ГРУППИРОВКА РАБОТ ИЛИ СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ

ГРАФИКА РАБОТ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ,  Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

В этом задании мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этих этапов в поле Название работы таблицы.

Первый этап - Планирование- объединяет два вида работ: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций.Поэтому поместить на­звание этапа нужно перед первой из них.

· щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания,чтобы выделить ее;

· выберите команду меню Вставка → Новая задача. Перед строкой с названием работы Разработка содержаниябудет вставлена пустая вторая строка.

Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.

· в ячейке поля Название работы вставленной строки введите с клавиатуры название этапа - Планирование- и нажмите Enter. Microsoft Project отобразит введенное название как критическую работу, красным цветом, с длительностью 1 день.

Второй этап - Подготовка материалов- включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование.Название этапа вставим перед работой Написание текста.

· щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста;

· выполните Вставка → Новая задача, нажмите Enter. Будет вставлена пустая пятая строка;

· введите название следующего этапа: Подготовка материалов и на­жмите Enter.

Последний этап - Подготовка к печати - объединяет пять видов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.

Теперь нужно указать Microsoft Project, какие работы к какому этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы первого этапа.

· щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания, чтобы выделить ее;

· нажмите и удерживайте Ctrl. Не отпуская клавишу, щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка иллюстраций. Отпустите клавишу. Обе ячейки будут выделены;

· Нажмите кнопку   на панели инструментов Форматирование.

Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа - Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок с символом - (минус), который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле Длительность)появится информация о продолжительности данного этапа, которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (Рис. 5.1).

Теперь аналогичным образом сгруппируйте работы второго и третьего этапов. Созданная структура работ будет выглядеть как на Рис. 5.2.

Рис. 5.1. Этап проекта

Рис. 5.2. Структура работ

Нажимая на кнопки  и  на панели инструментов форматирование можно скрывать и отображать работы всех этапов (Рис. 5.3.).

Рис. 5.3. Скрыты работы всех этапов

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6

ВВОД РЕСУРСОВ ПРОЕКТА

Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.

Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация о их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.

Нажмите кнопку Лист ресурсов  на панели режимов.На экране появится таблица ресурсов.

Мы заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется.

· щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля Название ресурса, чтобы выделить ее;

· в выделенной ячейке введите название первого ресурса - Писатель, нажмите Enter, чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая Microsoft Project по умолчанию.

В поле Краткое название отображаются инициалы ресурса. Это - его сокращенное название. В поле Группа можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие.

· щелчком мыши выделите ячейку в поле Группа, введите Люди и нажмите Enter. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.

В поле Макс. единиц указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах.

Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.

В следующих двух полях Стандартная  ставка и Cтавка сверхурочных следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле Затраты на использование следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу - 7000 рублей.

По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке Начисление можно выбрать и другие методы распределения стоимости: В начале и По окончании, при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть распределена в начале этих работ.

· в открывающемся списке поля Начисление выберите По окончании, так как работа писателя оплачивается после выполнения, и нажмите Enter;

· в поле Базовый календарь выберите Стандартный и нажмите Enter.

Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсе Редактор.

· в поле Название ресурса второй строки введите Редактор;

· убедитесь, что в поле Макс. единиц) указано 100%;

· в поле Стандартная ставка введите тарифную ставку редактора - 50 р./ч.;

· в поле Ставка сверхурочных укажите удвоенное значение тарифной ставки, т.е. 100 р./ч., так как сверхурочные работы, как правило, оплачиваются в двойном размере.

Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.

· в поле Начисление для Редактора и всех остальных ресурсов должно быть выбрано Пропорциональное, так как их работа оплачивается повременно;

· в поле Базовый календарь выберите Стандартный. Этот же календарь следует установить для всех остальных сотрудников;

· заполните остальные строки таблицы ресурсов информацией, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

Заполненная таблица ресурсов будет выглядеть примерно как на Рис. 6.1.

Рис. 6.1. Заполненная таблица ресурсов

Сохраните сделанные в проекте изменения без базового плана.

В следующем задании мы назначим каждой работе необходимые ей ресурсы.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7

НАЗНАЧЕНИЕ РЕСУРСОВ

Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.

