Документознавця першої категорії сектору з діловодства

Система менеджменту якості

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Щодо порядку розроблення та оформлення

Посадової інструкції працівника

СМЯ НАУ МР 6.2.2 (01) – 01 – 2011

КИЇВ

Унесено

Відділом кадрів та документозабезпечення

Затверджено

наказом ректора

від «14» березня 2011 року № 64/од

Розробники:

заступники начальника ВКД: Страшко В.Н., Сухомлин Г.Р.;

заступник начальника НМВ   Безнос О.А.

Рівень документа – 1

Плановий термін між ревізіями – 1 рік

Врахований примірник №

1. Загальні положення

1.1. Методичні рекомендації щодо порядку розроблення та оформлення посадової інструкції працівника університету (далі – Методичні рекомендації) роз’яснюють і конкретизують зміст та структуру посадової інструкції працівника.

1.2. Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, у якому визначаються основні функції, обов'язки, права і відповідальність працівника університету при здійсненні ним діяльності на певній посаді.

1.3. Посадові інструкції працівників кожного структурного підрозділу розробляються керівником структурного підрозділу відповідно до Методичних рекомендацій СМЯ НАУ МР 6.2.2 (01) – 01 – 2011.

1.4. Посадова інструкція розробляється керівниками структурних підрозділів на посаду кожного працівника на основі Положення про відповідний структурний підрозділ. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль співробітника в діяльності структурного підрозділу університету, межі його повноважень та відповідальності.

1.5. Як інструмент для оцінки результатів діяльності, посадова інструкція використовується при атестації спеціаліста, формуванні резерву, висуненні на керівні посади, заохоченні.

Порядок оформлення посадових інструкцій

2.1. Посадова інструкція оформлюється відповідно до «Інструкції з діловодства у Національному авіаційному університеті» СМЯ НАУ ІД 01.01 (01) – 01 – 2009 та Документованої процедури «Управління документацією» СМЯ НАУ ДП 4.2.3. – 02 – 2010.

2.2. Посадова інструкція узгоджується начальником відділу кадрів та документозабезпечення, начальником юридичного відділу, заступником начальника навчально-методичного відділу (керівником сектору менеджменту якості підготовки фахівців), безпосереднім керівником працівника і затверджується проректором за напрямом.

Узгодження посадової інструкції оформлюється відповідно до «Аркушу узгодження документа» (Ф 03.02 – 31).

2.3. Текст посадової інструкції, як організаційного документа складається з наступних розділів:

- загальні положення;

- завдання та обов’язки;

- права;

- відповідальність;

- повинен знати;

- кваліфікаційні вимоги;

- взаємовідносини (зв’язки) за посадою.

2.4. У правому кутку титульної сторінки (першого аркуша документа) оформлюється гриф затвердження на відстані 104 мм від межі лівого берега документа.

До складу реквізиту «Гриф затвердження» входить:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ, що оформлюється без лапок та двокрапки після нього;

- назва посади проректора за напрямами, якому надано право затверджувати посадові інструкції;

- особистий підпис особи, яка затвердила посадову інструкцію;

- ініціал, прізвище особи, яка затвердила посадову інструкцію;

- дата затвердження.

2.5. У заголовку до посадової інструкції у родовому відмінку наводиться повна назва посади та повна назва структурного підрозділу.

Приклад 1.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

документознавця сектору з діловодства

відділу кадрів та документозабезпечення

2.6. У колонтитулах посадової інструкції повністю відображається назва посади працівника та структурний підрозділ.

Приклад 2.

Зразок колонтитулу посадової інструкції

2.7. Про ознайомлення з посадовою інструкцією працівник ставить відмітку в «Аркуші ознайомлення з документом»          (Ф 03.02 – 02) під особистий підпис.

2.8. Працівник, який заміщає іншого працівника, повинен ознайомитися з його посадовою інструкцією та зробити відповідні записи в Аркуші ознайомлення з документом (Ф 03.02 – 02). Зміни внесені відповідно до ЛП № 1 від 20.09.2011.

