Основные требования к формированию дел

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. В номенклатуре предусматриваются заголовки дел, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру включаются дела времен­но действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвиди­руемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел яв­ляется структура (штатное расписание) организации. Разделами и подразделами номенклатуры дел являются названия подразделений (например, организационный отдел, планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы, отдел сбыта, отдел снабжения и комплектации, бухгалтерия, отдел кадров). В номенклатуре дел организации, построенной по функцио­нально-производственному принципу, разделами служат основ­ные ее функции или направления деятельности, которые распо­лагаются в порядке их значимости. Например, могут быть опреде­лены следующие разделы: руководство; планирование; кадровая работа и трудовые отношения; финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; профильные направления деятельности (наука, производство, строительство); административно-хозяйствен­ные вопросы, материально-техническое обеспечение, вопросы охраны труда и др.

Номенклатура дел имеет 5 граф. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каж­дого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структур­ного подразделения и порядкового номера заголовка дела по но­менклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-02, где 01 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются два свободных индекса.

В г р а ф у 2номенклатуры дел включаются заголовки дел (то­мов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и под­разделов определяется степенью важности до­кументов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются дела, содержащие органи­зационно-распорядительную документацию. При этом постановления и приказы вышестоящих opганизаций, располагаются перед приказами руководителя организации.

Далее располагаются документы коллегиальных органов (протоколы заседаний коллегии, производственных совещаний), плановые и отчетные документы, акты, справки, информации о работе, переписку, журналы регистрации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Если в деле, сформированы документы по одно­му вопросу, но не связанные последовательностью делопроизвод­ства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Например: «Документы о проведении совещаний и конференций (планы, списки, докла­ды)», «Документы о проведении соревнований по художественной гимнастике (положение, протоколы, заявки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Например: «Документы к протоколам заседания коллегии мини­стерства».

Если в деле формируются однотипные документы, эта группа документов указывается во множественном числе.

Например: «Протоколы заседания конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей», «Приказы по личному составу».

При включении в номенклатуру переписки, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например: «Переписка с Министерством финансов Республики Марий Эл по вопросам финансирования капитального строительства», «Переписка с правоохранительными органами по вопросам координации деятельности органов прокуратуры», «Переписка с налогоплательщиками по вопросам налогообложения»

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами не перечисляется с кем она ведется.

При включении в номенклатуру отчетной документации, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы или отчеты.

Например: «Годовой план работы министерства», «Полугодовые планы работы прокуратуры», «Годовой отчет комиссии по занятости».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

В г р а ф е 3 номенклатуры дел указывается количество дел (то­мов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В г р а ф е 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

Сроки хранения дел, предусмотренных типовой или при­мерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

При включении в номенклатуру документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК Комархива по представлению архи­ва и ЭК (ЦЭК) организации.

Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.

В г р а ф е 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о пере­ходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде».

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, от­ветственным за архив, подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за делопроизводство, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК Комархива, после чего утверждается руководителем организации.

Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы ДОУ (общий отдел, организационный отдел). Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации. Четвертый - в ГКУ «Республиканская служба формирования Архивного фонда Республики Марий Эл». После утверждения номенклатуры дел организации структур­ные подразделения получают выписки соответствующих ее разде­лов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий кален­дарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с Комархивом Республики Марий Эл номенклатура дел в кон­це каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем органи­зации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в течение года в организации возникают новые доку­ментированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.

При большом количестве разделов в конце номенклатуры дел целесообразно сделать оглавление, при наличии сокращенных слов – список сокращенных слов.

Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Комархива не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая но­менклатура дел.

Упорядочение документов

Упорядочение и отбор документов на государственное хранение – это комплекс работ, направленных на качественную подготовку документов к передаче на государственное хранение, включающих в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление научно-справочного аппарата к ним, выделение дел к уничтожению.

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ обязывает государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивать отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением должны выполняться за счет средств органов и организаций, передающих документы.

   Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) или центральной экспертной комиссии (ЦЭК).

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

    Отбор документов постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г., Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2007 г., ведомственных перечней документов (при наличии) с указанием сроков хранения, номенклатуры дел организации, описей дел предыдущих обработок путем полистного просмотра дел.

Отметка «ЭПК», поставленная в перечнях к некоторым видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организациях. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения и подлежат переформированию.

Основные требования к формированию дел

Формирование дел - группировка исполненных в делопроизводстве документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением судебных дел, личных дел; документов учебных заведений, которые формируются за учебный год, переходящих дел (книга учета рубок, расхода леса, лесных культур в лесничествах) и др.;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, копии документов;

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Постоянному хранению подлежат Уставы, Положения об организации, документы о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации или ее структурных подразделений.

Распорядительные документы формируются в дела по видам (приказы, распоряжения) и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являющиеся приложениями к ним, формируются вместе с указанными документами.

 Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные программы, прогнозы (перспективные планы), планы, бизнес-планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы формируются отдельно от проектов.

Планы на постоянное хранение отбирают годовые и с большей периодичностью (3 - 5 лет). При отсутствии годовых планов на постоянное хранение берут полугодовые (2), квартальные (4) или месячные планы.

Отчеты организаций на постоянное хранение отбирают годовые и сводные годовые о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, бизнес-планов; анализы отчетов; финансовые, бухгалтерские отчеты, ликвидационные балансы (в ликвидируемых организациях), а также статистические - годовые, разовые (составляются 1 раз в несколько лет), единовременные (составляются на определенную календарную дату).