Відділу кадрів та документозабезпечення

СМЯ НАУ ПІ 01.01 (01) – 01 – 2011

КИЇВ

(Ф 03.02 – 31)

УЗГОДЖЕННЯ:

Рівень документа - 2а

Плановий термін між ревізіями - 1 рік

Контрольний примірник

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Документознавець першої категорії сектору з діловодства призначається на посаду та звільняється з посади за наказом ректора університету. Підпорядковується безпосередньо завідувачу сектору і звітує перед ним про свою роботу. На час відсутності документознавця І категорії (хвороба, відпустка тощо) його обов’язки виконує документознавець І категорії.

Мета діяльності: організаційно-методичне забезпечення та вдосконалення організації діловодства.

1.1.1.У своїй діяльності керується цією посадовою інструкцією, а також : Законами України «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про звернення громадян», наказами МОНМС України та іншими нормативно-правовими актами, Статутом НАУ, Правилами внутрішнього розпорядку, Колективним договором, Положенням про структурний підрозділ, наказами ректора та розпорядженнями проректорів університету.

1.1.2.З питань захисту персональних даних: Законом України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010р. №2297-VI, іншими нормативно-правовими актами у сфері захисту персональних даних, Положенням про захист персональних даних у НАУ. Зміни внесені відповідно дл ЛП №8 від 5.03.2012

1.2. Посадове підпорядкування документознавця І категорії:

1. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

Документознавець першої категорії:

2.1. Веде реєстрацію вихідної кореспонденції університету до інших організацій та перевіряє правильність оформлення вихідних документів.

2.2. Реєструє накази, розпорядження ректора та проректорів університету і відповідає за реєстри розсилки у структурні підрозділи університету.

2.3. Зберігає вихідні документи, формує їх у справи та вносить дані до комп’ютерної програми.

2.4. Забезпечує належний облік, оброблення документів, оперативне проходження та доведення до виконавців.

2.5. Веде облік виданих бланків університету структурним підрозділам та контролює їх використання.

2.6. Здійснює комп’ютерний набір документів.

2.7. Забезпечує друкування і розмноження службових документів.

2.8. Оформлює та формує справи, що зазначені у номенклатурі справ сектору з діловодства у відповідності до архівних вимог.

2.9. Веде облік та реєстрацію документів з грифом «Для службового користування» (вхідна та вихідна документація).

2.10. Відповідає за збереженість документів, що створюються у секторі.

2.11. У своїй роботі керується Інструкцією з діловодства у НАУ (Інструкція) в частині, що стосується ведення діловодства та архівної справи.

2.12. Забезпечує оформлення документації у відповідності до законодавства у сфері захисту персональних даних та вимогам системи менеджменту якості

2.13. Бере зобов’язання у письмовій формі щодо нерозголошення персональних даних працівників та студентів університету.

2.14. Забезпечує зберігання інформації та здійснює контроль щодо обмеження доступу до неї згідно з вимогами законодавства у сфері захисту персональних даних. Зміни внесені відповідно дл ЛП №8 від 5.03.2012

2.15. Дбає про особисту безпеку і здоров’я, а також про безпеку і здоров’я оточуючих людей у процесі виконання будь-яких робіт чи під час перебування на території університету.

2.16. Виконує вимоги нормативно-правових актів з охорони праці, правила поводження з машинами, механізмами, устаткуванням та іншими засобами виробництва.

2.17. Проходить у встановленому законодавством порядку попередні та періодичні медичні огляди. Зміни внесені відповідно дл ЛП №12 від 5.06.2012

1. ПРАВА

Документознавець першої категорії має право:

3.1. У межах своєї компетенції та повноважень надавати пропозиції та роз’яснення структурним підрозділам щодо поліпшення роботи з документами.

3.2. У разі порушення встановлених правил, повертати виконавцям документи з метою їх доопрацювання.

3.3. Вносити пропозиції щодо удосконалення роботи з документами в секторі.

3.4. Підвищувати професійний рівень згідно з чинним законодавством.

3.5. На соціальний і правовий захист відповідно до його статусу.

3.6. На повагу особистої честі і гідності, справедливе ставлення до себе з боку керівників, співробітників, громадян.

3.7. На здорові, безпечні та належні для високопродуктивної роботи умов праці, забезпечення у межах виділеного фінансування необхідними для виконання посадових обов’язків приміщенням, меблями, технікою, канцелярським приладдям та іншими засобами.

1. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Документознавець першої категорії несе відповідальність:

4.1. За неякісне і несвоєчасне виконання доручень керівництва та своїх посадових обов’язків, передбачених цією інструкцією.

4.2. За втрату службових документів.

4.3. За недотримання Правил внутрішнього розпорядку Національного авіаційного університету, правил охорони праці, техніки безпеки та пожежної безпеки.

4.4. За розголошення службової та конфіденційної інформації.

4.5. За порушення «Інструкції з діловодства у НАУ».

4.6. За розголошення персональних даних та інформації з грифом «Для службового користування», які довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням обов’язків на посаді. Зміни внесені відповідно дл ЛП №8 від 5.03.2012

4.7. За порушення вимог системи управління охороною праці. Зміни внесені відповідно дл ЛП №12 від 5.06.2012

1. ПОВИНЕН ЗНАТИ

5.1. Зовнішні документи:

- Законодавчі та нормативні акти щодо діловодства та архівної справи.

- Правила організації діловодства та діловодних процесів.

- Накази Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, що регламентують роботу з документами.

- Порядок формування, оформлення, збереження та ведення експертизи цінності документів.

- Порядок планування і технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки.

- Стандарти та уніфіковані системи документації.

- Основи програмування, методи проектування та актуалізації баз і банків даних.

- Закон України «Про охорону праці».

- Накази Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України з питань охорони праці.

- Сиситема управління охороною праці в НАУ. Зміни внесені відповідно дл ЛП №12 від 5.06.2012

5.2. Внутрішні документи:

- Статут університету.

- Інструкцію з діловодства у НАУ.

- Структуру університету.

- Положення про відділ.

- Державну мову.

- Склад і зміст документів, що зберігаються у секторі з діловодства.

- Класифікацію документів, що створюються у секторі.

- Порядок ведення діловодства.

- Порядок передавання справ до архівного підрозділу.

- Порядок розроблення номенклатури справ та встановленої звітності.

- Правила та норми охорони праці, техніку безпеки та протипожежного захисту.

- Організаційну техніку та інші засоби автоматизації управлінської праці.

- Функціональні обов’язки документознавця І категорії.

- Правила внутрішнього розпорядку.

1. КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

6.1. Призначається на посаду при наявності повної або базової вищої освіти та досвіду роботи.

6.2. Досвід роботи з документами не менше трьох років.

7. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ (ЗВ’ЯЗКИ) ЗА ПОСАДОЮ

7.1. Безпосередньо контактує із завідувачем сектору, взаємодіє з іншими працівниками сектору, а також з відповідальними за діловодство в структурних підрозділах, юридичною службою, завідувачем сектору роботи з архівними документами тощо.

       7.2. Дана посадова інструкція складена у двох примірниках: контрольний – зберігається у відділі, врахований – у секторі з діловодства (на робочому місці працівника).

7.3. Зміни і доповнення до цієї посадової інструкції вносяться відповідно до вимог «Порядку внесення змін у документацію» СМЯ НАУ ДП 4.2.1 – 01 – 2009 та затверджуються першим проректором і доводяться до відома працівника в установленому порядку під підпис за два місяці до часу їх уведення.

(Ф 03.02 - 01)

АРКУШ ПОширення документа

(Ф 03.02 - 02)