Зміст посадової інструкції

3.1.У розділі «Загальні положення» посадової інструкції наводиться наступна інформація:

- основні дані про посаду, безпосередню підпорядкованість, сферу діяльності працівника;

- найменування підрозділу;

- порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків;

- наявність підлеглих;

- перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник, також нормативно-правовими актами у сфері захисту персональних даних Зміни внесено відповідно до ЛП №8 , 05.03.2012;

- порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто їх заміщує.

3.2.Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує зміст діяльності працівника. У ньому визначено самостійну ділянку роботи відповідно до положення про підрозділ. Вона може визначитися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів чи закріплення за працівником переліку об’єктів управління, або ж як перелік відносно самостійних питань.

Також у цьому розділі визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що їх має виконувати працівник.

Під час встановлення видів робіт слід визначити їх за організаційно-юридичними ознаками: керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо.

У цьому розділі обов’язково вказується про зобов’язання щодо нерозголошення персональних даних працівників та студентів, обмеження доступу до інформації, оформлення документів до вимог законодавства у сфері захисту персональних даних. Зміни внесені відповідно до ЛП № 8 від 05.03.2012.

У цьому розділі визначаються обов’язки працівника щодо додержання вимог нормативно-правових актів з охорони праці та реалізації системи управління охороною праці . Зміни внесені відповідно до ЛП № 12 від 05.06.2012.

3.3. У розділі «Права» наводяться делеговані працівникові повноваження, згідно з якими у процесі своєї діяльності працівник має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Це, зокрема, стосується внесення пропозицій із відповідних питань, прийняття рішень, представництва підрозділу, узгодження проектів документів, участі у нарадах, отримання від відповідних структурних підрозділів чи окремих працівників інформації, необхідної для виконання завдань тощо.

3.4. Розділ «Відповідальність» містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначено, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього розпорядку, правил з охорони праці тощо.

За розголошення персональних даних працівник несе відповідальність згідно з чинним законодавством. Зміни внесені відповідно до ЛП № 8 від 05.03.2012.

3.5. У розділі «Повинен знати» викладено вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків, у тому числі з питань системи управління охороною праці. Зміни внесені відповідно до ЛП № 12 від 05.06.2012.

3.6. Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, що стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційного рівню та досвіду, достатніх для повного та якісного виконання робіт за посадою (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги).

3.7. У розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» визначено коло основних взаємозв’язків працівника із працівниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів, наводиться порядок внесення змін до посадової інструкції та порядок її зберігання.

У розділі вказується про забезпечення захисту персональних даних щодо виконання обов’язків працівника. Зміни внесені відповідно до ЛП № 8 від 05.03.2012.

Завершальні положення

4.1. Посадова інструкція набирає чинності з моменту її твердження та діє до заміни новою посадовою інструкцією.

4.2. Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника з моменту ознайомлення його з інструкцією.

4.3. Працівник університету ознайомлюється з посадовою інструкцією і робить відмітку в «Аркуші ознайомлення з документом» (Ф 03.02 – 02).

4.4. Зміни до посадової інструкції працівника уносяться у зв’язку зі змінами у структурі та у штатному розписі структурного підрозділу.

4.5. Унесення змін до посадової інструкції працівника проводиться відповідно до «Порядку внесення змін у документацію» СМЯ НАУ ДП 4.2.1 – 01- 2009.

4.6. Оригінал (контрольний примірник) посадової інструкцій працівника зберігається у структурному підрозділі-розробника, копія (врахований примірник) – на робочому місці посадової особи.

4.7. Термін зберігання посадових інструкцій працівників, а саме: контрольний примірник – постійно; врахований примірник – 3 роки після заміни їх новими.

4.8. Посадова інструкція оформлюється відповідно до зразка (додаток 1) з обов'язковим витриманням реквізитів, вказаних в ній.

4.9. Методичні рекомендації набирають чинності з моменту підписання наказу ректора університету про їх затвердження та уведення в дію.

ДОДАТОК 1

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Перший проректор

______________ М.Луцький

«____»____________2011р.

Система менеджменту якості

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

документознавця першої категорії сектору з діловодства