Использование форм и отчетов для создания приложений в MS Access

Формы предназначены для вывода данных на экран в удобном виде, форма может использоваться для поиска данных. Если изъять формы из MS Access, то программа превратится в заурядную СУБД, каких множество. С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. В связи с таким разделением существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход, – это вопрос творчества [1].

Создадим форму «Список студентов по группам» в режиме мастера форм (одиночная на основании таблицы «Студент», в столбец). Перед тем, как создать эту форму, создадим запрос «Список студентов по группам»:

SELECT Группа.[Обозначение группы], Группа.[Количество студентов], Группа.[Средний балл в группе при поступлении], Студент.[Номер зачетной книжки], Студент.Фамилия, Студент.Имя, Студент.Отчество, Студент.[Год рождения], Студент.[Балл при поступлении]

FROM Группа INNER JOIN Студент ON Группа.[Код группы]=Студент.[Код группы]

ORDER BY Студент.[Номер зачетной книжки], Студент.Фамилия;

После создания, переименуйте эту форму как «Список студентов по группам» и просмотрите данные через форму (рис. 26).

Формы предназначены и для заполнения базы данных пользователями. Создадим в режиме автоформы формы «Группа» и «Студент» и введем в формы данные (рис. 27). В соответствующих таблицах базы данных появились новые, введенные нами, данные для группы ДХГ-31.

Аналогично в режиме автоформы следует создать формы «Кафедра», «Преподаватель», «Предмет», «План», «Успеваемость».

Заполнение таблицы «Группа» базы через автоформу «Группа»

Для вывода на печать документов на основе данных из базы используются отчеты. Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Создадим отчет «Список студентов по группам» в режиме мастера отчетов на основании запроса «Список студентов по группам», выполненного ранее. Отредактируем в режиме конструктора отчет, если это требуется, чтобы привести отчет в пригодный для печати вид (рис. 28).

Аналогично, следует создать отчет «Список преподавателей по кафедрам» в режиме мастера отчетов на основании запроса «Список преподавателей по кафедрам», который сформирован на основе рис. 3 предметной области.

1. Базы данных и системы управления базами данных (СУБД)

Практически любому специалисту, независимо от сферы его деятельности, приходится заниматься сбором, накоплением и обработкой данных. Microsoft Access является популярной системой управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.База данных – это совокупность информации по определенной теме (по определенной предметной области). Это файл специального формата, содержащий определённым образом структурированную информацию. Это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти и используемых в качестве входной информации для решения задач.Базы данных должны обеспечивать:

· Лёгкую, быструю и дешевую разработку приложений, многократное использование данных;

· Гибкость использования данных, возможность применения различных методов доступа к ним;

· Высокую производительность, достоверность и секретность данных, их защиту от искажения и уничтожения.

При создании базы данных используются различные типы данных:

· Числовые;

· Символьные данные переменной длины;

· Типы даты;

· Гиперссылки;

· Двоичные данные.

Системы управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, ведения и организации совместного доступа к базе данных множеству пользователей. СовременныеСУБД в основном являются приложениями операционной системы Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ по сравнению с операционной системой DOS.

Виды и функции СУБД приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Виды и функции СУБД

Целостность базы данных подразумевает наличие средств, позволяющих удостовериться в том, что информация в базе данных всегда остаётся корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиваться независимо от того, каким образом данные заносятся в память (с помощью специальной программы, в интерактивном режиме, посредством импорта). Используемые в настоящее время СУБД обладают средствами обеспечения целостности данных и надежной безопасности.

Информация в базе данных определённым образом структурирована, т.е. её можно описать определённой моделью. Классическими являются три модели описания данных – иерархическая, сетевая, реляционная.

Модели описания баз данных

Основное различие между моделями описания баз данных состоит в характере описания взаимосвязей и взаимодействия между объектами и атрибутами базы данных.

Иерархическая модель. В ней связи между данными можно представить и описать в виде упорядоченного графа (дерева). При программировании для описания структуры иерархической базы данных используется тип данных «дерево». Достаточно небольшое количество СУБД построено на иерархической модели данных.

Достоинства модели:

· Эффективно используется память ЭВМ;

· Высокая скорость выполнения операций над данными;

· Удобство работы с иерархически упорядоченной информацией.

Недостатки модели:

· Модель становится громоздкой, особенно если приходится обрабатывать информацию со сложными логическими связями;

· Обычным пользователям бывает трудно понять принципы функционирования модели.

Сетевая модель. Описывает данные и отношения между ними в виде ориентированной сети. В основу модели положены сетевые структуры, в которых каждый элемент может быть информационно связан с любым другим элементом. Примером является сетевая структура, в которой между объектами присутствуют два вида взаимосвязей: «один ко многим» и «многие к одному». Её можно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных. В этой модели могут описываться многообразные взаимосвязи между данными в виде произвольного графа.

Достоинства модели:

· Эффективное использование памяти ЭВМ;

· Высокая скорость выполнения операций над данными;

· Возможно описание произвольных связей.

Недостатки модели:

· Высокая сложность и жесткость схемы базы данных, построенной на основе этой модели;

· При добавлении новых вершин или установлении новых связей возникают проблемы выгрузки данных из базы данных и загрузки их в базу, возникает вероятность утери данных при обратной загрузке;

· Трудность для понимания и выполнения операций обработки.

СУБД, построенные на основе этой модели, также не получили широкого распространения в практике.

Реляционная модель. Её разработал сотрудник фирмы IBM Э.Кодд. В основе модели лежит понятие отношения (таблицы). Большинство СУБД построены на основе этой модели данных.

Достоинства модели:

· Простота построения;

· Гибкость структуры;

· Независимость данных;

· Данные представляются в простой, понятной и удобной форме;

· Удобно реализовать такую базу данных на ЭВМ.

Недостатки модели:

· Отсутствуют стандартные средства для идентификации отдельных записей;

· Низкая производительность по сравнению с иерархической и сетевой моделями;

· Избыточность, сложность программного обеспечения.