Інформація як матеріал комунікацій та її види

ТЕМА. Комунікації

План лекції

1. Поняття та характеристика комунікацій.

2. Інформація як матеріал комунікацій та її види.

Поняття та характеристика комунікацій

Усі функції менеджменту взаємопов'язані і починають діяти при наявності в організації певної системи комунікацій.

У вузькому розумінні слова комунікація ‑ це обмін інформацією між двома й більшою кількістю людей. Тобто основним матеріалом комунікації є інформація.

Управління має справу з величезним масивом інформації, яка безперервно збільшується в міру росту об'ємів виробництва продукції. В цілому обсяг інформації зростає майже пропорційно квадрату росту об'єму виробництва.

М.Мескон, М.Альберт і Ф.Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають між:

- організацією та зовнішнім середовищем (споживачами, державою і т.д.);

- підрозділами та працівниками організації (між різними рівнями управління організацією, керівниками й підлеглими, неформальними організаціями тощо).

Спрямованість потоків інформації

- зверху вниз (від вищестоящої інстанції до нижчестоящої, від керівника до підлеглого);

- знизу вверх (від підлеглих до керівників);

- горизонтальні (між членами трудового колективу, які займають рівноправні посади).

Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації.

Канали можуть бути формальні (офіційні) й неформальні (неофіційні). Формальні канали встановлені адміністративно й зв'язують працівників як по вертикальних, так і по горизонтальних щаблях управління. До неформальних каналів комунікацій відносяться ті, які не співпадають із офіційно встановленими.

Основними елементами комунікації є:

джерело інформації;

передавач інформації;

приймальник інформації;

отримувач інформації.

Якщо організація володітиме лише системою формальних комунікацій, то процес проходження інформації буде бюрократизуватися. Якщо домінуватиме система неформальних комунікацій, то це призведе до розповсюдження чуток, які заважатимуть нормальній діяльності. Тому для ефективного функціонування виробничих колективів необхідно, щоб в організації діяли як формальні, так і неформальні комунікації, які повинні бути збалансованими.

Інформація як матеріал комунікацій та її види

Інформація ‑ це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події виробничо-господарської діяльності.

В економічній літературі використовується також поняття "метаінформація", під яким розуміють інформацію, похідну від тієї, яку одержують безпосередньо.

Інформацію можна класифікувати за певними ознаками: за повнотою охоплення явища, за періодом дії, за змістом, за рівнем достовірності тощо.

за повнотою охоплення явища:  повна, часткова, надлишкова;

за періодом дії: разова, періодична, довгострокова, постійна;

за змістом: адміністративна, фінансова, бухгалтерська, довідкова, конструкторська, технологічна;

за достовірністю: достовірна, недостовірна;

за формою подання: цифрова, буквена, кодована;

за порядком виникнення: первинна, похідна;

за характером носіїв інформації: документована, недокументована;

за призначенням: директивна (розпорядча), звітна, довідково-нормативна;

за напрямом руху: вхідна, вихідна.

В.Зігерт та Л.Ланг описують поняття тотальної інформації. Тотальна інформація — це не лише фрази, почуті або прочитані, а вся сукупність "сприйнятого сигналу": - тон та інтонація голосу, - настрій і зовнішній вигляд передавача, - довколишня обстановка, навіть - спогади та асоціації.

Ефект комунікації залежить від цілого ряду соціально-психологічних факторів, які мають місце в процесі передачі та сприйняття інформації, що є її складовими. Особливо сильно проявляються соціально-психологічні фактори при мовній (словесній) передачі інформації. При цьому залучаються три канали її передачі та сприйняття кожною людиною: - емоційний, - нормативний та - канал знань.

Емоційний канал тестує поступаючу інформацію на відповідні асоціації, настрої, важливість тощо. Наприклад, сприйняття інформації доповідача залежатиме від постановки його мови, зовнішнього вигляду, віку й посади, тобто від його емоційних елементів. Крім цього, велике значення матиме манера поведінки доповідача, його жести, міміка, тобто його відповідність певним соціальним та особистим нормам, які прийняті в тому чи іншому колективі чи навіть суспільстві. Це все включається в поняття нормативного каналу сприйняття й передачі інформації.

І нарешті, в каналі знань відбувається оцінка змісту інформації, її призначення, що є найважливішим. Мета передачі інформації саме в тому й полягає, щоб вона набула якості знань у тих, для кого вона призначена. Але ця якість буде недостатньою або інформація буде сприйматися набагато важче й довше, якщо вона буде передаватися без відповідних емоційних та нормативних складових.

Зв'язок між відзначеними каналами того, хто передає інформацію, та того, хто її сприймає, називається трансакціями.

При передачі інформації дуже важливо постійно аналізувати трансакційні зв'язки. Адже якщо в інформації будуть домінувати емоційна й нормативна складові, то може і не відбутися її сприйняття отримувачем.

Отже, можна сказати, що комунікація - це не лише система, яка забезпечує обмін інформацією між її членами, але це ще й взаємні поставки емоційних елементів і ціннісних уявлень.

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Інформаційний шум ‑ це те, що деформує інформацію, її зміст (відхилення, помилки тощо).

Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації. Як правило, відправлена інформація ніколи не співпадає з отриманою. Є зона попадання (відправлено й отримано), є частина сигналу, що не дійшла до адресата (відправлено, але не отримано), та є найбільш загадкова частина — щось доходить до адресата, не будучи відправленим. Тому при передачі інформації слід бути максимально точним і уважним.

Якщо прийняти до уваги, що на невиробничі витрати припадає 50% всього часу, то можливі по Україні втрати внаслідок погано поставленої інформації будуть складати чимало мільярдів гривень щорічно.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К Шеноном, в число значущих властивостей високоякісної інформації відносить: час, зміст та форму .

Часовий вимір інформації передбачає, що інформація надається в міру необхідності - своєчасно; оперативно поновлюється - терміново; є доступною на минуле, теперішнє та майбутнє - періодично.

Змістовий вимір інформації означає: достовірність інформації - її точність; відповідність інформації вимогам конкретного користувача - її доречність; надання всієї необхідної інформації - її повноту; забезпечення тільки необхідною інформацією - її кратність (стислість).

Формальний вибір інформації вимагає, щоб вона:

- подавалась в простій, зрозумілій формі, тобто щоб вона була чіткою;

- забезпечувалась точними і підсумковими даними (була детальною);

- надавалася в описовій, цифровій або просторово-наочній формі і була показовою.

Способами наочного зображення протікання, наприклад, виробничого процесу можуть бути графіки. Використовують такі групи графічних засобів:

- діаграми - відображають кількісні співвідношення (показників, явищ);

- хронограми - характеризують зміну явищ у часі;

- органіграми - характеризують структуру і взаємовідносини явища;

- топограми - відображають явища у просторі.

Використовується інформація за допомогою комунікаційного процесу- процесу обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв’язання конкретної проблеми.