Разработка сложной составной формы со встроенной диаграммой

Лабораторная работа №2

Создание форм

Формы служат пользовательской частью интерфейса БД. Именно с ними работает пользователь при вводе и редактировании записей базы данных. Кроме того, пользователь может использовать форму для запроса и отображения информации.

Они содержат элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовое поле для ввода и правки данных, пиктограммы, флажки-переключатели, подписи, списки, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.

Формы позволяют выполнять вычисления и обеспечивают доступ данных в связанных таблицах с помощью подчиненных форм. Источником данных для форм – либо таблица, либо запрос.

Как и для большинства объектов БД, для создания формы существует несколько способов:

• автоматическое создание простой формы;
• автоматическое создание разделенной формы;
• с помощью мастера;
• создание формы с дополнительными элементами;
• создание пустой формы;
• создание формы в режиме конструктора;

Разделенная форма в 2007-новая возможность, эта форма отображает данные содержащиеся в таблице в двух представлениях - в режиме формы и в режиме таблицы.

Преимущества использования разделенной формы обусловлены тем, что в такой форме пользователь может работать с двумя разными типами представления данных. В табличной части формы можно найти быстро запись, а изменить или  просмотреть в другой части формы.

Создадим однотабличную форму для ввода данных в таблицы Преподаватели.

Выберем таблицу ПреподавателидалееСоздание/Форма,создадим простую форму в столбец, в окне свойств, задайте ширину поля 5см.

Преобразуйте форму в режиме конструктора к виду, показанному на Рис.1.

Выделите заголовок формы и задайте ему имя Преподаватели. Для перемещения элементов по форме необходимо выделить элемент, например поле Код, а он связан с надписью Код, вырежьте и вновь  вставьте в форму. Перетащите в нужное место элемент и задайте в окне свойств размеры элемента и цвет, задайте цвет и размер формы.

Рис.1

Создание запросов

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисление и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление, удаление записей MS Access имея удобное для пользователя графическое средство формирование запроса по образцу – QBE (Query By Example).Запрос QBE включает схему данных с используемыми таблицами и бланк запроса. При конструировании запроса достаточно, работая мышью, выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представляемых в схемах данных запроса, в бланк запроса и ввести условие.

В Access может быть создано несколько видов запроса:

• Запрос на выборку: позволяет собирать данные из полей в таблицах, рассчитывать значение полей и суммировать значения в таблицах. Запрос на выборку похож на фильтрацию, отличие в способности запроса получать данные из нескольких таблиц, создавать новые поля с помощью расчетов и суммировать данные. Результатом является таблица. Все созданные и сохраненные запросы находятся на вкладке «Запросы» окна БД.
• Перекрестный запрос– позволяет выполнять математические подсчеты (суммы, количества записей и средние значения) по данным одного поля таблицы. Результаты группируются в ячейках (пересечение строк и столбцов), соответствующих конкретным полям обсчитываемой базы данных БД.
• Запрос на изменение– помогает выполнять операции с записями, удовлетворяющими данными критериями: запрос на удаление удаляет из таблицы заданные записи; запрос на обновление - изменяет соответствующие записи таблицы ; запрос на добавление добавляет в конец таблицы новые записи (соответствующие заданным условиям отбора); запрос на создание таблицы создает новые таблицы ,состоящие из заданных записей.
   Запрос на создание таблицы основан на запросе выборки и удобен для архивирования старых данных таблицы через удаление ее записей.
• Запрос с параметрами – позволяет ввести информацию, используемую в качестве критериев отбора.

Запрос на Выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса.

Перекрестный Запрос – предназначен для группирования данных и представления их в компактном виде, удобен для анализа. В соответствии с заданием начните формировать запросы.

Запрос на Создание Таблицы – основан на запросе на выборку, но результат сохраняется в таблице

Запросы на Обновление, Добавление, Удаление – Запросы ДЕЙСТВИЯ, в результате которых изменяются данные в таблице.

Задание 1

1. Создайте запрос на выборку.

