Описание этапов выполнения работ в системе «Электронная марка»

Общие положения

1.1 Технология работы с системой реализации электронных знаков почтовой оплаты (далее – Технология) регламентирует действия работников объектов почтовой связи РУП «Белпочта» при оказании услуг почтовой связи, оплаченных при помощи электронных знаков почтовой оплаты (далее – «электронных марок»).

Действие настоящей Технологии распространяется на все объекты почтовой связи, участвующие в оказании услуг почтовой связи.

1.2 Технология разработана на основании Приказа Генерального директора РУП «Белпочта» от 04.02.2009г. №479 «Об итогах работы РУП «Белпочта» за 2008 год и задачах на 2009 год» и в соответствии с требованиями:

- Закона Республики Беларусь “О почтовой связи” от 15.12.2003г. №258-З;

- Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь №1111 от 07.09.2004г.;

- Технологии приема, обработки и пересылки внутренних и международных почтовых отправлений от 31.05.2007г.;

- Технического задания «Разработка технологии и программного обеспечения услуг «Электронная марка».

Назначение и цели создания

2.1 Назначение

Настоящая Технология регламентирует особенности технологических процессов приема и обработки почтовых отправлений, оплаченных при помощи «электронных марок».

Технология содержит описание «электронных марок», а также процессов создания, оплаты, нанесения на почтовые отправления и использования пользователями услуг почтовой связи «электронных марок». Данные сведения предназначены для возможности оказания работниками почтовой связи консультационной помощи пользователям услуг почтовой связи и продвижения данного способа оплаты услуг почтовой связи.

2.2 Цели создания

2.2.1 Целью создания Технологии является описание этапов выполнения работ при оказании услуг почтовой связи, оплаченных при помощи «электронных марок».

2.2.2 Результирующими целями ввода в действие «электронных марок» и настоящей Технологии являются:

- удовлетворение спроса пользователей услуг почтовой связи;

- повышение качества оказываемых услуг;

- совершенствование способов оплаты услуг почтовой связи;

- автоматизация процесса реализации знаков почтовой оплаты;

- автоматизация контроля подлинности знаков почтовой связи;

- сокращение трудозатрат при оказании услуг почтовой связи;

- рост исходящего платного обмена почтовых отправлений.

Применяемые термины и их определения

3.1 «Электронные марки» – знаки почтовой оплаты, наносимые на почтовые отправления вместо почтовых марок и подтверждающие оплату услуг почтовой связи. «Электронная марка» представляет собой специальный двумерный распознаваемый сканерами штрихкод (квадрокод), содержащий следующую информацию о почтовом отправлении:

- уникальный идентификационный номер «электронной марки»;

- стоимость пересылки почтового отправления;

- информацию об отправителе почтового сообщения (ФИО, название компании, адрес);

- информацию об адресате (ФИО получателя, название компании, адрес);

- категорию почтового отправления (простое, заказное);

- вес почтового отправления.

«Электронная марка» наносится Пользователем системы «Электронная марка» при помощи принтера на конверт (формат DL, C5, C6) или лист бумаги. Рядом со штрихкодом «электронной марки», слева от него, печатается дополнительная информация о почтовом отправлении – стоимость пересылки, категория отправления, страна назначения, а также дата, до которой «электронная марка» может быть использована для оплаты почтового отправления. Эта информация поможет отправителю избежать ошибок при сортировке напечатанных «электронных марок».

Помимо этого, при необходимости, система «Электронная марка» предоставляет возможность Пользователю системы автоматически наносить на конверт адрес получателя, отправителя.

Образец почтового отправления, оплаченного «электронной маркой», представлен на рисунке 1.

Рисунок 1  Образец оплаченного «электронной маркой» почтового отправления.

3.2 Пользователь системы «Электронная марка» (далее – Пользователь системы) – любое физическое или юридическое лицо, зарегистрированное в системе «Электронная марка» и аутентифицированное системой по идентификатору Пользователя и паролю.

Зарегистрированный пользователь системы имеет доступ к следующим функциям системы:

- изменение личных данных в системе;

- восстановление пароля;

- создание заказа на печать «электронной марки»;

- запрос оплаты созданного заказа;

- печать ярлыка с «электронной маркой»;

- просмотр заказов.

3.3 Администратор системы «Электронная марка» (далее – Администратор системы) – уполномоченный работник РУП «Белпочта», отвечающий за:

- подтверждение оплаты заказа «электронных марок» Пользователями системы;

- изменение тарифов в системе;

- формирование отчетов системы «Электронная марка».

