РУЧНАЯ НАСТРОЙКА ПРОЕКТА. ВВОД ЗАДАЧ В ПРОЕКТ

Преимущество ручной настройки проекта заключается в том, что сам себе хозяин, т.к. можете решать в каком порядке и какие действия совершать, к тому же по сравнению с мастером Вам доступно больше возможностей.

Выберите пункт меню Проект → Сведения о проекте. В появившемся окне в выпадающем списке Планирование от задается точка отсчета вашего проекта. Возможно два варианта планирования:

· от Даты начала проекта (Project Start Date);

· от Даты окончания проекта (Project Finish Date).

Выберите удобный для Вас вариант и введите конкретную дату.

Выберите пункт меню Сервис → Параметрыи в появившемся окне Параметры перейдите на вкладку Календарь(Рис. 2.1).

Рис. 2.1. Параметры, вкладка Календарь

Здесь, помимо количества рабочих часов в дне, количества рабочих часов в одной неделе и количества рабочих дней в месяце, вы можете задать время начала и окончания рабочего дня, а также период начала финансового года и рабочей недели.

Итак, перед Вами диаграмма Ганта. Введите в качестве первой задачи задачу с именем «Разработка содержания». Поскольку наш проект планируется от даты начала, то данная задача начнется именно с этой даты. Продолжительность работы в поле длительность стала равной одному дню – MS Project делает это по умолчанию.

Установите длительность введенной работы 5 дней. Проследите изменения на диаграмме. MS Project автоматически вычислил продолжительность введенной работы – 7 дней (5 рабочих дней + 2 выходных).

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней.

Таким же образом внесите оставшиеся работы согласно Таблице 1. Проследите изменения на диаграмме Ганта (Рис. 2.2).

Рис. 2.2. Диаграмма Ганта после внесения всех работ

Длительность любой работы можно изменить. Для этого:

· установите курсор в правом нижнем крае полоски, отображающей работу;

· нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы (Рис 2.3.), в котором указаны дата окончания работы и ее длительность.

Рис. 2.3. Информационное окно работы

Увеличьте длительность первых работ с 1-й по 5 на 1 день, с 6-й по 8-ю на 2 дня, остальные работы оставьте без изменений.

На диаграмме Ганта можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

· щелкните мышью на первой строке в поле Название работы, чтобы выделить соответствующую ячейку;

· выберите команду меню Вставка → Новая работа. В таблице будет вставлена пустая первая строка;

· в первой строке введите название работы – Начало работ;

· в поле Длительность установите продолжительность работы 0 дней и нажмите клавишу Enter. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 19.10.;

· самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение проектав конце списка работ;

· сохраните изменения в проекте.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на Рис. 2.4.

Рис. 2.4.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3

СОЗДАНИЕ ГРАФИКА РАБОТ

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта – 18 ноября 2003 года. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.

Существует четыре типа возможных связей:

· Finish-to-Start (FS)(Завершение к началу) - последующая работа начинается после окончания предыдущей);

· Start-to-Start (SS)(Начало к началу) - работы начинаются одновременно;

· Finish-to-Finish (FF)(Завершение к завершению) - работы заканчиваются одновременно;

· Start-to-Finish (SF)(Начало к завершению) - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами.

· щелкните мышью на ячейке Разработка содержанияв поле Название работы, чтобы выделить ее;

· нажмите и удерживайте клавишу Ctrl;

· не отпуская клавишу Ctrl, щелкните мышью на ячейке Написание текста,зависящей от первой;

· отпустите клавишу Ctrl. Оба вида работ будут выделены;

· нажмите кнопку  на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Finish-to-Start(Завершение к началу), которая отобразит­ся на диаграмме в виде стрелки (Рис. 3.1).

Рис. 3.1. Связь типа Finish-to-Start

Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текстабудет начинаться после окончания работы Разработка содержания.Это наглядно показано на диаграмме, где левый край гори­зонтальной полоски-работы Написание текстанаходится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания,а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текстак началу - Разработка содержания,указывает тип связи Finish-to-Start(Завершение к началу). Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

Нажмите кнопку  на панели инструментов Стандартная. Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ.

