Постоянному хранению подлежат документы акционерных обществ.

- дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, список акционеров);

- протоколы общих собраний акционеров;

- протоколы заседаний Совета директоров;

- реестр акционеров, список пайщиков;

- списки аффилированных лиц, список лиц, имеющих право на получение дивидендов;

- документы о проведении аукционов, торгов (каталоги, проспекты, отзывы, отчеты) и др.

К приказам по основной деятельности относятся:

- о создании (переименовании, реорганизации, ликвидации) организации;

- о создании (переименовании, реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;

-  о создании постоянно-действующих комиссий;

- о проведении мероприятий, касающихся основной деятельности (проверок, соревнований, конкурсов, фестивалей и др.)

- о введении новых видов услуг;

- об утверждении положений, инструкций, прейскурантов и др.

- о введении штатного расписания;

- о введении (сокращении) должности (без указания конкретного лица);

- о расследовании несчастных случаев на производстве и другие.

Приказы по основной деятельности необходимо формировать отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам. К ним относятся приказы:

- о проведении годовой инвентаризации;

- о переносе рабочего дня;

- об изменении режима работы;

- о работе в праздничные и выходные дни;

- об обеспечении противопожарной безопасности в праздничные и выходные дни;

- о списании с баланса товаро-материальных ценностей (за исключение основных средств) и др.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 лет.

Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

- о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта);

- об изменении фамилии;

- о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;

- об установлении окладов;

- об установлении доплат, надбавок к окладу;

- о премировании;

- о присвоении классности, разрядов;

- о заграничных командировках;

- о длительных внутри российских командировках;

- о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

- об отпусках по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы;

- о взысканиях, связанных с депремированием;

- о дежурствах по профилю основной деятельности.

Приказы о премировании при большом объеме целесообразно формировать в отдельное дело.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет, относятся следующие:

- о предоставлении очередных и учебных отпусков;

- о предоставлении отгулов;

- о дежурствах;

- о взысканиях;

- о краткосрочных внутри российских командировках.

В самостоятельные дела формируютсядокументы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) формируются в самостоятельные дела.

   Лицевые счета, ведомости, карточки-справки, расчетные листки по начислению заработной платы работникам формируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке либо по табельным номерам.

В опись дел по личному составу также включаются:

- протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет ЭПК;

- протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 75 лет;

- списки работников – 75 лет;

- списки работающих на производстве с вредными условиями труда – 75 лет;

- тарификационные списки – 75 лет;

- табели и наряды работников вредных профессий – 75 лет;

- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения – 75 лет ЭПК;

- характеристики работников, не имеющих личных дел – 5 лет ЭПК;

- подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) – до востребования (невостребованные не менее 50 лет);

- книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 75 лет.

Личные карточки уволенных формируются в дела в алфавитном порядке.

Личные дела уволенных – 75 лет

Личные дела. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В личное дело подшивают следующие документы:

- листок по учету кадров, анкета;

- автобиография;

- копия документа об образовании;

- заявление о приеме на работу или трудовой контракт;

- копия приказа о приеме на работу или выписка из него;

- характеристики;

- аттестационные листы;

- заявления о переводе;

- копии приказов или выписки из них о переводе, награждении, изменении фамилии;

- заявление об увольнении;

- копия приказа об увольнении (прекращении действия трудового договора (контракта) или выписка из него.

Порядок формирования и состав личных дел государственных служащих определяется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» от 30.05.2005 № 609.

Личные дела государственных служащих 10 лет хранятся в кадровой службе, затем передаются в архив