Создание источника данных, подключение к основному документу

Отчет

по лабораторной работе № 4

«РАБОТА В ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ MS OFFICE WORD 2007»

Выполнил:

студент 1 курса группы ПМИ-138

Шагалеев Г.К.

Проверила:

Альфия Маратовна 1

Уфа – 2012

Цель работы: изучить принципы работы в текстовом процессоре MS Office Word

Задачи работы:

1. Форматирование текста

2. Вставка объектов

3. Шаблоны [1]

4. Ссылки [2]

5. Слияние и списки рассылок

Оглавление

Форматирование текста 1

Вставка объектов 2

Шаблоны 3

Ссылки 4

Слияние и списки рассылок 5

Список литературы

методичка

интернет

Создание шаблона

Для создания шаблона сначала необходимо:

- создать исходный документ, содержащий всю необходимую информацию и

настройки документа;

- выбрать пункт кнопки Office – Сохранить как – Шаблон Word;

- указать папку для сохранения шаблона.

Замечания 

 Документ-шаблон будет иметь расширение *.dotx. 

 Чтобы сохраненный шаблон был доступен при создании новых документов

из папки Мои шаблоны, его необходимо сохранять в специальную папку

Надежные шаблоны (рис. 4.1):

Создание документа на основе шаблона

Чтобы создать документ на основе имеющегося шаблона нужно:

- выбрать пункт Создать кнопки Office;

- в появившемся диалоговом окне Создание документа выбрать нужный

шаблон из предлагаемых групп шаблонов.

Замечание. Выберите пункт Мои шаблоны, если необходимо выбрать

шаблон из созданных пользователем.

Сноски

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев,

объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные               

(в конце страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками

предназначена панель Сноски вкладки Ссылки (рис. 4.6). 

Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку Вставить сноску.

В тексте, в том месте где находился курсор появится зна-чок сноски, а внизу

страницы – горизонтальная разделительная линия и номер сноски. Для вставки

концевой сноски предназначена кнопка Вставить концевую сноску. 

Для более точных настроек сносок служит диалоговое

окно, вызываемое с панели Сноски. Сноски нумеруются авто-

матически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добав-

лении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются. 

Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки Следующая сноска. 

Для удаления сноски необходимо ее выделить, а затем нажать клавишу Delete.

Перекрестные ссылки

Использование перекрестных ссылок полезно при указании ссылок на

таблицы, заголовки, разделы, к которым нужно обратиться для получения более

подробной информации. Они служат для быстрого перехода к нужному

элементу (см. [2, с. 145-146]).

Можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы:

заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы, таблицы, рисунки,

формулы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на

панели Связи вкладки Вставка. Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа. Для создания перекрестной ссылки:

- введите текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка;

- нажмите кнопку Перекрестная ссылка,

- в открывшемся окне в выпадающем списке Тип ссылки надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться; 

- в выпадающем списке Вставить ссылку на… надо указать данные, которые следует добавить в документ.

Для того, чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу,

флажок Вставить как гиперссылку должен быть установлен. Флажок Добавить

слово «выше» или «ниже» позволяет вставить перед ссылкой данные слова.

Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей.

Переключаться между режимами отображения кодов полей и значений полей

можно при помощи сочетания клавиш Alt+F9. Изменить текст самой ссылки

можно прямо в документе. 

Оглавление

Оглавление – это список заголовков документа. Для того чтобы быстро

сделать оглавление, документ должен быть отформатирован согласно

встроенным форматам уровней структуры или стилей заголовков. Сборка

оглавления происходит в несколько этапов:

1) Word находит заголовки с заданными стилями.

2) Заголовки сортируются по уровням.

3) Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.

Чтобы создать оглавление:

- установив курсор в месте вставки оглавления, нажмите кнопку Оглавление

панели Оглавление вкладки Ссылки; 

- в открывшемся окне выберите нужный формат оглавления (автособираемое

или ручное). При необходимости дополнительных настроек оглавления, нажмите

кнопку Оглавление... окна и настройте количество уровней оглавления,

заполнитель, отображение и положение номеров страниц (рис. 4.8).

Замечание. По умолчанию в оглавление включаются текст, отформатиро-

ванный стилями:

 - Заголовок 1 (первый уровень оглавления), 

Заголовок 2 (второй уровень оглавления) и т. д. Для того, чтобы включить в

оглавление заголовки других стилей и назначить им другие уровни,

нужно, нажав кнопку Параметры, выполнить соответственную настройку

стилей уровням оглавления.

Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в

поле оглавления. Кнопка Обновить таблицу служит для обновления в

оглавлении номеров страниц элементов.

Предметный указатель – это список терминов, встречающихся в

документе, с указанием страниц где они расположены.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

- отдельных слов, фраз, символов; 

- разделов; 

- ссылок. 

Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель Предметный указатель вкладки Ссылки. Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку Пометить

элемент. При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое

поле. Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку

Предметный указатель и при необходимости в появившемся окне Указатель

произведите окончательные настройки.

Список литературы

Библиография – это список литературных или других источников, которые

использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник, откуда они взяты, поэтому понятия «библиография» и «цитаты» тесно взаимосвязаны. Для работы с библиографией и цитатами служит панель Ссылки и списки литературы вкладки Ссылки.

Для добавления нового источника нужно нажать кнопку Вставить ссылку

панели и выбрать команду Добавить новый источник. В окне создания

источника заполнить необходимые атрибуты

После добавления источника ссылка на него будет помещена там, где был

установлен курсор.

После завершения работы с документом список литературы можно создать

автоматически, используя кнопку Список литературы на панели Ссылки и

списки литературы. Перед этим можно просмотреть и откорректировать

список, нажав кнопку Управление источниками данной панели

Создание рассылок

Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксиро-

ванную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты

(наполнение). Например, переменными текстовыми фрагментами для бланка

конверта служат адрес отправителя и адрес получателя. Индивидуальные

сведения для каждого письма или конверта поступают из источника данных.

Слияние удобно применять, когда нужно создать набор рассылок – документов,

которые рассылаются большому числу заказчиков. Процесс слияния состоит из

нескольких общих действий:

- создание основного документа;

- создание или определение источника данных;

- подключение основного документа к источнику данных;

- настройка основного документа;

- установка опций слияния;

- завершение процедуры слияния.

Команды, предназначенные для выполнения слияния документов,

расположены на вкладке Рассылки. Создание основного документа

Основной документ – это файл, содержащий неизменяемый текст, который

должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при слиянии документах,

и поля слияния, которые принимают информацию из файла данных – источника данных. Основной документ, например, может содержать обратный адрес или приветствие на бланке письма. Чтобы создать основной документ для слияния, на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние и нужный тип документа, либо пункт Пошаговый

мастер слияния. С правой стороны откроется окно с пошаговой инструкцией, в котором нужно указать тип создаваемого документа и, собственно, документ, который будет основным для процедуры слияния (этап 1 и 2).

Возможен выбор следующих типов основных документов:

- Письма – подготовка партии писем для массовой рассылки;

- Сообщения электронной почты – создание составных документов в виде,

удобном для их рассылки в качестве сообщений электронной почты;

- Конверты – подготовка конвертов для массовой рассылки; 

- Наклейки – подготовка адресных наклеек для массовой рассылки;

- Каталог – создание единого документа, содержащего каталог или список

адресов;

- Обычный документ Word – создание составных документов, которые можно

отдельно редактировать в приложении Word. 

Создание источника данных, подключение к основному документу

Источником данных является файл, содержащий сведения, которые 

вставляются и различаются в каждой копии основного документа, например,

фамилии и адреса получателей письма. Чтобы создать или определить источ-

ник данных, можно воспользоваться командой Выбрать получателей панели Начать

слияние вкладки Рассылки, либо используя пошаговый мастер слияния, выполнить

Выбор получателей (этап 3). В качестве источника данных может быть использован структурированный в виде таблицы файл, имеющий заголовки, например, файлы Excel, Access, контакты Outlook и т. д. Источник данных может быть выбран из

существующих, либо создан в процессе. Также источник данных может быть изменен или дополнен при помощи команды Изменить список получателей панели Начать слияние, либо команды Изменить список Мастера слияния (этап 3).