Создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными

Отчеты создаются на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц или запросов в режиме конструктора, или с использованием мастера с возможной доработкой в режиме конструктора.

Режим конструктора отчетов похож на режим конструктора форм. Самые простые отчеты создаются автоматически – автоотчеты.

В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей связанных таблиц БД формируются заголовки, размещаются вычисляемые поля. Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня может производиться вычисление итогов, определяться заголовки и примечания

1. Создайте отчеты: ленточный на основании таблицы дисциплины; в столбец на основании таблицы преподаватели. (Используя мастер отчетов)
2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы должно вычисляться среднее значение оценок по всем предметам.

Для выполнения этого задания сначала надо создать запрос, содержащий необходимые данные. Для этого: Мастер запросов выбрать простой запрос и нажать кнопку OK; из таблицы Студенты выбрать поля фамилия, имя, отчество, номер группы, из таблицы Дисциплины выбрать поле название дисциплины, из таблицы Оценки выбрать поле оценки и нажать далее; нажать еще раз кнопку далее; ввести название запроса Сессия и нажать кнопку готово; закрыть запрос.

Для создания Итогового отчета выполните следующее: на вкладке отчеты нажать кнопку создать/мастер отчетов, из раскрывающегося списка выбрать запрос Сессия и нажать кнопку ok; выберите все поля запроса и нажмите далее; тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому нажмите далее; добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне номер группы и перенеся его в правое окно                     ;

нажмите далее;

а нам надо вычислять средний балл, поэтому нажмите кнопку итоги; поставьте галочку в ячейке поля AVG (это функция вычисляет среднее) и нажмите ok; сортировка не требуется, так как данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен, поэтому нажмите ok; выберите макет отчета; рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные, хотя это дело вкуса; нажмите далее; выберите стиль отчета и нажмите далее; введите название отчета Итоги сессии, нажмите Готово.

Доработайте выведенный отчет в режиме конструктора: введите заголовок отчета – Итоги сессии; вставьте кнопку, которая вызовет печать отчета; замените в отчете надпись функции AVG на надпись Среднее значение; удалите ненужную служебную информацию - (Итоги для “ & “‘Фамилия’ =” )”. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду печать. После завершения необходимых операций закройте окно просмотра отчета.

Результаты работы представьте преподавателю.

Разработка Кнопочного Меню

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Нажатие кнопки открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню – это очень удобный инструмент работы с базой данных и оно практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню диспетчером можно за несколько минут, тем более, что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню. Поэтому остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчера кнопочных форм.

Для создания кнопочного меню проделайте следующие действия:

1. Продумайте функции кнопок в кнопочном меню. Например, кнопка 1 будет открывать форму Преподаватели для просмотра или изменения данных, кнопка 2 будет открывать перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам и так далее. Необходимо создать 4 кнопки для открытия соответствующих форм для просмотра и ввода данных во все 4 таблицы, одну кнопку – для просмотра сложной формы, соответствующее количество кнопок для просмотра всех запросов и одну кнопку для просмотра отчета. При создании кнопочного меню с помощью диспетчера кнопочных форм предусмотрены только команды работы с формами и отчетами, а для работы с запросами надо создавать соответствующие макросы. Поэтому перед началом работы с диспетчером кнопочных форм создайте макросы на открытие соответствующих запросов.

Выполните команду Работа с базами данных/Диспетчер кнопочных форм.

Автоматически будет создана кнопочная форма Main Switchboard, которая будет главной по умолчанию.

1. Для ввода новых кнопок нажмите кнопку изменить.
2. В открывшемся окне нажмите кнопку создать (имеется в виду создать новую кнопку для выполнения определенного действия). В открывшемся окне в поле текст введите название кнопки (например, Преподаватели),в полекоманда выберите из раскрывающегося списка нужную команду, а в третьем поле, появляющемся для большинства команд, выберите нужный объект и нажмите OK.
3. Для создания остальных кнопок повторите пп. 5 и 6 необходимое количество раз.
4. После ввода всех кнопок закройте окно изменения страницы кнопочной формы и окно диспетчера кнопочной формы.
5. Войдите в режим просмотра формы Кнопочное меню и проверьте, правильно ли работают все кнопки.

Внимание! Для возврата в меню из любой открытой формы, запроса или отчета достаточно закрыть их.

Создание макросов.

В окне базы щелчок на команде Макросы. Основной компонент Макросов - макрокоманды. Список Макрокоманд можно просмотреть Создание/Макрос/Макрос, (щелчок на кнопке со стрелкой) в столбце Макрокоманда. Прокрутить и выбрать нужную макрокоманду. Далее необходимо добавить условие, используя Построитель.

Сохранить макрос с именем Хорзарпрепод(хорошая зарплата преподавателей). Запустить макрос на выполнение, п.м.на имени макроса и команда Выполнить. Просмотреть в форме преподавателей, имеющих зарплату >15000руб.

Присоединение макроса к кнопке.

Откройте форму или отчет в режиме конструктора, в область заголовка вставьте кнопку.

Найдите свой макрос и на следующем шаге выбирается текст или рисунок на кнопку. Далее задается имя кнопке и Готово.

Щелкнув на кнопке, запустите макрос и посмотрите результаты его работы.

Результаты работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. С какой целью создаются формы? Назовите виды форм MS Access.
2. Назовите инструменты создания форм.
3. Назовите виды автоформ.
4. Перечислите основные разделы форм и их назначение.
5. Для чего используется раздел Данныев форме?
6. Как разместить в форме элемент управления?
7. Как используется при создании форм Список полей?
8. Как изменить порядок обхода элементов в форме?
9. Как построить форму по двум связанным таблицам?
10. Назовите основные элементы диаграмм.
11. Как построить диаграмму, используя режим Мастера диаграмм?
12. Что такое макросы?
13. Что такое запросы?
14. Какие запросы есть в MS Access?
15. Как создать запрос с параметрами?
16. Особенности создания перекрестного запроса.