· перейдите на диаграмму Ганта, нажав на кнопку  в панели режимов;

· в поле название задачи щелкните на работу Разработка содержания;

· на панели инструментов Стандартная нажмите кнопку , появится диалог Назначение ресурсов (Рис. 7.1).

Рис. 7.1. Диалог Назначение ресурсов

Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле Названиересурса,  которой перечислены ресурсы из таблицы.

Выделенная нами работа Разработка содержаниябудет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы.

· щелкните на ресурс Писатель;

· затем, удерживая клавишу Ctrl, щелкните на ресурс Менеджер;

· нажмите кнопку Назначить.

В поле Единицы таблицы диалога Назначить ресурсы появится количество единиц ресурса - 100%, назначенных данной работе, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки P, которая указывает на то, что данный ресурс назначен указанному виду работ.

На диаграмме Ганта справа от горизонтальной полоски-работы Разработка содержанияпоявятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.

Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный рабочий день, то в поле Units(Единицы) следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для данного примера-300%.

Следующий вид работ - Разработка эскизов иллюстраций - будут выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.

· не закрывая диалог Назначить ресурсы, щелкните мышью на названии работы Разработка эскизов иллюстраций в таблице диаграммы Ганта, чтобы выделить ее;

· в таблице Назначить ресурсы щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl выделите ресурсы Художник и Менеджер;

· нажмите кнопку Назначить. Указанные ресурсы будут назначены выделенному виду работ.

Остальные ресурсы назначить в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3. Ресурсы.

Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки Close (Закрыть) закройте диалог Assign Resources (Назначить ресурсы). Диаграмма примет вид, как на Рис. 7.2.

Рис. 7.2. Диаграмма Ганта с ресурсами

Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.

Когда вы для некоторой работы добавляете или удаляете людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется фиксированный объем работи используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов.

· щелчком мыши выделите в таблице работу Написание текста;

· нажмите кнопку  на панели инструментов Стандартная; На экране появится диалог Сведения о задаче;

· перейдите на вкладку Дополнительно. На экране появятся элементы управления этой вкладки (Рис. 7.3).

Рис. 7.3. Вкладка Дополнительно

· убедитесь, что установлен флажок фиксированный объем работ.

В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной работы. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо работе ее объем будет увеличиваться. В таких случаях фиксированный объем работ следует отключить, сбросив соответствующий флажок.

Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном принудительном планировании объем работы будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов.

Для всех работ принудительноеможно выключить, выбрав команду меню Сервис → Параметры. В появившемся диалоге Параметры следует перейти на вкладку План и сбросить флажок Принудительное планирование для новых работ.

· перейдите на вкладку Ресурсы (Рис. 7.4).

В поле Название ресурса таблицы в нижней части диалога указано название ресурса - Писатель,назначенного выделенной работе Написание текста,а в поле Единицы - количество единиц этого ресурса -100%.

· щелкните мышью на ячейке первой строки поля Единицы, чтобы выделить ее;

· с помощью счетчика увеличьте количество единиц ресурса до 200% и нажмите Enter.

Рис. 7.4. Вкладка Ресурсы

Длительность работы Написание текста вполе Длительность и на диаграмме сократится до 7 дней.

Если же работе назначить другой возможный тип - Fixed Durution(Фиксированная длительность), то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).

Убедимся в этом.

· нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Информация о работе с открытой вкладкой Ресурсы;

· увеличьте количество единиц ресурса Писательдо 300%;

· щелкните мышью на ярлычке вкладки Прочие. В диалоге отобразятся элементы управления этой вкладки;

· в открывающемся списке Тип работы выберите Фиксированная длительность;

· нажмите кнопку ОК,чтобы закрыть диалог Сведения о работе.

Как видите, продолжительность работы Написание текстапри назначе­нии ей типа Фиксированная длительность не изменилась и осталась равной 7 дням.

При назначении работе третьего возможного типа - Фиксированный объем работ и увеличении количества единиц ресурсов продолжительность работы будет сокращена.

Сохраните изменения, сделанные в проекте, без создания базового плана.

Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа работ.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №8