Организация как функция управления

Организация как функция управления находит свои проявление через организационные структуры, организационные процессы (функционирования, развития), организационные законы, организационную культуру.

Организация управления — это совокупность приемов, методов, рационального сочетания методов и звеньев управленческой системы и ее взаимосвязь с управлением объектов и другими управляющими системами во времени и в пространстве.

В этом значении организация управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения целей (решение конкретных задач, установленных в период времени при минимальных затратах производственных ресурсов).

Делегирование полномочий в процессе управления организацией

Полномочия могут быть делегированы. Делегирование – передача полномочий от руководителя к подчиненному или от высшей организации нижестоящей организации (передача). Американцы: «не для того покупают канарейку, чтобы петь за нее».

Достоинства делегирования (как метода управления):

1) руководитель освобождается от рутинных работ (работ, не требующих большого творчества)

2) в результате делегирования повышается квалификация подчиненных

3) делегирование стимулирует подчиненных (нам поручили, что непосредственно не относится к нашим обязанностям, начинаем думать, искать и т.д.)

Как отличить делегированные полномочия от прямых обязанностей? У каждого работника есть (должна быть) должностная инструкция. Что в ней есть – прямые обязанности, что нет – делегирование сверху сверх ваших обязанностей.

*Полномочие – ресурс, ответственность – антиресурс. В свое время Том Сойер превратил антиресурс в ресурс (ответственность в полномочия).

Правила делегирования полномочий:

1. заблаговременность

2. необходим учет квалификации и способности подчиненных

Задание ниже нижней границы – дисквалификация подчиненного. Выше высшей границы – это деморализует подчиненного (раз не выполнили, два не выполнили, выгоняют, если он не угодил). Это два приема, запрещенных менеджментом. Делегировать надо в границах способностей. Путем постепенного усложнения задания, пока не упремся в верхнюю границу наших своих способностей.

3. Предоставление ресурсов для выполнения работы (времени и т.д.)

4. Нельзя делегировать полномочия, угрожающие жизни и здоровью подчиненных (кроме, например, пожарной команды)

5. Делегирование не освобождает руководителя от ответственности (принцип абсолютной ответственности руководителя)

Кто получил делегирование – тоже отвечает, но только перед своим руководителем, а тот – перед вышестоящим.

Существует пять причин нежелания руководителей делегировать полномочия:
1. Заблуждение - "Я сделаю лучше". Руководитель в данном случае приходит к выводу, что эту работу он сделает лучше, чем его подчиненный, и стремится заменить подчиненных, не выполняя четко своих функций.
2. Отсутствие способности руководить. Такие руководители, как правило, решают лишь сиюминутные, текущие задачи и практически не занимаются перспективными проблемами, от решения которых, в сущности, и зависит эффективность работы менеджера.
3. Отсутствие доверия к подчиненным. Отсутствие доверия к подчиненным создает адекватное отношение с их стороны, что приводит к потере инициативы и предприимчивости, сотрудники постоянно в своей работе будут ориентироваться на действия своего руководителя. Социально-экономические последствия такого стиля работы предугадать не составляет трудности.
4. Боязнь риска. Подчиненные, выполняя задание руководителя, не будут чувствовать ответственности за те проблемы, которые возникают в их деятельности, зная, что за это не придется отвечать.
5. Отсутствие выборочного контроля, необходимого для предупреждения руководителя о возможной опасности. Для делегирования полномочий руководитель должен разработать механизм контроля для получения информации о результатах работы подчиненных. Получение такой информации позволяет направить деятельность на выполнение конкретной цели.
Вместе с тем не надо строить иллюзий, что подчиненные стремятся к повышению ответственности, к расширению ее границ. Наоборот, в большинстве случаев они избегают ответственности и даже выдвигают контрмеры для ее ограничения. Таких принципов несколько:
1. Подчиненный считает, что лучше спросить руководителя, чем самому решать проблему.
2. Подчиненный боится критики за совершенные ошибки, так как большая ответственность увеличивает возможность допущения ошибки.
3. У подчиненного отсутствуют информация и ресурсы, необходимые для успешного выполнения задания.
4. Объем работы подчиненного достаточен и большего сделать он не может.
5. Подчиненный недостаточно квалифицирован и у него нет уверенности, что он сможет выполнить порученную работу.
6. Подчиненному не предлагают дополнительных стимулов в связи с повышением ответственности.

Ответственность, полномочия и власть при управлении организацией

Полномочия – это организационно-закрепленное ограниченное право использовать ресурсы и направлять усилия работников на выполнении задач (ex., у студента – пользоваться библиотекой).

Ответственность. Без ответственности нет полномочий. Ответственность – это обязательства выполнять поставленные задачи и отвечать за их неправильное выполнение (ex, студенты – учиться). Бисмарк: «изнуряет не работа, а ответственность».

Виды полномочий и их реализация при управлении организацией

Линейные полномочия – это право принимать решение, система гласных отношений. Делегирование властных полномочий создает иерархию, т.е. отношение подчинения. Линейный руководитель – тот, кто обладает линейными полномочиями принимать решения.

Штабные полномочия – это полномочия, разработки решения. Штабные делятся на:

· консультативные (юридическая служба, психологическая)

· полномочия обязательного согласования (кадровые службы, финансовые службы)

· параллельные полномочия (финансовая служба) (право обязательной второй подписи финансовых документов) (у финансового руководителя)

· функциональные (работники всех функциональных подразделений)

Достоинства и недостатки линейных и штабных полномочий:

Линейные:

Достоинства

Они обеспечивают: единоначалие, оперативное управление,  координацию

Недостатки

- ограничение нормы управления (в личном подчинении у руководителя может быть 7-10 подчиненных, больше – он с ними не справиться) (это ограничение возможностей линейного руководителя, который все знать не может, не может принимать решение, не воспользовавшись функциональными службами)

Штабные

Достоинства

+ использование специализированных знаний

+ препятствование чрезмерной концентрации власти

Недостатки

- увеличение времени принятия решений

- происходит удорожание управления персоналом