Требования к оборудованию рабочих мест

4.1 Требования к оборудованию рабочего места Пользователя системы

Система «Электронная марка» подразумевает наличие у Пользователя системы:

- персонального компьютера,

- лазерного или струйного принтера (плотность печати не ниже 300 dpi),

- доступа в Интернет,

- браузера MS Explorer версии 5.1 или выше,

- приложение Adobe Acrobat Reader.

4.2 Требования к оборудованию рабочего места Администатора системы

Рабочее место Администратора системы должно быть оборудовано:

- персональным компьютером,

- лазерным или струйным принтером (плотность печати не ниже 300 dpi),

- доступом в Интернет,

- браузером MS Explorer версии 5.1 или выше.

4.3 Рабочее место по приему (или по проверке тарификации) почтовых отправлений, оплаченных «электронными марками», должно быть оборудовано дополнительно (к имеющемуся оборудованию):

- сканером, позволяющим распознать двумерный штрихкод (квадрокод);

- программным обеспечением (ППП «Почта» или ПО «Прием партионных отправлений») и каналом связи, позволяющими связаться с центральной базой данных системы «Электронная марка» и осуществить предусмотренную пунктом 6.3 настоящей Технологии проверку.

Описание этапов выполнения работ в системе «Электронная марка»

5.1 Схема этапов выполнения работ в системе «Электронная марка» приведена на рисунке 2.

5.2 Система «Электронная марка» взаимодействует (обменивается данными) со следующими программными продуктами:

- пакетом прикладных программ «Почта»,

- автоматизированной системой слежения за почтовыми отправлениями,

- программным обеспечением «Прием партионных отправлений».

Рисунок 2  Схема этапов выполнения работ в системе «Электронная марка».

5.3 Описание основных этапов работы Пользователя системы при создании «электронной марки».

5.3.1 Регистрация Пользователя системы.

Зарегистрироваться в системе может любое лицо, которое имеет доступ в Интернет и индивидуальный электронный почтовый ящик. Процедура регистрации проводится автоматически, и включает в себя этап проверки электронного почтового ящика Пользователя системы и этап заполнения регистрационной формы. Регистрационная форма для Пользователя системы приведена на рисунке 3. Переход к процедуре регистрации пользователя и вход зарегистрированных пользователей в систему «Электронная марка» осуществляется по ссылке, размещенной на официальном Интернет-сайте РУП «Белпочта» www.belpost.by.

Пользователь системы несет полную ответственность за правильность заполнения реквизитов регистрационной формы. При необходимости Пользователь системы может изменять адресные данные в регистрационной форме.

Во всех экранных формах, предназначенных для заполнения Пользователем системы (при регистрации в системе, при создании «электронных марок» и формировании заказов, при оплате заказов и др.) обязательные для заполнения поля обозначены знаком «*».

Рисунок 3  Регистрационная форма для Пользователя системы «Электронная марка».

5.3.2 Создание Пользователем системы заказа на печать «электронной марки».

Экранная форма создания «электронной марки» Пользователем системы представлена на рисунке 4. После нажатия экранной кнопки «Продолжить» (рисунок 4) осуществляется переход к экранной форме добавления созданной «электронной марки» в заказ (рисунок 5).

Заказ на печать может включать одновременно нескольких разных типов «электронных марок». Например, Пользователь системы может запросить пять «электронных марок» для простого письма адресату А, десять «электронных марок» для заказного письма адресату Б и одну «электронную марку» для простого письма адресату В.

Рисунок 4  Экранная форма создания «электронной марки» Пользователем системы.

Таким образом, для создания заказа на печать «электронных марок» Пользователь системы должен определить «электронные марки», которые должны быть включены в заказ. Для каждой «электронной марки» Пользователь системы должен предоставить (ввести) следующие данные:

- адрес получателя (обязательными полями являются только поля, достаточные для тарификации отправления);

- адрес отправителя (если он не совпадает с адресом, указанным в регистрационной форме);

- вес отправления;

- категорию отправления – простое или заказное;

- количество «электронных марок», которое должно быть напечатано.

Рисунок 5  Экранная форма добавления созданной «электронной марки» в заказ.

