Настройка основного документа

После подключения основного документа к файлу данных можно вводить

текст документа, если это не было сделано заранее, и добавлять текстовые

заполнители (поля слияния), указывающие места, где в каждой копии

документа должны появляться уникальные данные. Поля в приложении Word

соответствуют заголовкам столбцов в файле-источнике данных. 

Для добавления полей используются команды панели Составление

документов и вставка полей вкладки Рассылки, либо соответствующие

команды Мастера слияния (этап 4).                       

В документ могут быть добавлены:

- блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями;

- строка приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации,

следующий за именем, а также текст приветствия для случаев, когда имя

получателя недоступно; 

- поля слияния из файла-источника данных.

Кнопка «Выделить поля слияния» позволяет выделить серым цветом поля в

основном документе для удобства работы с ними. Вставленные поля могут

быть отформатированы как обычный текст. После того, как все необходимые поля

вставлены в документ, можно выполнить просмотр полученных документов с

заполнением реальными данными, чтобы устранить возможные ошибки. Для этого

используются команды панели Просмотр результатов.

Установка опций слияния

После подключение и настройки основного документа можно выполнять

процедуру слияния. Но, если не требуется переносить данные всех записей

файла данных в основной документ, можно ограничить список или

использовать подмножество элементов файла данных. Для этого можно

использовать команду Изменить список получателей панели, либо Мастера

слияния (этап 5). 

Доступно применение следующих возможностей:

- исключение ряда получателей (строк данных) из списка (команда Исключить

получателя);

- выделение отдельных записей (установка флажков для записей, которые

должны использоваться при слиянии);

- сортировка записей (сортировка записей файла-источника данных в нужном

порядке);

- фильтрация записей (отбор записей, соответствующих заданным критериям,

доступно наложение до 6 условий).

Завершение процедуры слияния

После того, как все подготовительные действия для слияния выполнены, можно переходить к завершающему этапу. Для этого можно использовать команду Найти и объединить панели Завершить, либо команды Мастера слияния (этап 6). 

При слиянии данные первой записи файла даны замещают поля слияния в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. 

Чтобы сохранить все полученные результирующие документы в один файл, 

используйте команду Изменить отдельные документы (панели Найти и завершить) –

Объединить записи – все или укажите номера отдельных записей, которые следует

объединить в один документ.

Чтобы сразу вывести на печать полученные документы, используйте команду Печать документов панели Найти и завершить.

После выполнения процедуры слияния, основной документ может быть сохранен для дальнейшего использования. Важно помнить, что при сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий аз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ. 

Вывод:студент Шагалеев Г. овладел тонкостями работы в программе MS Word и теперь без проблем форматирует текст, вставляет объекты, создает шаблоны и ссылки и умеет пользоваться функциями слияния и создания списка рассылок.

[1] сноска

[2] Сноска 2