· щелкните мышью на ячейке Написание текста,чтобы выделить ее;

· нажмите и удерживайте клавишу Ctrl;

· не отпуская клавишу Ctrl, щелкните мышью на ячейке Разработка содержания;

· отпустите клавишу Ctrl. Ячейки с указанными работами будут выделены;

· нажмите кнопку   на панели  инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (Рис. 3.2).

Рис. 3.2. Неправильно созданная связь

Но теперь работа Разработка содержаниябудет начинаться только после окончания работы Написание текста.Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.

Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку  на панели инструментов Стандартная. Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

· выделите сначала название работы Разработка содержания,а затем - Разработка эскизов иллюстраций;

· создайте связь между ними, нажав кнопку  на панели инструментов Стандартная;

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

· дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Зависимость работ (Рис. 3.3.);

Рис. 3.3. Диалог Зависимость задач

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Тип - тип этой связи. В данном случае - Finish-to-Start (Завершение к началу). При не­обходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Delete (Удалить).

· выберите в открывающемся списке Тип связь Finish-to-Finish (Завершение к завершению);

· нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Зависимость работ. Установленная связь отобразится на диаграмме (Рис. 3.4).

·

Рис. 3.4. Связь Окончание-окончание

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.

· щелкните мышью на поле Длительность в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку;

· используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 ней и нажмите клавишу Enter;

· просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно.

· отмените изменение длительности работы, нажав кнопку  на па­нели инструментов.

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

· выделите в таблице работу Написание текста;

· нажмите кнопку   на панели инструментов Стандартная или дважды щелкните мышью на ячейке с названием работы. На экране появится диалог Информация о работе;

· щелкните мышью на ярлычке Предшественники, чтобы выбрать нужную вкладку (Рис.3.5).

Рис. 3.5. Вкладка Предшественники

В верхней части диалога в поле ввода Название указано название выбранной работы - Написание текста.Справа от него, в поле открывающегося списка Длительность - ее продолжительность - 15 дней. В нижней части диалога находится таблица.

· щелкните мышью на поле Название задачи в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список;

· откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка содержания.Ее название отобразится в строке ввода над таблицей;

· нажмите клавишу Enter. В поле Тип появится название типа связи Окончание-начало), предлагаемое по умолчанию;

· закройте диалог Сведения о работе нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме (Рис. 3.6).

Рис. 3.6.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой (Lag) или опережением (Lead) по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем проекте, Создание иллюстрацийможет начинаться не после Написания текста,а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.

· дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Создание иллюстраций.На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшественники;

· щелкните мышью на поле Название задачи таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста;

· нажмите клавишу Enter. В поле Тип отобразится тип связи Окончание-начало), а в поле Задержка - время задержки - 0 дней;

· щелкните мышью в ячейке первой строки поля Задержка, чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика;

· в поле Задержка введите с клавиатуры -30% (Рис. 3.7).

Рис. 3.7. Запаздывание 30%.

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстрацийдолжно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста- будет выполнена на 70%.

Проследите изменения на диаграмме.

Работа Литературное редактированиедолжна начинаться после окончания Написание текста.

· выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование;

· нажмите кнопку  на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Окончание-начало, которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций.Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

· дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Верстка.На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшественники;

· щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Название работы;

· в открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование;

· нажмите клавишу Enter. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Название работы;

· в открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстрацийи нажмите клавишу Enter. Выбор будет зафиксирован;

· закройте диалог Сведения о работе, нажав кнопку ОК.Установленные связи отобразятся на диаграмме;

· измените длительность Литературного редактирования и Создания иллюстрацийи убедитесь, что Версткане начнется, пока эти работы не будут закончены;

· отмените изменение длительности Литературного редактирования и Создания иллюстраций;

· создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткойтаким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

Остальные связи установите самостоятельно.

Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

Цветоделениедолжно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

Последний вид работы - Сдача в типографию- следует за Цветоделением.

В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

· нажмите кнопку   на панели инструментов Стандартная. Теперь масштаб времени уменьшился в три раза;

· используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее:

· выберите команду меню Вид → Масштаб. На экране появится диалог Масштаб (Рис. 3.8) и выберите подходящий вариант.

Рис. 3.8. Диалог Масштаб

Созданный график работ будет выглядеть следующим образом (Рис. 3.9).:

Рис. 3.9. Созданный график работ

Вы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов. Следующая  задача - сделать график работ более наглядным.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4