В запросе на экран должен выводиться состав 717 группы. Для этого: на линейке щелкните на команде Создание/Мастер запросов выберите Простой запрос и нажмите кнопку OK; в появившемся окне в списке Таблицы/Запросы выберите из раскрывающегося списка таблицу Студенты; перенесите все поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля ; нажмите кнопку Далее; в окне введите имя запроса Группа; нажмите кнопку Готово; на экране появится таблица с данными запроса. По заданию необходимо, чтобы при выполнении запроса спрашивался номер группы (для этого необходимо перейдите в режим конструктора запросов).

Вставьте таблицу Студенты, перетащите поле Номер группы в область Поле и в строке Условия отбора для поля введите номер группы 717;

Выполните запрос, выполнив команду Выполнить с восклицательным знаком; на экране появится таблица с данными о студентах 717 группы; сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

В строке Условия отбора могут применятся операции сравнения и логические операции, интервалы (Between And), шаблон (Like), встроенные функции (например, DATE() текущая дата), выражения (DATE() – 5 десять дней назад).

Для просмотра запроса в режиме SQL необходимо воспользоваться пунктом меню выделить запрос и команда меню Режим/Режим SQL.

Задание 2

1. Создайте запрос с параметрами, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине.

Для этого: на линейке щелкните на команде Создание/Мастер запросов выберите Простой запрос и нажмите кнопку OK; в появившемся окне в списке Таблицы/Запросы выберите из раскрывающегося Простой запрос и нажмите кнопку OK; в появившемся окне в списке Таблицы/Запросы выберите из раскрывающегося списка таблицу Студенты; перенесите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы из окна Доступные поля в окно Выбранные поля, из  таблицы Дисциплины выберите поле Название дисциплины в таблице Оценки выберите поле Оценки, сформировано 6 полей запроса – они связаны между собой посредством схемы данных; нажмите кнопку Далее, затем в появившемся окне снова нажмите кнопку Далее; в окне введите имя запроса Оценки группы; нажмите кнопку Готово; на экране появится таблица с данными запроса. По заданию необходимо, чтобы при выполнении запроса спрашивался номер группы (для этого необходимо перейдите в режим конструктора запросов) в появившемся бланке QBE выберете  вкладку запросы и запрос Оценки группы, и перейти в режим конструктора; в строке Условия отбора для поля Номер группы введите фразу в квадратных скобках: [Введите номер группы]; в строкеУсловия отбора для поля Название дисциплины введите фразу: [Введите название дисциплины]; выполните запрос;

в первом появившемся диалоговом окне введите 717, затем нажмите OK, во втором – Информатика и нажмите OK; на экране появится таблица со списком 717-й группы и оценками по информатике; сохраните запрос – Запрос с параметрами и закройте таблицу запроса.

3. Создайте перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам.

Такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса. Поэтому надо, сначала сформировать Простой запрос, в котором были бы поля номер группы, название дисциплины и оценки. Для этого: выберите из таблицы Студенты поле номер группы; выберите из таблицы Дисциплины поле название дисциплины; выберите из таблицы Оценки поле оценки; нажмите кнопку далее, затем в появившемся окне снова нажмите кнопку ДАЛЕЕ; в появившемся окне введите имя запроса Дисциплины оценки группы; нажмите кнопку готово; сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

Далее создаем перекрестный запрос.

Для этого: на линейке щелкните на команде Создание/Мастер запросов выберите Перекрестный запрос и нажмите кнопку OK; в появившемся окне в списке Таблицы/Запросы по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки группы и нажмите кнопку Далее; для заголовков строк выберите поле Название дисциплины и нажмите кнопку Далее; для заголовков столбцов выберите поле Номер группы и нажмите кнопку Далее; выберите функцию AVG(среднее), т.е. среднее значение (она по умолчанию уже выделена) и нажмите кнопку Далее; введите название запроса Средние оценки и нажмите кнопку Готово; откроется таблица перекрестного запроса; обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам; закройте таблицу запроса.

4. Создайте итоговый запрос Отличники с выполнением вычислений над группами записей. Для этого: на вкладке Запросы нажмите Создать; выберите Простой запрос; в таблице Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы, а в таблице Оценки выберите поле Оценки; нажмите кнопку Далее, затем в появившемся окне снова нажмите кнопку Далее; в появившемся окне введите имя запроса Отличники; щелкните по ячейке Изменить макет запроса; нажмите кнопку Готово.

Для создания этого запроса нужно воспользоваться операцией группировки. Будем считать отличниками тех студентов, которые набрали за четыре экзамена 15 баллов. Операция группировки позволит просуммировать оценки студентов по всем экзаменационным дисциплинам, для выполнения групповых операций нажмите на панели инструментов клавишу или выполните команду Групповые операции; в строке Групповые операции поля Оценки щелкните по ячейке групповые операции. Откройте раскрывающийся список и выберите функцию SUM; в строке Условия отбора поля Оценки введите 15; выполните полученный запрос.

5. Создать запрос с использованием вычисляемых полей из таблицы Преподаватели. В запросах, в отличие от таблиц, над полями могут производиться вычисления. При этом могут использоваться как арифметические выражения, так и встроенные функции ACCESS. Вычисляемое поле, включенное в запрос позволяет получить новое поле с результатами вычислений только в Таблице запроса и не создает полей в таблицах БД.

Сформировать выражение можно при помощи Построителя выражений, который запускается из контекстного меню, связанного со строкой Условие отбора на бланке или при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов. При составлении выражений имена полей заключаются в квадратные скобки, символьные константы – в кавычки, имена объектов БД отделяются от полей “!”.

На линейке щелкните на команде Создание/Мастер запросов выберите Простой запрос и нажмите кнопку OK; в появившемся окне в списке Таблицы/Запросы выберите из раскрывающегося Простой запрос и нажмите кнопку OK; в появившемся ДО из таблицы Преподаватели выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Кафедра, Должность, Датарождения; нажмите кнопку Далее, затем в появившемся окне снова нажмите кнопку Далее; в появившемся окне введите имя запроса Возраст преподавателей; нажмите кнопку Готово;

выберите вариант Изменить макет запроса; в режиме конструктора нужно добавить поле, которого нет в таблице Преподаватели; это вычисляемое поле Возраст, которое вычисляется следующим образом из текущей даты вычесть дату рождения преподавателя и полученную разность разделить на 366, так как разница дат получится в днях. Для этого в заголовке вычисляемого поля при помощи контекстного меню вызвать команду Построитель выражений и набрать следующее выражение: Возраст (Date()-[Преподаватели]![ Дата рождения])/366, где date() текущая дата; Нажмите кнопку Готово.

 При составлении выражений имена полей заключаются в квадратные скобки, символьные константы - в кавычки, имена объектов БД отделяются от полей “!”.

6. Создайте запрос действие на изменение зарплаты преподавателей в таблице Преподаватели. Для этого выберите в Мастере выберите Простой запрос; в таблице Преподаватели выберите поле зарплата; нажмите кнопку Далее, затем в появившемся окне снова нажмите кнопкуДалее; в появившемся окне введите имя запроса Изменение зарплаты; выделите переключательИзменить макет запроса; нажмите кнопку Готово; в строке Условия отбора введите < 20000; откройте пункт меню Запрос и выберите Обновление; в строке конструктора запроса Обновление в поле Зарплата введите [Зарплата]*1,15; выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных; закройте запрос, подтвердив его сохранение.

.

Откройте таблицу Преподаватели; просмотрите изменение зарплаты у преподавателей, получающих меньше 20000 р.; закройте таблицу.

1. Создайте запрос на создание архива для отчисленных студентов и на удаление студента гр. 717 Котов Павел Семенович из таблицы Студенты.; выберите простой запрос; в таблице Студенты выберите все поля; выберите Подробный отчет и нажмите кнопку Далее; в появившемся окне введите имя запроса Создание архива; щелкните по кнопке; Изменить макет запросанажмите кнопку Готово; в строке Условия отбора введите: в поле Фамилия – [ввод фамилии], в поле Имя – [ввод имени], в поле Отчество – [ввод отчества], в поле Номер группы – [ввод группы];

откройте пункт меню Конструктор и выберите команду Создание таблицы; Задайте имя таблицы Архив, выполните запрос Создание архива; для этого в режиме диалога введите данные о студенте помещаемом в архив, Котов Павел Семенович ГРУППА – 717; в результате выполнения запроса на создание архива должна появиться новая таблица Архив; посмотрите ее содержание, там должна быть запись о студенте Котов Павел Семенович; создайте запрос на удаление записи из таблицы Студенты, предварительно помещенной в Архив; на вкладке Запросы нажмите кнопку Создать; выберите Простой запрос; в таблице Студенты выберите все поля и нажмите кнопку Далее; выберите подробный отчет, затем в появившемся окне снова нажмите кнопку Далее; в появившемся окне введите имя запроса Отчисление студента; щелкните по кнопке изменение структуры запроса; откройте пункт меню Запрос и выберите Удаление; в строке Условия отбора введите: в поле Фамилия – [ввод фамилии], в поле Имя –[ввод имени], в поле Отчество – [ввод отчества], в поле Номер группы – [ввод группы]; закройте запрос; выполните запрос Отчисление студента; для этого введите фамилия –Котов, имя  Павел, отчество –Семенович, номер группы – 717; откройте форму Студенты и убедитесь в удалении записи о студенте Котове; закройте таблицу.

Самостоятельно создайте запрос на добавление в архив других записей таблицы Студент и назовите его Добавление в архив и запрос на Восстановлениестудента из Архива в таблицу Студент.

 Для каждого из созданных запросов создайте форму (можно рекомендовать автоформу в столбец или ленточную автоформу), удобную для просмотра данных. При создании этих форм воспользуйтесь рекомендациями в пп.

Результаты работы представьте преподавателю.

Разработка сложной составной формы со встроенной диаграммой

Разработайте сложную форму, в которой с фамилиями преподавателей были бы связаны подчиненная форма Читаемые дисциплины и подчиненная форма Оценки студентов. В форме должна присутствовать диаграмма, графически отражающая оценки студентов. Для этого:

На линейке щелкните на команде Создание/Мастер форм.

1. Выберите мастер форм.
2. В таблице Преподаватели выберите поля фамилия, имя, отчество, кафедра.
3. В таблице Дисциплины выберите поле название дисциплины.
4. В таблице Студенты выберите поля код студента, фамилия,
5. имя, отчество, номер группы.
6. В таблице Оценки выберите поле оценки.
7. Нажмите кнопку далее.
8. В появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому нажмите кнопку далее.
9. В мастере показаны две подчиненные формы, для верхней подчиненной формы выберите ленточный тип, для нижней – оставьте табличный и нажмите кнопку далее.
10. Выберите желаемый стиль оформления формы и нажмите кнопку далее.
11. Введите название формы Преподаватели и оценки.
12. Нажмите кнопку готово и просмотрите полученную форму.

Если вас не удовлетворяет расположение полей на экране, измените их, для этого: перейдите в режим конструктора; переместите поля и подчиненные формы, а также измените их размеры так, (свойства) чтобы были видны все данные и не было много пустого места; для этого надо (как правило, многократно) переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора.

1. Вставьте в форму диаграмму оценки студентов. Для этого: переключитесь в режим конструктора; выполните команду Конструктор на панели элементов; на этой панели нажмите (надпись); создайте прямоугольник для надписи заголовка преподаватели над полями данных о преподавателях. (для этого щелкните на элементе Надписьперейдите в нужное место в форме и растяните элемент до нужного размера ; введите надпись Преподаватели; щелкните на панели элементов на элементе Диаграмма и на свободном месте формы растяните прямоугольник для диаграммы (нажмите левую клавишу мыши в левом верхнем углу и, не отпуская клавиши, растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите клавишу); выберите таблицу оценки и нажмите кнопку далее; выберите поля код студента и оценки; нажмите кнопку далее; выберите вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и нажмите кнопку далее; дважды щелкните суммаоценки, выберите отсутствует и нажмите кнопку ok;

нажмите кнопку далее; в ячейке поля формы выберите из раскрывающегося списка код преподавателя, а в ячейке поля диаграммы выберите код дисциплины и нажмите кнопку далее;

задайте название диаграммы оценки и нажмите кнопку далее.

1. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого: дважды щелкните по диаграмме; дважды щелкните по значениям вертикальной оси; выберите вкладку шкала; уберите галочку у надписи максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5 и нажмите кнопку OK; закройте окно Microsoft Graph.

Перейдите в режим таблицы и просмотрите форму для разных преподавателей (нажимая клавишу перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, связанных с преподавателями, а также оценок студентов по этим дисциплинам, и изменение диаграмм, отображающих эти оценки. Результаты работы представьте преподавателю.