внизу окна выберите переключатель <Таблицы>, выделите таблицу <Должности> и нажмите кнопку <<Далее>>.

5. На следующем шаге переместите оба поля таблицы Должности в область справа кнопкой [>>] и нажмите <<Далее>>.

6. На следующем шаге можно задать сортировку по полю Должности, а можно просто перейти в следующее окно, нажав кнопку <<Далее>>.

7. На следующем шаге оставьте включенным флажок Скрыть ключевой столбец и нажмите кнопку <<Далее>>.

8. На следующем шаге выберите пункт Сохранить в поле и в раскрывающемся списке выберите поле Код должностии перейдите в следующее окно кнопкой <<Далее>>.

9. Задайте подпись «Должности» и нажмите кнопку [Готово].

10. Сохраните форму и закройте окно ФСотрудники: форма.

Задание 3.5

Разместите на форму ФСотрудники кнопку, открывающую форму ФЛичные_данные.

Алгоритм работы

1. В окне базы данных на вкладке Формывыделите форму ФСотрудникии откройте ее в режиме конструктора.

2. На панели инструментов выберите пиктограмму [Кнопка] и разместите ее на форму в область данных ниже всех полей. В открывшемся окне Создание кнопок из списка в левой части выберите Работа с формой, а из списка в правой части, Открыть форму. Нажмите кнопку [Далее].

3. На следующем шаге выберите из списка форму ФЛичные_данные и нажмите кнопку <<Далее>>.

4. В следующем окне установите переключатель в положение Открыть форму и показать все записии нажмите кнопку <<Далее>>.

5. В следующем окне щелкните на переключателе Текст и вместо текста «Открыть форму» введите текст «Личные данные». Нажмите кнопку <<Далее>>.

6. Далее задайте имя кнопки Кнопка2. Нажмите кнопку <<Готово>>.

7. Сохраните форму и закройте окно ФСотрудники: форма.

Вопросы для контроля

1. Для чего предназначены объекты БД Формы?

2. Какие типы форм вы знаете?

3. На основе каких объектов можно создать форму?

4. Как можно создать форму?

5. Как добавить данные в таблицу в режиме формы?

Лабораторная работа №4. Создание запросов

Задание 4.1

Создайте запрос на выборку сотрудников института, занимающих должность доцента. Результирующая таблица должна содержать также наименование факультета и наименование кафедры.

Алгоритм работы

6. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

7. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Структура_ДГТУ и щелкните на кнопке ОК.

8. В окне Структура_ДГТУ: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

9. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Факультеты и щелкните на кнопке Добавить,затем выберите таблицу Кафедры и щелкните на кнопке Добавить. Таким же образом в бланк запроса добавьте таблицы Сотрудники и Должности. Закройте окно Добавление таблицы.

10. В списке полей таблицы Факультеты выберите поля, включаемые в результиру­ющую таблицу: [Код факультета],[Наименование]. Выбор производите двойными щелчками на именах полей.

11. В списке полей таблицы Кафедры выберите поля [Код кафедры] и [Наименование].

12. В списке полей таблицы Сотрудники выберите поля [Таб номер], [Фамилия], [Имя], [Отчество] [Должность].

13. В списке полей таблицы Должности выберите поле [Должность].

14. Задайте условие отбора для поля [Должность]. В соответствующую строку вве­дите: “доцент” (кавычки ставить не надо, они будут проставлены автоматически). Из таблицы будут выбираться не все сотрудники, а только доценты.

15. Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя — ВыборДоцентов.

16.  В окне Структура_ДГТУ: база данных откройте только что созданный запрос и рассмотрите результирующую таблицу. Ее содержательность зависит от того, что было введено в таблицы при их наполнении в лабораторной работе №1. Если ни один сотрудник не соответствует условию отбора и получившаяся результирующая таблица не имеет данных, откройте базовые таблицы и наполните их модельными данными, позволяющими проверить работу запроса.

17.  По окончании исследований закройте все открытые объекты и завершите работу с программой Microsoft Access.

Задание 4.2

Для того, чтобы получить сведения о стаже сотрудников и их возрасте,создадим специальный тип запроса, с вычисляемыми полями.

Алгоритм работы

1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Структура_ДГТУ и щелкните на кнопке ОК.

3. В окнеСтруктура_ДГТУ: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу.

4. Добавьте таблицу Сотрудники, и поместите в бланк конструктора запроса поля: [Таб номер], [Фамилия], [Имя], [Отчество], [Нач труд деятел], [Дата поступления в ДГТУ].