После того, как параметры определены, Пользователь системы добавляет определенную «электронную марку» в заказ нажатием экранной кнопки «Добавить в заказ» (рисунок 5). Осуществляется переход к экранной форме просмотра списка «электронных марок», включенных в заказ (рисунок 6). Далее Пользователь системы может определить параметры для других «электронных марок» и также добавить их в заказ. Когда заказ полностью сформирован, Пользователь системы может переходить к процедуре оплаты нажатием экранной кнопки «Оплатить заказ» (рисунок 6).

5.3.3 Запрос Пользователем системы оплаты созданного заказа.

5.3.3.1   После запроса оплаты заказа система вычисляет стоимость заказа и показывает страницу подтверждения, где указаны адрес отправителя и получателя, вес, категории почтовых отправлений, количество конвертов (листов) для печати и сумма для оплаты (рисунки 5, 6).

Если Пользователь системы подтверждает введенные данные, то система запускает процедуру оплаты.

Рисунок 6 Экранная форма просмотра списка «электронных марок», включенных в заказ.

5.3.3.2   Для юридических лиц используется следующая процедура оплаты:

Система извещает Администратора системы, который инициирует процедуру формирования счет-фактур. В результате формируется счет-фактура и отправляется Пользователю посредством электронной почты. После того, как Пользователь системы оплатил заказ, и подтверждение оплаты получено Администратором системы в бухгалтерии РУП «Белпочта», Администратор системы изменяет состояние заказа на «Оплачено» и система информирует Пользователя о том, что можно распечатать заказанные ярлыки с «электронными марками».

5.3.3.3   Для физических лиц используется следующая процедура оплаты:

Пользователь системы нажатием экранной кнопки «Оплатить заказ» (рисунок 6) переходит к экранной форме оплаты заказа (рисунок 7).

Система запрашивает номер карточки (кошелька) EasyPay. После ввода номера карточки система регистрирует заказ в системе, создает счет для оплаты в EasyPay и отправляет Пользователя на сайт EasyPay для оплаты созданного счета. Система периодически опрашивает EasyPay и проверяет, оплачен ли счет, соответствующий созданному заказу.

Рисунок 7 Экранная форма оплаты заказа.

Для владельцев пластиковых электронных карточек Eurocard / Mastercard, либо Cirrus / Maestro, эмитированных ОАО «Белгазпромбанк», в системе реализована возможность оплаты сформированного заказа при помощи системы Интернет-оплаты iNterPlat.

При добавлении возможности воспользоваться другими системами оплаты заказанных «электронных марок» Пользователи системы извещаются об этом посредством добавления этих систем в экранную форму оплаты заказа.

5.3.3.4   Если счет оплачен, то заказ переводится в состояние «Оплачено» и Пользователь может распечатать заказанные ярлыки с «электронной маркой».

5.3.3.5   Заказы, не оплаченные в течение семи календарных дней, автоматически аннулируются системой.

5.3.4 Печать «электронной марки» (ярлыка с «электронной маркой»).

Пользователь системы может распечатать «электронные марки», заказы на печать которых находятся в состоянии «Оплачено». Для печати «электронных марок» Пользователь должен открыть заказ и выбрать, на чем печатать «электронные марки»:

- конверт DL (110 x 220 мм);

- конверт С5 (162 x 229 мм);

- конверт C6 (114 x 162 мм);

- лист бумаги А4 (148 x 210 мм).

После того, как необходимые данные введены, система отображает страницу подтверждения, где указаны адрес отправителя и получателя, вес, категория почтового отправления, количество конвертов для печати и сумма оплаты.

Пользователь должен подтвердить указанные данные, после чего система создаст и зарегистрирует запрошенные «электронные марки» в системе «Электронная марка» и отобразит страницу для печати ярлыков с «электронными марками». После этого Пользователь может распечатать «электронную марку» на конверте или листе бумаги.

5.3.5 Если Пользователь системы попытается распечатать заказ более одного раза, система выдает экранное предупреждение о том, что данный заказ был распечатан ранее. Через 10 дней после присвоения заказу признака «Распечатан» система блокирует возможность последующей распечатки данного заказа.

5.3.6 Просмотр заказов.

Пользователь системы имеет возможность просмотреть список заказов, созданных в системе «Электронная марка», с отметками о датах их оплаты (рисунок 8), и детальную информацию по каждому заказу – список «электронных марок», дату печати (рисунок 9).

Рисунок 8  Просмотр Пользователем системы списка заказов.

Рисунок 9  Просмотр Пользователем системы детальной информации по заказу.