5. В верхней строке свободного столбца, следующего за [Дата поступления в ДГТУ] введите выражение:

Общий стаж:Year(Date())-Year([Сотрудники]![Нач_труд_деятельности]) 

Для построения выражения воспользуйтесь построителем (кнопка на панели инструментов). Запустите построитель. В окне построителя в самом левом столбце дважды щелкните на пункт Функции.Далее выберите п. Встроенные функции. В среднем столбце выделите Дата/время. Далее в правом столбце – функцию Year и щелкните [Вставить].В верхней области окна Будет вставлена функция Year («number»). Щелкните по параметру «number» (при этом все слово выделится целиком). В правом столбце выберите функцию Date и щелкните [Вставить]. Оставшуюся часть выражения введите в той же последовательности, выбрав в качестве параметра функции Year поле [Нач труд деятел] из таблицы Сотрудники. Сформировав выражение до конца, нажмите [OK]. Выражение будет вставлено в бланк запроса. Отредактируйте выражение, заменив «Выражение1» на «Общий стаж».

6. В верхней строке следующего столбца введите выражение:

Стаж в ДГТУ: Year(Date())-Year([Сотрудники]![Дата поступления в ДГТУ]). Для ввода используйте построитель.

7. Для следующего столбца введите выражение:

Возраст: Year(Date())-Year([Сотрудники]![Год рождения])

8. Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем                          

СтажВозраст.

9.  В окне Структура_ДГТУ: база данных откройте панель Запросы и запустите запрос СтажВозраст

10. Закройте все объекты базы данных. Закройте программу Microsoft Access.

Задание 4.3

Если полностью заполнить данными таблицу Сотрудники, введя сведения обо всех сотрудниках в поле <<Пол>>, то используя запрос СтажВозраст можно узнать, кто из сотрудников достиг пенсионного возраста.

Алгоритм работы

1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Структура_ДГТУ и щелкните на кнопке ОК.

3. Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна Структура_ДГТУ: база данных.

4. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Сотрудники и запрос СтажВозраст. Закройте окно Добавление таблицы.

5. В бланк запроса по образцу введите все поля из запроса и поле [Пол] из таблицы Сотрудники.

6. Для поля <<Возраст>> включите сортировку по возрастанию.

7. В строке Условие для поля <<Пол>> поставьте букву «м» (кавычки ставить не надо), а для поля <<Возраст>> следующее условие: >=60.

8. Перейдите в следующую строку, которая называется ИЛИ, и для поля <<Пол>> поставьте букву «ж», а для поля <<Возраст>> условие: >=55.

9. Сохраните запрос под именем Пенсионеры. Откройте запрос. В зависимости от данных, которыми наполнены таблицы, результирующая таблица должна содержать только сведения о мужчинах, которым исполнилось 60 и более лет и женщинах в возрасте от 55 и выше. Кроме того, в таблице должны быть сведения о кафедре, в которой они работают.

10. Закройте результирующую таблицу.

11. Самостоятельно подготовьте запросы с параметром на получение списка сотрудников по <<Фамилии>>; по <<Должности>> в рамках всего университета и отдельно по кафедре. Сохраните запросы под именами «ПоискПоФамилии» и «ПоискПоДолжности», соответственно.

12. Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой Microsoft Access.

Вопросы для контроля

1. Как и в каком режиме готовятся запросы?

2. Какие типы запросов вы знаете и для чего они предназначены?

3. Чем отличаются запросы на выборку от запросов «с параметров» и итоговых запросов?

4. На основе каких объектов БД можно построить запрос?

Лабораторная работа №5. Создание отчетов

Задание 5.1.

Создайте отчет, содержащий список кафедр по факультетам.

Алгоритм работы

1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск à Программы à Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Структура_ДГТУ и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Структура_ДГТУ: база данных откройте вкладку Отчеты. Выполните двойной щелчок на значке Создание отчета с помощью мастера.

4. В окне Создание отчетов в поле Таблицы и запросы выберите из списка таблицу Факультеты и переместите вправо поля [Код факультета] и [Наименование]. Затем выберите из списка таблицу Кафедры и переместите вправо все поля таблицы. Нажмите кнопку <<Далее>>.

5. В следующем окне выделите таблицу Факультетыи нажмите кнопку <<Далее>>.

6. Следующие два шага пропустите, нажимая кнопку <<Далее>>.

7. На следующем шаге выберите макет для отчета Структура1, ориентация книжная. Установите флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Нажмите кнопку <<Далее>>.

8. Выберите стиль отчета. Нажмите кнопку <<Далее>>.

9. Задайте имя отчета Кафедры и нажмите кнопку <<Готово>>.

10. Закройте отчет.

Задание 5.2.

      Самостоятельно создайте 3 отчета, содержащие список факультетов, список всех сотрудников организации и список пенсионеров.

Примечание: Внести изменения в структуру отчета (изменить заголовок, наименования полей, их размещение) можно, открыв отчет в режиме конструктора.

Вопросы для контроля